Factures électroniques : l’essentiel à connaître pour les freelances

Entre les deadlines serrées, les projets qui s’enchaînent et la chasse aux paiements en retard, la facturation est souvent le dernier souci des freelances. Mais avec l’avènement de la facturation électronique, il est temps de transformer cette corvée en un atout de gestion. Découvrez comment gagner en clarté et en efficacité, sans perdre de temps !

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est un format structuré permettant une transmission et un traitement automatisés des données entre entreprises. 

Contrairement à une facture numérique classique, elle répond à des normes strictes définies par la loi. 

Selon l’article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format structuré garantissant son exploitation automatisée. Ce cadre légal impose une conservation sécurisée et des mentions obligatoires. 

Les formats normés de factures électroniques

Pour que la facturation électronique soit exploitable par les entreprises et les administrations, elle repose sur des formats standardisés reconnus. Voici les trois principaux :

• Factur-X : un format hybride combinant un PDF lisible et des données XML structurées, parfait pour les entreprises cherchant une transition progressive vers le numérique.

• UBL (Universal Business Language) : largement adopté en Europe, il est idéal pour les échanges transfrontaliers grâce à sa compatibilité accrue.

• CII (Cross Industry Invoice) : conçu pour gérer des transactions complexes, ce format se distingue par sa capacité à structurer des données détaillées.

Tableau comparatif des formats :

Quelles différences entre factures numériques et électroniques ?

Une facture numérique, comme un simple PDF envoyé par e-mail, ne garantit pas la conformité légale ni l’automatisation. En revanche, une facture électronique repose sur un format structuré qui permet :

• La transmission sécurisée via des plateformes reconnues.

• L’intégration automatique dans les systèmes comptables grâce à des données normées.

Le point sur les obligations légales en 2025

La facturation électronique constitue un pilier central des réformes visant à moderniser les échanges entre entreprises en France. Cette transition vise à renforcer la transparence fiscale, automatiser les processus comptables et réduire les fraudes.

Objectifs de la législation :

• Harmoniser les échanges entre entreprises grâce à des formats standardisés.

• Imposer la transmission des données de facturation à l’administration fiscale via des plateformes certifiées.

• Garantir la conservation numérique des factures de manière sécurisée et conforme.

Qui est concerné ?

La réforme de la facturation électronique concerne progressivement toutes les entreprises, indépendamment de leur taille ou secteur. 

Les freelances, indépendants, et micro-entrepreneurs font partie des profils concernés à terme (2027), bien que leur obligation d’intégration soit plus tardive par rapport aux grandes structures.

Mentions obligatoires et transmission des données

Pour qu'une facture électronique soit conforme, elle doit contenir des mentions spécifiques et respecter un processus précis de transmission.

Mentions obligatoires à inclure sur chaque facture :

• Identité des parties : nom, adresse, SIRET (vendeur et client).

• Numéro de facture unique et date d’émission.

• Description détaillée des biens ou services fournis.

• Montant HT, TVA applicable, et montant TTC.

• Modalités de paiement (délai, pénalités de retard).

• Identifiant de la plateforme de transmission (le cas échéant).

Les factures doivent transiter via :

• Des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), reconnues par l’État.

• L’outil public Chorus Pro, utilisé notamment pour les échanges avec l’administration publique.

Ces plateformes garantissent un transfert sécurisé des informations vers l’administration fiscale et permettent une intégration fluide dans les outils comptables.

Comment se préparer à la facturation électronique ?

Pour anticiper sereinement la transition vers la facturation électronique, il est important pour les freelances de structurer leur démarche. Mais comment s’adapter concrètement ? Quelques conseils pour y parvenir : 

1. S’informer sur la réglementation : comprendre les obligations légales et les échéances applicables à votre activité.

2. Évaluer vos besoins : analysez le volume de vos factures, vos méthodes de travail et les outils déjà utilisés pour choisir une solution adaptée.

3. Choisir une plateforme ou un logiciel : sélectionnez un outil de facturation conforme aux normes, en tenant compte de votre budget et de vos besoins techniques.

4. Automatiser vos processus : intégrez les fonctionnalités comme l’envoi automatique, la gestion de la TVA et le suivi des paiements.

5. Former vos équipes (ou vous-même) : prenez le temps de maîtriser le fonctionnement de la plateforme ou du logiciel choisi.

6. Tester la solution : réalisez quelques factures pour vérifier la compatibilité et l’efficacité du système avant de l’utiliser à grande échelle.

Les outils indispensables pour gérer vos factures électroniques

La transition vers la facturation électronique passe nécessairement par le choix d’outils performants et adaptés. 

Pour les freelances, ces outils ne se limitent pas à une simple gestion des factures : ils offrent également des fonctionnalités complémentaires, comme le suivi des paiements ou la gestion des devis. 

Voici un panorama des solutions à envisager, des plateformes certifiées aux logiciels tout-en-un.

Les plateformes partenaires certifiées (PDP)

Les PDP sont des outils validés par l’administration fiscale, garantissant une conformité totale avec les nouvelles exigences. 

Ces plateformes assurent une transmission sécurisée des factures et permettent de répondre aux obligations légales en matière de collecte et de conservation des données.

Fonctionnalités des PDP :

• Transmission automatique des factures à l’administration fiscale.

• Gestion de la TVA avec calculs et rapports détaillés.

• Archivage sécurisé des documents pendant 10 ans minimum.

• Suivi en temps réel des statuts des factures (émise, reçue, payée).

Les logiciels de facturation tout-en-un

Pour les freelances, les logiciels de facturation tout-en-un sont souvent la solution idéale. Conçus pour répondre aux besoins spécifiques des indépendants, ils regroupent plusieurs outils dans une interface simple et ergonomique.

Avantages des logiciels tout-en-un :

• Centralisation des tâches : gestion des devis, factures, paiements et relances.

• Conformité légale : adaptation aux normes de facturation électronique (Factur-X, UBL).

• Simplicité d’utilisation : interfaces claires, peu de formation nécessaire.

• Gain de temps : automatisation des calculs de TVA et des rappels clients.

Liste de logiciels recommandés :

• Freebe : pensé pour les freelances, cet outil propose une gestion intuitive des devis, factures et suivi des paiements. Il est compatible avec les formats électroniques et offre des statistiques sur l’activité.

• Henrri : gratuit, cet outil propose une interface claire, idéale pour gérer les factures électroniques et le suivi des clients.

• Tiime AE : parfait pour les micro-entrepreneurs, ce logiciel est facile d’utilisation et intègre un suivi des obligations fiscales.

Inconvénients :

• Certains logiciels sont payants, avec des abonnements mensuels.

• L’intégration avec d’autres outils (banque, comptabilité) peut varier.

Ainsi, pour un freelance, le choix du bon outil dépend de ses besoins spécifiques : automatisation avancée, simplicité d’utilisation ou conformité totale. 

Les 3 points clés à retenir :

• La facturation électronique est une norme incontournable : comprendre ses principes, ses formats et ses obligations est essentiel pour anticiper la transition.

• Des outils adaptés simplifient la gestion : optez pour des logiciels ou plateformes conformes pour automatiser vos factures et assurer leur conformité.

• Se préparer dès maintenant est un atout : en adoptant les bonnes pratiques et les solutions adéquates, vous gagnez en productivité et évitez les contraintes de dernière minute.