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La Prestation sera réalisée au sein du département Applications et données dans l’activité Applications Corporate.
Objectifs de la Mission
Amélioration de la Communication :
Faciliter les échanges d'informations entre les employés, indépendamment de leur localisation géographique, pour améliorer la communication interne et externe.
Augmentation de la Productivité :
Optimiser les processus de travail grâce à une utilisation efficace des outils collaboratifs, permettant aux employés de réaliser leurs tâches plus rapidement et avec moins d'efforts.
Support Usage Continu :
Assurer une assistance à l’usage pour résoudre rapidement les problèmes et les questions liés à l'utilisation des outils, minimisant ainsi les interruptions de travail.
Formation et Développement des Compétences :
Offrir des formations régulières sur les outils collaboratifs pour que tous les employés puissent les utiliser efficacement et tirer pleinement parti de leurs fonctionnalités.
Intégration et Personnalisation des Outils :
Adapter les outils aux besoins spécifiques de l'entreprise et de ses employés pour maximiser leur utilité et leur intégration dans les flux de travail existants.
Sécurité des Données :
Intégrer les bonnes pratiques de sécurité dans l’assistance et alerter en cas de comportement à risque pour assurer la sécurité des informations partagées et stockées via les outils collaboratifs.
Encouragement de la Collaboration :
Promouvoir une culture de collaboration en facilitant le partage de connaissances et le travail d'équipe à travers les différents départements de l'entreprise.
Origines des Demandes d'Assistance
Manque de Connaissances Techniques : Besoin de formation et d'assistance pour l'utilisation quotidienne des outils.
Problèmes Techniques et Bugs : Intervention technique pour résoudre les dysfonctionnements.
Mises à Jour et Maintenance : Gestion des mises à jour régulières pour améliorer les fonctionnalités ou corriger des failles de sécurité.
Intégration de Nouveaux Outils ou Fonctionnalités : Assistance pour comprendre et intégrer les nouvelles fonctionnalités.
Personnalisation des Outils : Aide pour personnaliser les outils selon les besoins spécifiques des employés ou des équipes.
Problèmes de Compatibilité : Assistance pour garantir une intégration fluide avec d'autres logiciels ou systèmes d'exploitation.
Sécurité des Données : Renforcement des mesures de sécurité pour protéger les données partagées.
Périmètre de la Prestation
Accompagnement, Formation et Montée en Compétences :
Organisation de webinaires, ateliers, sessions de formation.
Cette prestation vise à créer un environnement de travail plus connecté, efficace et sécurisé, où les employés peuvent collaborer facilement et efficacement grâce à l'assistance adéquate aux outils bureautiques, collaboratifs et basés sur l’IA.
Profil recherché
La prestation sera réalisée par un intervenant expérimenté :
•Bénéficiant d’une expérience sur les outils concernés d’au moins 5 ans,
•Habitué à travailler en autonomie.
L’administration sera assurée par un intervenant expérimenté :
•Pouvant s’appuyer sur ces propres connaissances des outils bureautiques, collaboratifs et basés sur l’IA,
•Apportant des méthodes et outils d’analyse permettant la réalisation des différents rapports d’analyses demandés.
- Compétences Techniques : Maîtrise approfondie des outils bureautiques tels que Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive) et des plateformes collaboratives comme Microsoft Teams et les applications associées disponible dans l’abonnement d’IFPEN (polls, compliment, loop, clipchamp, ...), NEO notre assistant IA interne basé sur le LLM GPT4o constitué d’un chat NEO chat et d’un chat spécialisé NEO RH. Pour ce dernier outil, le prestataire pourra bénéficier d’un accompagnement pour la prise de main de cet outil. De la même manière, pour les besoins de publications sous l’espace intranet, le prestataire pourra bénéficier de l’accompagnement mis en place autour de cet outil. La capacité à résoudre des problèmes d’usage est essentielle.
- Connaissance des Processus de l'Entreprise : Comprendre les flux de travail, les procédures internes et les exigences spécifiques de l'entreprise pour pouvoir offrir un support adapté et efficace. Cette connaissance se basera sur des éléments fournis par IFPEN (profils, organigramme, process, …).
- Compétences en Communication : Capacité à communiquer clairement et efficacement, tant à l'écrit qu'à l'oral, pour assister les collègues, animer des sessions de formations courtes, des webinaires et réaliser des guides d'utilisation (document, vidéos, son).
- Capacités d'Analyse et de Résolution de Problèmes : Aptitude à identifier rapidement les problèmes et à trouver des solutions efficaces.
- Compétences Organisationnelles : Gestion efficace du temps et des priorités, capacité à gérer simultanément plusieurs tâches ou projets.
- Compétences Interpersonnelles : Excellentes aptitudes relationnelles pour travailler efficacement avec divers groupes de personnes, y compris la gestion des attentes.
- Adaptabilité et Apprentissage Continu : Capacité à s'adapter aux changements technologiques rapides et volonté d'apprendre continuellement de nouvelles technologies ou fonctionnalités.
- Sens de la confidentialité et Intégrité : Comprendre et respecter la confidentialité des informations traitées et maintenir une éthique professionnelle irréprochable.
- Compétences en formation et mentorat : Aptitude à former et guider les autres employés dans l'utilisation des outils bureautiques et collaboratifs.
- Multilinguisme multihandicap : capacité à communiquer en anglais en plus du français et à s’adapter à un handicap peut être un atout précieux.
Environnement de travail
Ces prestations auront lieu à distance ou sur l’un des sites de IFPEN (Rueil ou Solaize).
début de mission le 05/05/2025, 20 jours de base, renouvelable 5 fois donc 120 jours au total.
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