Comment fonctionnent les ATS (Applicant Tracking Systems) ?

Le marché du travail a connu une petite révolution ces dernières années avec l’émergence des ATS. Ces outils de gestion du recrutement aident les organisations à optimiser leur processus de recrutement. Comment fonctionnent-ils ? Quels avantages procurent-ils aux recruteurs ? Zoom sur des outils innovants au service d’un recrutement performant.

Qu’est-ce qu’un ATS ? 

Les systèmes de suivi des candidatures (ATS, pour Applicant Tracking Systems) sont des outils informatiques utilisés pour gérer et suivre les candidatures reçues lors d'un processus de recrutement. Ils permettent aux employeurs de stocker, trier et analyser les CV et les lettres de motivation des candidats, ainsi que de suivre l'avancement des candidatures durant le processus de recrutement.

Un ATS s’apparente à un CRM dans son fonctionnement, bien qu’il ne serve pas exactement les mêmes objectifs. Bien souvent, un ATS constitue une brique logicielle d’un SIRH qui, lui, regroupe plusieurs fonctions métiers (paie, comptabilité, recrutement, etc.).

À noter que les ATS se retrouvent également de plus en plus sous l'appellation de « produits d'acquisition et de gestion des talents (TAMP) ».

Comme tous logiciels, les ATS présentent plusieurs configurations possibles. Néanmoins, les entreprises choisissent le plus souvent des solutions en mode SaaS au détriment d’une installation on-premise. Cela permet de répondre aux besoins croissants de mobilité des recruteurs tout en optimisant les coûts de l'entreprise. 

De plus, tous les ATS ne sont pas des solutions payantes ; certains d’entre eux existent en open source. 

Les ATS offrent plusieurs avantages pour les recruteurs : 

• Gain de temps en permettant aux recruteurs de gérer efficacement les candidatures en automatisant certaines tâches telles que la collecte de données, le tri et l'analyse des CV, la communication avec les candidats et le suivi des candidatures. Cela peut réduire considérablement le temps consacré à ces tâches et permettre aux recruteurs de se concentrer sur des tâches plus importantes telles que l'entretien des candidats et la prise de décision d'embauche.

• Centralisation des données, car les ATS sont des outils informatiques qui centralisent toutes les informations sur les candidats au sein d’une seule plateforme. Cette centralisation des informations autorise des bénéfices organisationnels pour le recrutement de ressources. 

• Favoriser la collaboration entre plusieurs équipes (recrutement, managers, décisionnaires). De plus, l’état d’avancement du processus de recrutement est facilement accessible grâce aux workflows.

• Amélioration de l’image de marque de l’employeur grâce à un parcours de recrutement qui améliore l’expérience candidat. Ces derniers sont moins considérés comme des numéros dans un long cycle déshumanisé. Avec un ATS, les délais de réponse sont raccourcis et les entretiens vidéos/téléphoniques sont favorisés. Ces éléments renvoient une image positive, dynamique et moderne de l’entreprise. 

Le fonctionnement d’un ATS

Techniquement parlant, le processus de recrutement par le biais d’un ATS se déroule comme suit : 

1. L’intégration 

La plupart des ATS du marché sont interopérables ; ils s’intègrent aussi bien à d'autres outils de recrutement qu’à des réseaux sociaux professionnels (LinkedIn) ou à des outils internes (CRM, SIRH, ATS…). De plus, ils sont hautement paramétrables et leurs configurations autorisent tous types de déploiements. 

2. La collecte de données 

La plupart du temps, les candidats peuvent soumettre leur CV et leur lettre de motivation en ligne via un formulaire de candidature sur le site du recruteur. Les ATS ont de plus en plus recours à l’IA pour identifier les données collectées sur les CVs. En effet, les CV sont rarement standardisés. L’IA procède à une analyse syntaxique des champs renseignés et, via des modèles de données, les réorganise en données exploitables et filtrables. 

Pour atteindre les meilleurs profils, de nombreux ATS sont également dotés d’une fonctionnalité de sourcing. En pratique, l’outil se connecte aux réseaux sociaux et procède à une analyse des profils selon les inputs fournis. 

3. Le stockage de données 

Une fois collectées, les données sont stockées dans une BDD. Lors de cette phase, les données sont taguées afin de pouvoir les restituer facilement au moment voulu.

De par leur finalité, les ATS traitent des données à caractère personnel. Au niveau européen, le traitement de ces données est encadré par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Des contraintes de gestion pèsent sur les responsables des données. Les ATS incluent désormais des fonctions d’alerte ou des champs bloquants en cas de non-respect des règles du RGPD. 

De plus, certains ATS proposent le stockage des données cryptées hors site pour sécuriser davantage le stockage. 

4. Le tri et l’analyse 

Les ATS embarquent des algorithmes qui trient et analysent les données contenues dans les CVs. Cette phase désormais automatisée permet aux recruteurs de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée comme l’entretien d’embauche par exemple. 

En pratique, les IAs intégrées organisent les données dans la BDD et les mettent à disposition des outils d’analyse. Ces derniers, paramétrés à mailles fines, mettent en évidence les candidats qui correspondent le mieux aux exigences de l’emploi. 

5. La communication 

La généralisation des ATS a longtemps fait craindre une déshumanisation des processus de recrutement. Il est vrai que la plupart des tâches sont désormais automatisées et/ou confiées à des IAs de traitement. 

Pour autant, il s’avère que l’automatisation a permis aux recruteurs de se concentrer sur les candidats eux-mêmes. La communication s’est même améliorée pour conduire à un véritable parcours candidat personnalisé. 

De plus, les recruteurs ont à leur disposition des outils pratiques qui permettent de communiquer facilement avec les candidats : messagerie, questionnaires, outils de planification des entretiens…

6. Le suivi 

L’identification des données insérées dans un ATS favorise le suivi des processus de recrutement. Les candidats sont triés en fonction de leur avancée dans le parcours de recrutement. Il est également possible de piloter à moindres frais toute la politique de recrutement d’une entreprise. 

7. Le reporting 

Ce pilotage est favorisé par des restitutions de données exploitables et aptes à la prise de décision. Les rapports mettent en exergue les performances de chaque étape du processus et identifient les axes d'amélioration. Outils précieux, les restitutions de données offrent aux décideurs des supports sur lesquels ils peuvent arbitrer sur la stratégie. 

En somme, les ATS embarquent aujourd’hui de nombreuses fonctionnalités qui octroient des bénéfices concurrentiels aux organisations qui s’en dotent. En pratique, le recours à des fonctions d’analyse profonde et de traitement des données sans cesse plus innovants place le recrutement des ressources au cœur de la stratégie de développement d’une entreprise.