Les logiciels ERP : des solutions indispensables pour les projets IT ?

La transformation digitale s'immisce au sein des entreprises tel un courant inexorable, les poussant à repenser leurs processus pour gagner en agilité. Incontournables alliés de cette mue, les logiciels de gestion intégrés ou ERP cristallisent les attentes. Solution complète et modulaire, l'ERP orchestre les rouages de l'organisation grâce à une philosophie commune : fédérer en un système unique ventes, finances, stocks, RH et relation client. Toutefois, son adoption soulève des défis techniques et humains, nécessitant concertation et méthode. Au final, quels bénéfices cette solution matricielle procure-t-elle ? Exploration.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

Acronyme de Enterprise Resource Planning, l’ERP, aussi appelé PGI en français (pour Progiciel de Gestion Intégré) se définit comme une solution applicative modulaire fédérant en un système d’information unique les multiples activités de l’entreprise. 

Concrètement, ce progiciel couvre un large spectre fonctionnel, du financier à la supply chain en passant par la relation client et les ressources humaines. Chaque module repose sur une base de données centralisée, permettant ainsi de synchroniser les différents services. Par exemple, la mise à jour d’une fiche client est automatiquement reportée de la fonction commerciale vers la fonction comptabilité. 

Cet hub applicatif s’appuie sur une infrastructure technologique solide ainsi qu’une arborescence commune. L’enjeu ? Disposer en temps réel d’une vue 360° sur l’organisation afin de transformer les silos en processus collaboratifs, de la commande fournisseur jusqu’à la facturation en passant par l'approvisionnement.

Comment fonctionne un logiciel ERP ?

Architecturé en modules interconnectés, l’ERP s’appuie sur un socle technologique robuste pour fédérer l’organisation. 

D’un point de vue infrastructure, ce progiciel repose fréquemment sur un serveur de bases de données de type Oracle ou SQL Server. Cette fondation permet de structurer les quantités massives de données générées par les différents services et d'assurer leur intégrité.

Côté applicatif, l’interface utilisateur de l’ERP se présente sous la forme d’un portail unique offrant un point d’entrée vers les divers modules (finances, achats, fabrication, vente). Chacun dispose de sa propre base de données spécifique, synchronisée avec la base centrale. L’intérêt ? Éviter les saisies redondantes. 

Par ailleurs, le traitement des opérations s’effectue en temps réel. Par exemple, la validation d’une commande client déclenche instantanément la mise à jour du carnet de commandes, le réassort des stocks et la comptabilisation du produit des ventes.

Pour connecter ces briques logicielles, des API (interfaces de programmation) assurent l’interopérabilité, permettant ainsi aux modules de communiquer et d'échanger des données. L'ETL (Extract Transform Load) alimente quant à lui l'entrepôt de données pour l'aide à la décision.

Quelles différences entre un CRM et un ERP ?

Bien qu’appartenant tous deux à la famille des progiciels de gestion, le CRM et l’ERP divergent fondamentalement.

Le CRM ou Customer Relationship Management désigne une solution logicielle dédiée à la relation client et aux ventes. Son périmètre fonctionnel couvre principalement la gestion des contacts, le marketing, le service après-vente et le suivi commercial. L’objectif consiste à fidéliser les clients à travers une connaissance approfondie de leurs habitudes d’achat et de leur historique.

A contrario, l’ERP possède un spectre beaucoup plus vaste, englobant les principaux processus de l’entreprise : finance, supply chain, fabrication, ressources humaines. Son ambition est de fluidifier la circulation de l’information entre ces silos fonctionnels.

Par ailleurs, le CRM se distingue par des fonctionnalités axées sur l’analytics et le reporting pour affiner les actions marketing et commerciales. De son côté, l’ERP accorde la priorité à l’exécution des transactions et aux traitements en temps réel.

Enfin, leurs modalités de déploiement divergent également. En Saas, le CRM offre davantage de flexibilité pour s’adapter aux évolutions business. Les ERP on-premise demeurent privilégiés pour les organisations à fort enjeu de souveraineté des données.

Quels sont les atouts des ERP ?

Les ERP cristallisent les ambitions de transformation digitale des entreprises grâce à une proposition de valeur irréfutable : une vue à 360° sur les processus métiers pour plus d’efficacité opérationnelle et décisionnelle. Mais, concrètement, quels bénéfices cette solution matricielle procure-t-elle ?

• Intégration des silos fonctionnels : l’ERP synthétise les données financières, logistiques et RH au sein d’un même référentiel, offrant ainsi une vision consolidée des opérations. Finis les tableaux de bord disparates !

• Automatisation de bout en bout des processus : de l’approvisionnement à la facturation en passant par la fabrication, l’ERP enchaîne et orchestre les différentes étapes de façon transparente. Terminé le traitement manuel !

• Conformité réglementaire : par leur profonde intégration notamment des fonctions financières et sociales, les ERP permettent de répondre aux exigences de traçabilité et de reporting.

• Flexibilité business : modulaires et paramétrables, les ERP s’adaptent aux évolutions de périmètre de l’entreprise.

Quel modèle de déploiement choisir pour la gestion de ses projets IT ?

La mise en œuvre d’un progiciel ERP nécessite des arbitrages stratégiques, notamment sur le modèle de déploiement cible : On-premise, Saas ou hybride ?

L'approche on-premise repose sur l'installation de l'ERP au sein du SI de l'entreprise. Les serveurs sont sur site, et les équipes IT en assurent l'administration. Ce modèle offre un contrôle total des infrastructures et des données mais requiert des Capex en termes de matériel, maintenance et mise à jour.

À l'opposé, l'approche SaaS implique une souscription à l'ERP via internet, sur un modèle de location. L'application est hébergée dans le cloud du fournisseur qui se charge de l'exploitation technique. Si ce modèle cloud présente une grande flexibilité en termes d'usages et de coûts, le client perd la maîtrise technique de son SI.

Entre deux, le mode hybride consiste à dissocier les couches de l'ERP. Le cœur de l'application reste sur site tandis que certaines briques (communauté utilisateurs, portail clients) basculent dans le cloud. Ce schéma permet de tirer parti des avantages du SaaS pour les fonctions périphériques. 

On pourrait imaginer le cas d'une entreprise de services du numérique (ESN) française qui aurait opté pour un déploiement hybride de son ERP SAP. On se figurerait dans ce cas que les modules de gestion des temps et des talents seraient opérés en mode SaaS.

L'intérêt pour l'ESN résiderait dans une plus grande agilité business sur ces aspects RH grâce à la flexibilité du cloud. 

En revanche, la gestion financière resterait sur des infrastructures on-premise, c'est-à-dire sur des serveurs sur site, non externalisés. 

Cette configuration permettrait de conserver la maîtrise et la souveraineté des données financières et comptables, pour des raisons évidentes de conformité réglementaire.

Conclusion

Solution globale au spectre tentaculaire, l’ERP fédère les multiples déclinaisons informationnelles et procédurales de l’organisation. Sa quête d’une maîtrise vertueuse de la donnée au service de l’optimisation des opérations séduit naturellement les entreprises avides de transformation digitale. Pour autant, la réussite du projet ERP nécessite de poser les jalons adéquats en termes de conduite du changement, mais également de stratégie technologique.