14 outils d’organisation pour les freelances IT

Quels outils en ligne utiliser pour mieux organiser son activité en tant que freelance IT ? Il y a tellement d’outils d’organisation sur le marché qu’on n’arrive pas à les dénombrer ! Pour vous faire gagner du temps, nous avons sélectionné pour vous 14 solutions adaptées aux problématiques des travailleurs indépendants dans le secteur de la tech.

Nous avons classés ces outils web par type d’utilisation :

Outils de gestion de projet
Outils de gestion du temps
Outils de gestion des contacts
Outils de communication
Outils d’automatisation des tâches
Outils de gestion client et facturation

Le choix des outils d’organisation dépend de vos besoins, de vos affinités et de votre budget. Tous ces outils possèdent une version basique gratuite, ainsi que des offres payantes avec des fonctionnalités plus avancées ou moins limitées.

Bonus : bénéficiez de réductions ou de « Deals Free-Work » pour tous les outils cités dans cet article si vous êtes inscrit sur la plateforme Free-Work.

Outils de gestion de projet

Ces outils de gestion de projet « tout-en-un » aident les freelances à piloter leurs projets IT. Ils proposent des fonctionnalités pour créer des tâches et suivre leur réalisation dans le temps, mais aussi partager des informations, communiquer en équipe, etc.

Asana : une gestion des tâches intuitive

Fonctionnalités : Asana est un outil de gestion de projet qui sert à identifier les tâches à accomplir, leur priorité et la marche à suivre pour les mener à bien. Il permet de créer des listes de tâches, des tableaux Kanban pour la gestion de projet Agile, des calendriers, etc.

Notre avis : l’interface simple et épurée est idéale pour une gestion des tâches efficace et intuitive. Un outil d’une grande flexibilité, avec des fonctionnalités avancées et de nombreuses intégrations possibles.

Deal Free-Work : 6 mois offerts sur le plan Advanced

Site web : asana.com

ClickUp : des fonctionnalités complètes

Fonctionnalités : ClickUp permet de gérer tout votre travail en un seul endroit : liste de tâches, documents, chat, objectifs, gestion du temps, automatisations, etc. Cet outil propose des fonctionnalités complètes pour la gestion de projet.

Notre avis : c’est un outil très flexible. L’interface nécessite un peu de prise en main pour les nouveaux utilisateurs en raison du grand nombre de fonctionnalités.

Deals Free-Work : -30 % sur le plan Unlimited ou 3000 $ de crédits

Site web : clickup.com

Monday : une plateforme collaborative

Fonctionnalités : Monday est une plateforme de collaboration qui permet de travailler en équipe. Vous pouvez créer des tableaux de bord visuels, des scénarios d’automatisation, mais aussi partager et gérer des ressources.

Notre avis : grande flexibilité, interface visuelle attrayante, tableaux de bord hautement personnalisables offrant une visualisation dynamique des projets, bonnes fonctionnalités de collaboration.

Deals Free-Work : -18 % sur les abonnements ou jusqu’à 12 mois offerts.

Site web : monday.com

Notion : une base de connaissances partagées

Fonctionnalités : Notion est un outil tout-en-un alliant gestion de projet et prise de notes. Il propose des blocs de contenu, des bases de données, des tableaux Kanban, des calendriers, etc.

Notre avis : Notion est l’outil collaboratif le plus adapté pour structurer et partager de l’information avec d’autres utilisateurs autour d’un projet. Il est très personnalisable, mais peut devenir complexe lorsqu'on utilise de nombreuses fonctionnalités.

Deals Free-Work : 6 mois offerts sur le plan Plus ou -50 % sur l’abonnement.

Site web : www.notion.so

Todoist : des listes de tâches par projet

Fonctionnalités : Todoist est utilisé par 25 millions de personnes et d'équipes pour gérer leur organisation et leurs projets, avec des listes de tâches, des rappels, des niveaux de priorité, etc.

Notre avis : L’interface est simple et épurée, mais il manque des fonctionnalités avancées pour les projets d'équipe. Parfait pour une gestion personnelle des tâches, mais moins adapté si vous avez de nombreux partenaires sur certains projets.

Deal Free-Work : 3 mois offerts sur le plan Pro

Site web : todoist.com

Outils de gestion du temps

De nombreux projets informatiques (IT) sont facturés au temps passé, par exemple pour le développement web ou la maintenance applicative. Il faut donc des outils pour mesurer le temps passé sur chaque projet client.

Toggl : une pointeuse en ligne

Fonctionnalités : Toggl Track est un outil de suivi du temps qui permet de savoir combien de temps on a travaillé sur un projet donné. Il permet de facturer au temps passé et de produire des rapports détaillés pour les clients qui exigent un relevé horaire précis. Il peut être utilisé en complément d'autres logiciels de gestion de projet ou de facturation.

Notre avis : très pratique pour facturer son temps, mais il nécessite d’être déclenché manuellement au début et à la fin de chaque tâche, un peu comme une pointeuse.

Deal Free-Work : -30 % sur l’abonnement.

Site web : toggl.com

Outils de gestion des contacts clients

Les freelances doivent gérer de nombreux contacts (prospects, clients, partenaires, fournisseurs, etc.). Quand on travaille en même temps sur plusieurs projets avec plusieurs interlocuteurs sur plusieurs canaux de communication, ce n'est pas facile de s’y retrouver ! Il faut donc des outils pour gérer son carnet d’adresses.

Folk : tous ses contacts au même endroit

Fonctionnalités : Folk est un outil no-code, relié à Gmail ou Outlook, qui sert à centraliser les informations sur ses contacts, à les synchroniser et à envoyer des e-mails. C’est une base de connaissances qui permet de retrouver toutes les coordonnées, mais aussi l’historique des échanges par téléphone ou e-mail. Il est possible de créer des rappels pour penser à contacter une personne.

Notre avis : efficace pour structurer sa prospection commerciale et gagner du temps dans la gestion de ses contacts.

Deal Free-Work : -30 % sur l’abonnement annuel.

Site web : www.folk.app

Airtable : synchroniser ses données

Fonctionnalités : Airtable fonctionne comme une feuille de calcul Excel mais avec la puissance d'une base de données, pour organiser n'importe quel projet. Cet outil sert à rassembler toutes ses données sur une même interface personnalisée et à créer des workflows (scénarios automatisés).

Notre avis : grâce à la synchronisation des informations, vous n’avez plus besoin de ressaisir vos contacts plusieurs fois dans différents outils (gestion de projet, facturation, e-mailing, etc.).

Deal Free-Work : 1000 $ de crédits.

Site web : www.airtable.com

Outils de communication

Brevo : des e-mailings mais pas que

Fonctionnalités : Brevo (anciennement Sendinblue) est une plateforme d’e-mailing qui permet de gérer ses contacts, d’envoyer des campagnes d’e-mails et de créer des schémas d’automatisation (marketing automation). Brevo propose également de nouveaux outils comme la prise de rendez-vous, les paiements, un numéro de téléphone professionnel, etc.

Notre avis : les nouveaux outils proposés par Brevo, en plus de l’e-mailing, sont très pratiques, par exemple pour organiser et faire payer une consultation experte d’une heure en ligne à des clients.

Offre Free-Work : -75 % sur l’abonnement annuel.

Site web : www.brevo.com

Publer : des posts sur les réseaux sociaux

Fonctionnalités : Publer est un outil de médias sociaux très simple pour publier des posts sur les réseaux sociaux, les programmer avec une vision calendrier et suivre les statistiques.

Notre avis : cet outil de community management aide à gérer sa ligne éditoriale sur plusieurs réseaux sociaux. Il est plus simple et moins cher que ses concurrents.

Offre Free-Work : -20 % sur l’abonnement.

Site web : publer.io

Slack : des canaux de communication en équipe

Fonctionnalités : Slack est une messagerie instantanée qui permet de centraliser ses communications avec tous ses clients, sujet par sujet, dans différents canaux de conversation.

Notre avis : idéal pour les échanges en équipe. Cet outil de communication a l’avantage de s’intégrer à de nombreux autres outils de gestion de projet pour une collaboration améliorée.

Deal Free-Work : -25 % sur les offres.

Site web : slack.com

Outils d’automatisation des tâches

L’objectif de ces outils d’automatisation est d’automatiser les tâches répétitives ou à faible valeur ajoutée afin de vous dégager du temps pour la production facturable et ainsi augmenter votre chiffre d’affaires.

Make : des workflows d’outils interconnectés

Fonctionnalités : Make est un outil no code très connu pour automatiser des tâches en créant des scénarios qui relient plusieurs outils différents. La plateforme permet d’interconnecter des milliers d’outils entre eux.

Notre avis : on peut l’utiliser, par exemple, pour envoyer un rapport PDF ou une facture tous les mois à plusieurs personnes, ou pour envoyer un e-mailing via Brevo à des prospects dont vous ajoutez l’e-mail dans un Google Sheets. On peut aussi l'utiliser pour cocher des tâches dans Asana ou Trello. Les possibilités sont infinies.

Deals Free-Work : 1 mois offert sur le plan Pro, 12 mois offerts sur le plan Team.

Site web : www.make.com

Outils de gestion client

En tant que travailleur indépendant, vous devez également piloter votre entreprise, notamment en effectuant la gestion commerciale et la comptabilité. Heureusement, il existe des outils dédiés à la gestion client et à la facturation.

Free-Work MyBusiness

Fonctionnalités : Free-Work MyBusiness est un outil de gestion « tout-en-un » dédié aux freelances IT. Il se présente comme un tableau de bord pour gérer leurs contacts clients, émettre des devis, envoyer leurs factures, relancer les impayés, etc. Il permet aussi d’organiser leur planning, de gérer leurs achats, de suivre leur comptabilité, et de la synchroniser avec leur compte bancaire.

Notre avis : c’est un outil complet et gratuit ! Il suffit de créer un compte sur notre plateforme Free-Work pour en bénéficier. Ce serait dommage de ne pas en profiter.

Deal Free-Work : gratuit pour les Free-Workers

Site web : free-work.com/fr/mybusiness

DocuSign : la signature électronique facile

Fonctionnalités : DocuSign est une solution de signature électronique simple à utiliser. Elle vous permet de créer vos documents juridiques (devis, contrats, bons de commande, etc.) et de les envoyer à vos clients par e-mail ou SMS pour qu’ils les signent facilement sur leur ordinateur ou leur mobile.

Notre avis : La signature électronique accélère le processus de vente : les prospects n’ont plus besoin d’imprimer votre devis pour le signer et vous le renvoyer scanné. Elle vous protège aussi juridiquement car elle authentifie le signataire.

Deal Free-Work : -20 % sur les offres

Site web :www.docusign.com

À vous maintenant de choisir et de tester les outils qui répondent le mieux à vos besoins !

Pour en savoir plus sur les Deals Free-Work, consultez la rubrique « Vos avantages » en bas de ce site web. Vous y trouverez plus de 350 réductions sur de nombreux outils et logiciels métiers indispensables pour les professionnels IT. Seule condition pour en bénéficier : avoir créé un compte gratuit sur Free-Work.

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