Comment éviter les impayés quand on est freelance ?

Lorsque vous devenez freelance, c'est le rêve de liberté et d'entreprendre qui vous attire. Vous vous efforcez de trouver des missions, de fidéliser vos clients et de satisfaire les demandes. Toutefois, une étape incontournable dans un business freelance, c'est la réclamation de facture impayée. C'est un moment frustrant et pénible, qui peut générer une certaine gêne chez vous mais aussi chez vos clients. Une manière d'éviter les impayés est de bien gérer la trésorerie et la facturation de votre business. Toutefois, vous trouverez sur votre chemin des clients qui trouveront des excuses pour retarder les paiements ou pire… De ne jamais les effectuer. En tant qu'entrepreneur responsable, légitime et légal, il existe des stratégies que vous pouvez mettre en place pour éviter les impayés ainsi que d'y faire face en cas de litige. Découvrez tous les détails dans cet article.

Repérer les payeurs irresponsables en amont

Cette première astuce permet de partir sur de bonnes bases et d'éviter les mauvaises surprises. Avant de commencer une collaboration avec un professionnel ou un particulier, renseignez-vous sur lui. Connaître mieux son client avant d'accepter une mission est une action préventive assez efficace. Cela comprend la vérification de ses mentions légales et de la solvabilité de son business, quelle que soit sa taille. Consultez avec discrétion d'autres freelances avec qui ce client a pu travailler dans le passé, si vous le considérer opportun.

Organiser une rencontre avec votre client

Les visioconférences sont rentrées dans les mœurs de tous les professionnels. L'idéal reste de rencontrer un client en physique, que ce soit dans votre bureau ou le sien. Toutefois, vous serez peut-être amené à travailler pour un client à distance. Organisez dans ce cas-là une rencontre virtuelle pour discuter du projet, des manières de travailler et de généralités. Son discours et son langage non-verbal vous transmettront de la confiance ou pas. À vous de juger après si vous poursuivez la collaboration ou pas. Plus vous serez ouvert, direct et clair, tout en restant d'une grande considération, moins il y aura de quiproquos.

Laisser par écrit les attentes dans le contrat

Lorsque vous établissez un contrat de mission pour freelance, il est essentiel de clarifier toutes les dispositions dont la modalité de paiement. Parlez-en à l'avance pour clarifier tout doute potentiel. N'hésitez pas à aborder la question avec toute naturalité et ouverture. Définissez le mode de paiement, ainsi que le délai et la politique en cas de retard. Cela bannit la possibilité de confusions. Pour renforcer votre sécurité, écrivez sur le contrat, la méthode de règlement et les délais.

Demander un acompte à votre client

Demander un acompte à un client peut être source de pudeur pour un freelance en début d'activité. Toutefois, c'est une pratique tout à fait habituelle, surtout dans le cadre de missions importantes. Plus une mission est longue, mieux vaut-il fractionner les paiements. C'est d'ailleurs l'occasion de vérifier que le client est un payeur responsable et respectueux ou non. Quand au pourcentage, c'est à vous de l'évaluer en fonction du client, du projet et de la mission. Dans le cas de missions ponctuelles et courtes, agissez en fonction des cas et de la confiance que le client suscite chez vous.

Mentionner la modalité de paiement sur la facture

Si vous avez déjà mentionné cela dans le contrat, une piqûre de rappel est rarement en trop. Pensez à rappeler les modalités de paiement sur la facture. Cela comprend bien évidemment le montant, le mode de règlement, les délais et les politiques en cas de retard. Vous pouvez mentionner la pénalité en pourcentage. Cela encouragera vos clients à respecter les délais de paiement et vous met à l'abri des fausses excuses d'un client. Le meilleur lieu pour faire ces mentions c'est en bas de page.

Faire parvenir la facture dans les bons délais

Cette stratégie dépend du client et de la prestation freelance que vous faites. Si vous travaillez avec régularité avec un client habitué, fixez une date avec lui. Vous pouvez lui envoyer la facture en fin de mois pour un paiement dans les 5 premiers jours du mois. C'est à vous de voir !

Si votre intervention est ponctuelle et elle se réduit à une ou deux missions, envoyez la facture au plus tôt. Même si certains préfèrent donner du temps au client pour évaluer votre travail, soumettez la facture le plus vite possible. En effet, vous êtes un entrepreneur professionnel qui est sûr de son travail et qui est bien prêt à faire des modifications, mais le paiement doit être effectué, par ailleurs.

Utiliser un logiciel de facturation

Quand vous avez peu de clients, c'est assez facile de les suivre. Dès que vous multipliez vos missions, il faut s'aider d'un outil de facturation pour freelance. Il vous permettra de créer des factures en toute simplicité et de suivre les paiements. Cela permet de visualiser les impayés pour établir un système de relance, tout en gardant une vue générale sur votre comptabilité et trésorerie. C'est un excellent moyen de bien s'organiser et de réussir dans son activité indépendante.

Relancer ses clients en cas d'impayé

Bannissez tout sentiment d'illégitimité lorsque vous relancer un client d'un impayé. Même si c'est une procédure désagréable, c'est votre droit de réclamer votre rémunération. Établissez une stratégie de relance, avec un degré de sévérité croissant. Si votre client ne répond pas et ne procède pas au paiement, envoyez un courrier recommandé. En cas de litige, faites appel à un organisme de recouvrement qui fera valoir vos droits.

La confiance et la qualité dans le travail

En somme, éviter un impayé dépend de nombreuses stratégies mais aussi des deux parties qui établissent un contrat. D'une part, il est primordial que le client respecte le contrat, le paiement et les délais, pour forger un lien durable et de confiance. De l'autre côté, un freelance qui fait un travail qualitatif et qui satisfait les demandes de son clients aura plus de chances de recevoir les transactions en temps et en heure. Pour cela, le mieux reste une communication fluide entre le client et le freelance.