Comment embaucher son premier salarié quand on est freelance ?

Embaucher son premier salarié en tant que freelance IT est une grande étape. Pour réussir ce recrutement, il faut le faire au bon moment, anticiper les coûts et effectuer des démarches administratives pour la première fois. Des dispositifs d’aide et des alternatives existent : nous vous expliquons tout !

Quand recruter son premier salarié quand on est freelance ?

Tout d’abord, en tant que travailleur indépendant, vous avez le droit de recruter une autre personne, quel que soit votre statut juridique (entreprise individuelle ou société), même si vous êtes sous le régime de la micro-entreprise (ex-auto-entrepreneur).

Mais à quel moment devez-vous recruter pour la première fois ? Le timing est délicat… Trop tôt, vous n’aurez peut-être pas assez de trésorerie pour payer un salaire en plus tous les mois. Trop tard, vous n’arriverez pas à tout produire en temps et en heure et vous allez perdre des clients.

Le moment idéal pour envisager votre première embauche dépend de votre charge de travail et de vos capacités financières. Lorsque vous constatez une augmentation régulière de vos missions IT, et que vous commencez à ressentir des contraintes de temps, c'est peut-être le bon moment pour envisager de créer votre équipe. Gardez un œil attentif sur votre flux de travail et assurez-vous que votre entreprise peut soutenir financièrement cette nouvelle étape.

L'embauche peut être stratégique en prévision du passage au régime réel si vous êtes en micro-entreprise ou lors de pics d'activité. Si l’augmentation de la charge de travail est temporaire, vous avez des alternatives au CDI (Contrat à Durée Indéterminée), plus courtes comme le CDD (Contrat à Durée Indéterminée), l'intérim, l’alternance ou le stage.

À vous de définir le profil de la personne que vous allez embaucher. Est-ce un profil technique (développeur, chef de projet, etc.) auquel vous allez pouvoir confier des tâches que vous réalisez vous-même ? Est-ce un profil complémentaire avec des compétences que vous ne maîtrisez pas (langage de programmation, expérience d’un secteur d’activité, etc.) qui vont vous permettre de réaliser de nouvelles missions ? Ou est-ce une fonction support pour vous décharger de tâches administratives ou commerciales qui ne sont pas votre cœur de métier ?

Recruter un salarié, est-ce intéressant financièrement ?

Tout dépend de votre chiffre d’affaires. A minima, la micro-entreprise, qu’elle soit dans le secteur de la tech ou tout autre, avec des plafonds de chiffre d'affaires fixés à 72 600 € pour les services permet l'embauche de salariés, mais les coûts doivent être anticipés.

Il est crucial de prévoir tous les dépenses qui constituent la masse salariale :

· le salaire net à payer au salarié,

· l’impôt sur le revenu prélevé à la source sur le salaire ;

· les charges sociales (allocations familiales, contributions de sécurité sociale maladie, maternité, invalidité et décès, versement transport, CSG, CRDS, assurance vieillesse, chômage, retraite, etc.) ;

· les primes éventuelles.

Pensez aussi à l’équipement de votre salarié. En tant qu’employeur, vous devez lui fournir le matériel nécessaire et lui garantir de bonnes conditions de travail. Vous devrez donc peut-être acheter du matériel informatique, payer un poste de travail supplémentaire dans votre espace de coworking, etc.

Dans l’idéal, vous devez avoir une trésorerie suffisante pour couvrir ces nouvelles dépenses, en plus de votre propre rémunération, pendant au moins 2 mois. Le temps que le chiffre d’affaires généré par votre salarié et encaissé (payé par les clients) prenne le relais.

Au final, l’embauche d’un premier salarié est intéressante si la rentabilité de l’entreprise s’améliore, malgré la hausse des dépenses.

Il est à noter que les charges ne sont pas déductibles en micro-entreprise, donc l'embauche ne réduit pas les charges fiscales.

La micro-entreprise : les démarches administratives pour recruter

Embaucher un salarié nécessite de respecter plusieurs formalités administratives que doit réaliser l’employeur :

La DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) auprès de l’URSSAF (Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales), 8 jours avant l’embauche du salarié.
L’immatriculation à la Sécurité sociale pour vous, employeur, puisqu’il s’agit de votre première embauche, et pour votre salarié.
L’immatriculation à la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie).
L’affiliation en tant qu’employeur au régime de l’assurance chômage.
L’adhésion à un SST (Service de Santé au Travail).
La demande d’examen médical à l’embauche auprès de ce SST.

La DPAE assure les droits sociaux du salarié et la conformité aux règles de travail. L'inscription à une caisse de retraite complémentaire est requise, tout comme la rédaction d’un contrat de travail ou d’une promesse d'embauche, la création d’un registre unique du personnel, ou encore l’émission de fiches de paie mensuelles.

L'aide d'un expert-comptable peut garantir la conformité de ces démarches. Les cabinets d’expertise comptable proposent un service de gestion de la paie.

Peut-on bénéficier d'une aide pour sa première embauche ?

Que vous soyez business analyst, web designer ou ingénieur data en freelance, plusieurs dispositifs sont disponibles pour vous aider à embaucher un salarié. Pour toutes les connaître, rapprochez-vous de l'URSSAF, de Pôle Emploi ou de votre CCI (Chambre de Commerce et d’Industrie). En voici déjà trois :

Le TESE (Titre Emploi Service Entreprise) est un service gratuit de l’URSSAF pour vous faire gagner du temps et simplifier les démarches. Le dispositif TESE réalise automatiquement la DPAE, le contrat de travail, la DSN (Déclaration Sociale Nominative), les fiches de paie et autres attestations fiscales ou pour Pôle Emploi.
Une aide de l’Etat exceptionnelle et sous conditions de 5 000 € pour le recrutement d’un alternant (en apprentissage ou professionnalisation).
Des exonérations de cotisations sociales ou d'impôts, selon la zone géographique d’implantation de la micro-entreprise. Il peut aussi exister des aides régionales.

Quelles sont les alternatives au recrutement ?

Pour augmenter l’effectif de votre entreprise, vous pouvez aussi avoir recours à d’autres solutions plus temporaires :

Le stage

Intégrer un stagiaire en freelance demande moins de démarches que l'embauche d'un salarié, mais reste encadré par la loi. Le stagiaire signe une convention de stage, et l'entrepreneur doit lui verser une gratification minimum au-delà de 2 mois de stage, sans charges sociales supplémentaires.

La sous-traitance à un autre indépendant

Le freelance IT a la possibilité de sous-traiter une partie de son activité à un autre freelance qui exerce comme lui dans le domaine du digital. Attention, ce sous-traitant ne doit pas travailler exclusivement pour votre entreprise, afin d'éviter toute assimilation à du salariat déguisé.

Le portage salarial

Le micro-entrepreneur peut recourir à une entreprise de portage salarial pour engager un employé. Les termes du contrat sont négociés directement avec l'employé, mais la société de portage établit le contrat et gère les bulletins de salaire. Cette alternative simplifie les formalités pour l'auto-entrepreneur, qui est simplement facturé par la société de portage pour les prestations réalisées.

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