Quoi de pire qu’une facture impayée quand on a passé des heures sur un projet ! Les conséquences peuvent être dramatiques pour une petite entreprise qui a peu de trésorerie. Il est donc important pour les indépendants de se prémunir contre les factures qui ne seraient pas payées par les clients. Free-Work livre 10 conseils à suivre pour lutter contre les impayés.

1.    Bien vérifier en amont la solidité financière de l’entreprise cliente

Pour limiter les impayés, le projet IT doit être balisé dès le départ afin de laisser le moins de choses au hasard.

Dans une relation commerciale, il est important en amont de recueillir des informations sur l’entreprise cliente, ses dirigeants et sa solidité financière, via notamment les sites Infogreffe.fr ou Pappers.fr. Vérifiez que l’entreprise existe bel et bien, qu’elle n’est pas en redressement ou en liquidation.

Faites confirmer au client le nom de l’entreprise à facturer, qui est souvent différent du nom commercial. Cela vous évitera de devoir annuler et refaire la facture parce que vous ne l’aurez pas adressée à la bonne entité. Demandez au client sa procédure de paiement : à qui vous devez envoyer la facture, de quelle façon, etc.

Posez votre mission IT par écrit. Rédigez un devis, une proposition ou un contrat stipulant les différentes prestations, les étapes du projet, les dates de réception par le client, les délais de paiement des factures pour chaque étape du projet, les taux de pénalités applicables en cas de retard de paiement.

Soyez en alerte des signes avant-coureurs de mauvaises surprises ! Par exemple, méfiez-vous :

●       des demandes de modifications de dernière minute sur le destinataire des factures,

●       des changements d’interlocuteurs,

●       des absences prolongées des décideurs,

●       etc.

2.    Faire signer ses devis avant de travailler

Il est impératif de faire signer son devis au client avant de commencer le projet IT. Ne vous contentez pas d’un OK par téléphone ou par e-mail.

C’est un signe de sérieux et de rigueur que vous envoyez au client. Si vous n’avez aucune trace écrite de devis signé, vous ne pourrez entamer aucune procédure si vous n’êtes pas payé. Le devis signé est une preuve en cas de procédure.

Si vous avez la possibilité de mettre en place la signature électronique de vos devis ou contrats, faites-le. Les plates-formes online de comptabilité le proposent souvent. Cela coûte quelques centimes par signature et cela permet de simplifier et accélérer la signature du devis, puisqu’un simple clic suffit.

3.    Apposer toutes les mentions obligatoires sur la facture

Les factures envoyées aux clients doivent comporter certaines mentions obligatoires. Ces dernières sont différentes selon le statut juridique de votre entreprise : EI (Entreprise Individuelle), SARL (Société à Responsabilité Limitée), SAS (Société par Actions Simplifiée), etc.

Parmi les mentions obligatoires sur les factures, doivent notamment figurer :

●       le délai de paiement ou la date de paiement ou la date d’échéance,

●       les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé,

●       les taux de pénalité de retard en cas de non-paiement ou de retard de paiement (loi n° 2008-776 du 4 août 2008),

●       l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article D. 441-5 du code du Commerce).

4.    Faire une première relance facture impayée

Un client a, en principe, 30 jours pour payer une facture après l’exécution de la prestation IT. Ce délai peut aller jusqu’à 60 jours s’il est précisé au contrat.

Nous préconisons de laisser 7 jours après la date d’échéance pour envoyer une première relance facture impayée par email ou courrier.

Si vous êtes débordé et que vous détestez écrire des e-mails, vous pouvez envoyer un e-mail de relance automatique à tous vos clients en cas de non-paiement à J +37 jours.

5.    Passer un appel téléphonique

Si, après la première relance, vous n’avez reçu aucune nouvelle de votre client, passez-lui un coup de fil pour savoir ce qu’il en est. Peut-être est-ce uniquement un oubli par manque de temps, un comptable absent, en arrêt maladie ou en vacances, un problème de trésorerie passager, etc. Ne restez pas dans le flou et appelez votre client.

Si vous n’arrivez pas à joindre votre interlocuteur dans l’entreprise après plusieurs tentatives, vous pouvez commencer à vous inquiéter…

6.    Faire une seconde relance

Que vous connaissiez la cause du retard de paiement ou non et que votre interlocuteur vous paraisse de bonne foi ou non, il est temps d’envoyer une deuxième relance facture impayée un peu plus ferme en indiquant les prochaines étapes si la facture n’est pas payée à J + 60.

7.    Envoyer une mise en demeure

Si vos différentes relances n’ont eu aucun effet, il est temps d’envoyer une mise en demeure. Une mise en demeure est un rappel réalisé de manière formelle, sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception ou de recours d’acte d’un commissaire de justice (ex-huissier de justice).

Il est recommandé de la rédiger à l’aide d’un avocat ou de faire appel à Credicys, la plateforme de recouvrement pour les factures impayées de moins de 5000 € mise en place par la CNCJ (Chambre Nationale des Commissaires de Justice).

Les termes de la mise en demeure doivent être choisis avec précision et certaines mentions sont obligatoires :

●       la mention « mise en demeure » ;

●       la date de rédaction ;

●       vos coordonnées, ainsi que celles de votre débiteur ;

●       une explication du litige ;

●       la demande de règlement, précisant le montant de l’arriéré ;

●       le délai maximal durant lequel la situation doit être régularisée, généralement compris entre 1 et 2 semaines.

S’il manque un de ces éléments obligatoires, le débiteur peut les relever pour se libérer de son obligation à régler sa dette.

La mise en demeure prend acte de la créance impayée et a pour objectif de mettre la pression sur le débiteur.

Il s’agit de la dernière tentative de recouvrement à l’amiable avant de porter la créance devant le tribunal de commerce. Dans 90 % des cas, la mise en demeure entraîne un paiement de la créance.

C’est à partir de la date de la mise en demeure que les pénalités de retard s’appliquent.

8.    Demander une injonction de payer

Une fois que tous les recours à l’amiable ont été effectués, vous pouvez passer aux choses sérieuses et entamer des démarches juridiques.

La procédure d’injonction de payer

Vous pouvez ainsi initier une procédure d’injonction de payer sur le portail Mesimpayes.infogreffe.fr. Il suffit de télécharger la facture impayée sur la plateforme, de renseigner des informations sur le créancier (RIB, SIREN) et le débiteur (SIREN).

Puis c’est un commissaire de justice partenaire qui prend en charge le recouvrement de l’impayé auprès du débiteur.

Le dossier est suivi et traité pendant 60 jours, afin d’aboutir à un recouvrement amiable via des prises de contact par courrier, par email, par SMS et par téléphone.

Toute la procédure est consignée dans un tableau de bord accessible en ligne. Une fois les fonds recouvrés par le commissaire de justice, ils sont virés immédiatement sur le compte renseigné.

Le coût d’une injonction de payer

Une injonction de payer coûte :

●       60 € TTC pour une facture inférieure à 500 € ;

●       60 € TTC + 15 % HT d’honoraires sur les sommes encaissées, pour les factures supérieures à 500 €.

9.    Réaliser une procédure d’assignation en paiement

La procédure d’assignation en paiement est plus longue et coûteuse que l’injonction de payer puisque le créancier cite le débiteur à comparaître devant le juge, au cours d’un procès. Le juge peut décider d’accorder un titre exécutoire au créancier. Cette procédure nécessite l’intervention d’un avocat.

10.  Penser à l’affacturage

Si vous êtes un peu juste au niveau trésorerie et que vous voulez être sûr de recevoir le paiement d’une certaine facture, vous pouvez anticiper en faisant appel à l’affacturage.

L'affacturage consiste à sous-traiter à une société financière (le plus souvent une filiale de votre banque) le recouvrement de vos factures. Cette société financière vous règle immédiatement la facture et se charge de recouvrer elle-même les fonds, moyennant une commission. Cela coûte cher, mais c’est efficace.

En savoir plus sur la création d’entreprise :

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