Freelance : comment éviter les erreurs de facturations ?

La préparation des factures est une étape indispensable lorsque vous travaillez en tant que freelance. Bien que le processus soit rapide, il s’avère souvent répétitif et des erreurs sont malheureusement possibles. La vigilance reste de mise, car il est vital de maintenir une trésorerie cohérente et d’éviter les tracas. En raison d’une facture mal formatée, vous risqueriez de subir des retards de paiement ou des plaintes de la part de votre clientèle.

Rendre le paiement difficile

Une fois que votre client a reçu la facture, son paiement doit être intuitif. Dans le cas contraire, il sera obligé de reprendre contact avec vous, pouvant entraîner des retards et une perte de temps pour vous-même. La meilleure solution consiste simplement à s’orienter vers un système de facturation intelligent, permettant ainsi au freelance informatique de mettre en place une multitude de passerelles de paiement. En un seul clic, le client effectue son paiement en choisissant son mode de paiement préféré ou directement en accédant à la facture.

Des descriptions de services inadaptés

Si pour vous c’est une évidence que le client est conscient du travail que vous avez accompli, sachez que ce n’est pas toujours le cas. Il est donc impératif de prendre le temps de rédiger des descriptions explicites par rapport aux produits ou aux services sur lesquels vous avez travaillé. Par ailleurs, essayez systématiquement de rester succinct pour éviter de créer une confusion. Si votre projet se décompose en plusieurs sections, n’hésitez pas à les résumer dans votre facture. Ainsi, votre client dispose d’un récapitulatif particulièrement précis et clair, ce qui lui permettra d’effectuer le paiement sans le moindre doute.

Vigilance sur les détails

Chaque facture comporte toujours des détails importants, des éléments qui sont essentiels au vu de la législation nationale. Si de votre côté vous ne les incorporez pas, vous pourriez tout simplement connaître des problèmes juridiques. Par ailleurs, l’image de votre société est également écornée en tant que prestataire de services. Or, vous n’avez pas envie d’avoir un impact négatif, simplement parce que vous avez manqué de vigilance sur la facturation. Assurez-vous que le numéro de facture soit bel et bien présent, tout comme les numéros de taxe, votre adresse, votre nom, les coordonnées du client, le montant total dû ainsi que les conditions de paiement.

Envoyer la facture à la mauvaise personne

Si en tant que freelance informatique vous travaillez avec une grande société, vous n’êtes pas sans savoir qu’il existe des services distincts concernant la facturation. Donc, si vous envoyez votre facture à la première adresse mail que vous trouvez, elle risque tout simplement d’arriver à la mauvaise personne. Cette dernière risque tout simplement de se perdre dans le système et entraîner des retards. Donc, nous vous conseillons de prendre le temps de vérifier l’adresse la plus appropriée avant l’envoi de la facture. Si nécessaire, n’hésitez pas à confirmer cette information en obtenant des renseignements supplémentaires. Enfin, vigilance sur le fait que vous n’ayez pas indiqué une adresse électronique totalement différente.

L’oubli d’une date d’échéance

Si vous ne précisez aucune date d’échéance votre facture, vous risqueriez de connaître un très long délai avant que celle-ci ne soit payée. Dans ce cas, votre client peut très bien classer votre facture plus tard, puisque c’est son droit, car vous n’avez pas indiqué de date limite de paiement. Impossible non plus de réclamer par la suite des frais de retard et donc les mesures juridiques appropriées ne sont pas si évidentes. Pour éviter le moindre doute, fixez systématiquement une date d’échéance en indiquant simplement la date précise à laquelle le paiement doit être effectué.

Le report des rappels de paiement

Lorsqu’un client a du retard dans son paiement, il est inutile d’attendre plusieurs semaines avant de revenir vers lui. En effet, en tant que freelance informatique, il n’est pas possible d’attendre plusieurs mois avant de prendre une décision. Dans la majorité des cas, il s’agit simplement d’un oubli de la part de votre clientèle. Une fois avoir reçu votre appel, le paiement s’effectuera rapidement. Dans ce cas-là, il est préférable d’utiliser un système de rappel de paiement pour que l’envoi des e-mails se fasse automatiquement. Il suffit de régler un nombre de jours après la date d’échéance pour que l’e-mail parte automatiquement. De votre côté, vous allez pouvoir rester concentré sur le travail et ne pas perdre de temps.

L’erreur sur les types de factures

Si vous commencez votre activité en tant que freelance, une erreur classique repose sur le fait qu’il n’existe qu’un seul type de factures. Cependant, ce n’est absolument pas le cas et vous pouvez trouver certes des factures standards, mais également des factures récurrentes, des factures d’avancement, des factures d’acompte ou encore des factures de devis. Si vous ne précisez pas cette information sur la facture que vous envoyez à votre client, une confusion reste toujours possible. Encore une fois, des erreurs de paiement potentiel peuvent arriver, ainsi que des retards.

Prendre trop de temps sur l’envoi de la facture
Une fois que le projet est terminé, envoyez automatiquement la facture. Si vous attendez plusieurs semaines, vous envoyez un signal à votre client sur le fait que la tâche n’est pas urgente. Par ailleurs, vous donnez une mauvaise image et vous pouvez paraître comme non professionnel. Avant même que le projet ne soit terminé, essayez d’anticiper cette tâche en préparant votre facture.

L’utilisation d’une facture de mauvaise qualité

N’oubliez pas que la facture reste la continuité de la marque de votre société. Donc, il est impératif que les éléments visuels vous caractérisant apparaissent directement sur la facture. Ainsi, lorsque le client là entre les mains, il sera capable de vous identifier plus facilement grâce à la palette de couleurs ou à votre logo.

Se compliquer la tâche

La gestion des factures est une tâche chronophage, mais absolument indispensable. Pour travailler de manière plus efficiente, n’hésitez pas à vous orienter vers un logiciel de facturation reconnu et disposant de systèmes d’automatisation. Pour gagner en confort de travail, mais surtout vous éviter des erreurs.

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