Quand doit-on envoyer sa facture à son client ?

Lorsque vous êtes un freelance et que vous enchaînez vos missions IT, il est fondamental d'être organisé dans sa facturation. En effet, toute prestation de service informatique doit être accompagnée d'une facture rédigée selon les normes du code du commerce. Autrement, cela peut avoir des conséquences négatives pour votre microentreprise ! Réaliser ses premières factures en tant que freelance peut être déroutant. Surtout, il faut savoir quand est-ce qu'il faut les envoyer à ses clients ! Dès que la prestation IT est livrée, il faut facturer le client, en faisant apparaître la date de vente. Toutefois, il existe une plus grande marge de manœuvre en fonction des missions, des clients et des types de facture.

Découvrez quand doit-on envoyer sa facture à son client !

L'importance de facturer ses missions IT

La facturation n'est pas en option lorsqu'on est freelance IT ! C'est un document légal obligatoire sans lequel vous ne pouvez pas concrétiser des échanges avec vos clients. La facture permet par ailleurs de garder une trace des différentes transactions que vous faites. Des factures bien organisées et normées permettent de mener une bonne comptabilité. En cas de contrôle, tout cela vous sera demandé. En outre, la facture fait apparaître la TVA, ce qui est nécessaire pour être en règle avec l'administration fiscale.

Réaliser ses factures en temps et en heure

Quand est-ce qu'il faut réaliser une facture ? Dès que vous vendez une prestation de service et que vous la réalisez, vous êtes tenus de rédiger une facture. Dans le cas d'une vente de marchandise, il faudrait faire une facture dès que vous vendez le bien à un client. Le moment d'établir la facture correspond alors avec la date de la vente. Dans le cas des services informatiques, vous pouvez dater la facture une fois la prestation réalisée. Si vous avez un client récurrent, vous pouvez faire des factures périodiques pour faciliter votre comptabilité. Enfin, lorsque vous faites une mission de longue durée, vous pouvez faire des factures intermédiaires, selon votre TJM. Plus vous facturez rapidement, plus vos échanges commerciaux seront agiles.

Dans le cas des nouveaux clients suivez ces temps avec soin. Si vous avez des collaborateurs récurrents, vous pouvez toujours dialoguer ces questions-là selon vos convenances.

Respecter les délais de facturation

En cas de litige, vous avez tout intérêt à respecter les délais de facturation prévus par la loi et le code du commerce. En effet, des délais de facturation dilatés peuvent avoir des conséquences néfastes pour votre microentreprise ou projet de freelance. Une fois vos services IT réalisés, ne tardez donc pas à envoyer la facture à votre client.

Si vous vous fiez à la loi, vous devriez faire parvenir la facture à votre client sous 15 jours après la prestation des services. Comme les entreprises mènent une comptabilité mensuelle, il vous faudra gérer les dates avec stratégie. Dans le cas des grandes entreprises, vous devrez sûrement vous adapter. Toutefois, pour des prestations courtes ou isolées, envoyez la facture assez rapidement.

Par ailleurs, si votre facture mobilise la TVA, émettez la facture lors du paiement. Autrement, vous avez une marge beaucoup plus courte de 5 jours à la fin de la prestation de services IT.

À nouveau, pour vos clients professionnels, vous pouvez toujours discuter des modalités afin de tout faire coïncider : vos obligations légales et la comptabilité de votre client.

Avantages de facturer assez rapidement

Les délais de facturation sont encadrés par la législation française. Vous devez facturer votre client sous un mois après la vente d'un produit ou la prestation d'un service. Toutefois, vous avez tout intérêt à facturer rapidement. Cela présente de nombreux avantages pour un freelance IT.

Lorsque vous êtes un travailleur indépendant, vous êtes concentré sur plusieurs tâches à la fois. En cas de surcharge de travail, vous pouvez oublier de facturer un client ! Cela a des conséquences légales et économiques, puisque vous ne faites pas rentrer l'argent sur votre compte. En outre, en facturant rapidement, vous avez plus de chances d'être payé au plus tôt. Si jamais un client retarde son paiement, vous aurez une plus grande marge de manœuvre pour le relancer. Finalement, facturer sans tarder vous oblige à respecter les dispositions légales.

En cas d'oubli de facturation, vous pouvez subir des conséquences juridiques, car vous avez des délais de prescription à respecter. Une facturation tardive est punie par ailleurs avec une amende de 50 €.

Vous l'aurez compris : vous n'avez pas intérêt à retarder l'établissement de vos factures !

Faire une facture d'acompte : quelles particularités ? 

En fonction du type de mission IT, vous pouvez faire un acompte, selon votre TJM et la durée de la mission. Plus une mission est longue, plus vous êtes susceptible d'établir une facture d'acompte.

Comme pour la vente d'un produit ou la prestation d'un service, vous devez transmettre la facture d'acompte à votre client au moment du paiement. Dans le cas où vous demandez deux ou plusieurs acomptes, il faudra facturer chaque paiement de façon séparée.

À la fin de vos prestations informatiques, vous devrez alors remettre une facture définitive à votre client.

Établir une facture pro-forma

Ce document ne remplace pas une facture ni constitue un document comptable. Comme son nom l'indique, c'est une facture qui se fait « pour la forme ». Sur ce type de facture, vous précisez la description de la prestation de vos services, son prix et les conditions générales. Son but est de faciliter vos échanges avec vos clients et laisser une trace des accords. Il fait souvent office de simulation pour aider votre client à calculer ses dépenses et à mesurer son investissement. Autrement dit, une facture pro-forma correspond souvent à un devis, à titre indicatif.

Transmettre vos factures

Aujourd'hui, la plupart des factures sont dématérialisées, même si rien ne vous empêche de les envoyer sous format papier par la poste. L'inconvénient est que vous dépendez des délais des services de livraison. Assurez-vous alors de la réception de la facture en l'envoyant par mail. Vous économisez ainsi du temps et de l'argent ! Même si vous avez un délai de 30 jours pour facturer un client, vous avez intérêt à le faire aussi vite que possible !