Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures en SAS ou SASU ?

Lorsque vous facturez votre travail aux clients, vous devez faire figurer plusieurs mentions obligatoires sur vos factures. Si, en plus, vous exercez en SAS (Société par Actions Simplifiée) ou en SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle), il existe des mentions spécifiques supplémentaire à ajouter sur les factures clients. Free-Work fait le point sur le sujet.

La facture électronique sera bientôt obligatoire entre entreprises

Pour commencer, rappelons que la facturation électronique sera obligatoire entre les entreprises assujetties à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) à compter de 2024 ou de 2026 selon la taille des entreprises :

·        A compter du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises

·        A compter du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire

·        A compter du 1er janvier 2026 pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises) et les TPE (Très Petites Entreprises)

Vous devez donc d’ores et déjà vous y préparer si vous travaillez en B2B (Business to Business) et que vous êtes en freelance, quel que soit votre statut (micro-entreprise, SAS, SASU, etc.).

Sachez qu’une facture électronique n’est pas une simple facture au format PDF envoyée par e-mail. Pour qu’une facture électronique soit valable légalement, elle doit par exemple comporter un système de signature électronique. Elle ne doit pas pouvoir être modifiée. Vous ne pourrez plus émettre vos factures avec un simple traitement texte ou tableur. Vous devrez utiliser un logiciel ou un service de facturation adapté.

Les mentions obligatoires sur toutes les factures

Les mentions obligatoires suivantes concernent les factures de prestation de services en IT (informatique, réseaux et systèmes, développement, conseil, maintenance, web, etc.).

Les mentions qui suivent ne sont valables que pour les entreprises assujetties à la TVA. Si vous êtes micro-entrepreneur (auto-entrepreneur) non assujetti à la TVA, consultez notre article sur les 14 mentions obligatoires sur les factures en micro-entreprise ci-dessous :

Attention, vous risquez une amende pour chaque mention manquante.

1. La mention « facture »

Il est obligatoire d’indiquer que le document est une facture.

2. La date de la facture

La date à laquelle vous avez émis la facture client est obligatoire.

3. Le numéro de la facture

Il s’agit d’un numéro unique généré de manière chronologique et continue, sans rupture (étant donné qu’il est interdit de supprimer une facture). Vous pouvez adopter le système de numérotation de facture de votre choix, par exemple Facture n°34, F34, F-20AA-MM-34 ou F20AAMM-34.

4. La date de la prestation de service

Il s’agit de la date à laquelle a été effectuée la prestation de services, par exemple la date de livraison ou la période de réalisation de la prestation.

5. L’identité du prestataire de services

Vous devez préciser sur la facture :

●       Votre dénomination sociale (ou raison sociale) ou prénom et nom si vous exercez en nom propre

●       Votre adresse de facturation

●       Votre numéro de téléphone

●       Votre numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) qui est un identifiant à 9 chiffres ou votre SIRET (Système d'Identification du Répertoire des Etablissements) à 14 chiffres

●       La forme juridique de votre entreprise (SARL, SA, SAS, SASU, etc.)

●       Le montant du capital social (si vous exercez en société)

●       Votre code APE (Activité Principale Exercée), composé de 4 chiffres et une lettre, par exemple 62.02A pour le conseil en systèmes et logiciels informatiques

●       Votre numéro RCS (Registre du Commerce et des Sociétés), ainsi que la ville d’immatriculation de votre entreprise

●       Votre numéro d’identification à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée)

Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €.

6. L’identité du client

Il s’agit de pouvoir identifier clairement votre client en indiquant les mentions suivantes sur votre facture :

●       Sa dénomination sociale (ou son nom pour un particulier)

●       Son adresse (sauf opposition pour un particulier)

●       L'adresse de livraison (si elle est différente du siège social de l’entreprise cliente)

●       L'adresse de facturation (si différente)

●       Son numéro de TVA intracommunautaire (si le client est une entreprise assujettie à la TVA domiciliée dans l’Union européenne), par exemple pour la France le code FR suivi de 11 chiffres (dont le SIREN)

7. Le numéro du bon de commande

Le numéro de bon de commande doit être mentionné s’il y en a eu un émis par le client ou par vous-même.

8. La désignation des services rendus

La nature précise du service rendu doit être exposée. Doit aussi figurer le décompte détaillé de la prestation, avec une ligne par prestation, en précisant pour chaque prestation :

·        La Q (Quantité)

·        Le PU HT (Prix Unitaire Hors Taxe)

·        Le prix total HT

9. Le taux horaire ou prix unitaire HT

Si vous facturez votre prestation de service au temps passé, le taux horaire HT (Hors Taxe) est obligatoire.

10. L’éventuelle réduction de prix

Vous devez indiquer sur la facture si le client a bénéficié d’un rabais, une remise ou une ristourne.

11. Le taux de TVA légalement applicable

Si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent être indiqués clairement à chaque ligne. Pour les prestations de services, c’est le taux normal qui s’applique, soit 20 % (art. 278 du Code général des impôts).

12. La somme totale à payer HT et TTC

Les sommes HT (Hors Taxe) et TTC (Toutes Taxes Comprises) doivent apparaître obligatoirement sur une facture.

13. Les informations sur le paiement

Si le client est un professionnel (et non un particulier), doivent obligatoirement être mentionnés :

●       Le délai de paiement ou la date de paiement ou la date d’échéance

●       Les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé

●       Les taux de pénalité de retard en cas de non-paiement ou de retard de paiement (loi n° 2008-776 du 4 août 2008)

●       L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article D. 441-5 du code du Commerce)

Les mentions obligatoires sur les factures en SAS

En plus des mentions ci-dessus qui sont obligatoires pour toutes les factures, il existe d’autres mentions obligatoires spécifiques pour certaines formes particulières de SAS (Société par Actions Simplifiée) ou SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle).

Pour les SAS et SASU à capital variable, la mention SAS doit être suivie des mots « à capital variable. »

Pour les SAS et SASU de location-gérance, cette dernière qualité doit être indiquée.

Pour les SELAS (Société d'Exercice Libéral par Actions Simplifiée), la dénomination sociale de ces sociétés doit être immédiatement précédée ou suivie soit de la mention « Société d’exercice libéral par actions simplifiée », soit des initiales « SELAS », et de l’énonciation de son capital social. Le nom de la profession exercée doit également être précisé entre l’indication « SELAS » et le montant du capital. Par exemple : « Société X, SELAS d’expertise comptable au capital de X euros ».

Pour les sociétés en liquidation, les mentions « société en liquidation », ainsi que le nom du liquidateur, doivent être indiqués sur toutes les factures.

Enfin, l’exercice de certaines professions réglementées impose d’apposer certaines mentions comme le montant de la garantie financière souscrite, le numéro de carte professionnelle, le numéro d’agrément des autorités, etc.

Quelques précisions supplémentaires sur les factures

Langue des factures

La facture doit être rédigée en langue française. Elle peut être rédigée en langue étrangère, mais le service des impôts peut alors exiger une traduction en français.

Envoi des factures

La facture doit être établie en deux exemplaires, dont l’original est envoyé au client. A l’heure des e-mails, vous émettez un fichier que vous envoyez au client qui va le conserver. Il y a donc deux exemplaires électroniques qui sont enregistrés : un dans votre entreprise et un dans celle du client.

Durée de conservation des factures

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans par l’émetteur, sous format papier ou électronique.