Quelles sont les obligations administratives récurrentes des freelances ?

Gérer sa micro-entreprise et son activité c'est le quotidien d'un freelance ou le prix de sa liberté professionnelle. Si cela ne convient pas à tous les profils, il faut faire preuve de rigueur et d'une organisation sans faille. En effet, les tâches administratives sont assez importantes, malgré le statut de micro-entrepreneur qui simplifie pas mal les procédures. Chacun a sa propre méthode ou façon de faire. L'essentiel est d'avoir une vue d'ensemble des éléments à gérer pour ne rien rater. « Récurrent » comprend différentes périodes : hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel, annuel... Voici donc une liste de choses à prendre en compte quand on est freelance et qu'il faut respecter ses obligations administratives de micro-entrepreneur. Prenez-en note !

Les obligations administratives mensuelles en micro-entreprise

Faire la déclaration du CA tous les mois

En tant que freelance, vous devez déclarer votre chiffre d'affaires de manière mensuelle. Si vous êtes déjà micro-entrepreneur, vous le saurez sûrement. Si vous vous lancez, sachez que c'est l'une des tâches administratives de freelance à gérer régulièrement. Petit bémol, vous pouvez choisir de le faire tous les trimestres, si vous considérez que tous les mois c'est trop fréquent pour votre activité. Dans tous les cas, c'est l'URSSAF qui impose un calendrier assez strict que vous êtes tenu de respecter. Il faudra bien noter les échéances dans votre planning personnel et/ou professionnel.

Bonne nouvelle pour ceux qui manquent de temps ou qui sont en train de développer leurs compétences administratives ! De nombreux logiciels vous aident à automatiser la déclaration du chiffre d'affaires. Cela permet d'alléger votre charge administrative. En bref, ils calculent les montants des cotisations que vous devez ensuite régler sur le portail de l'URSSAF.

Faire la déclaration de la TVA

Ce point ne concerne pas tout le monde, mais il vaut mieux toujours savoir de quoi il s'agit. En effet, les freelances qui ne sont pas assujettis à la TVA, n'ont rien à faire de la déclaration de la TVA. Toutefois, si votre activité évolue dans le bon sens, vous devrez surveiller votre CA et vous préparer au passage à la TVA. Il vous faudra également changer de statut si votre chiffre d'affaires se maintient élevé.

Si vous êtes déjà redevable de la TVA, il vous faut déclarer le montant à payer, calculé du montant collecté et de celui à déduire. Une démarche à effectuer auprès des impôts. Pour les freelance en régime réel normal, la déclaration de la TVA se fait en début du mois ou du trimestre. Les autres qui sont en régime réel simplifié seront épargnés des déclarations mensuelles. Il vous faudra faire cette tâche administrative une fois dans l'année.

Gérer sa facturation et ses finances de micro-entrepreneur

Faire les factures, relancer les impayés et préparer des devis

Les factures et leur récurrence dépendent de l'activité de chaque freelance. Certains services constituent des prestations ponctuelles qui sont facturées à la fin de la mission. D'autres prestations sont récurrentes, comme les maintenances de sites, la rédaction d'articles ou tout simplement les packs de services vendus. Il vous faudra donc programmé un moment de votre mois pour faire toutes les facturations. Une tâche à ne pas négliger, car en cas de contrôle, les conséquences peuvent être assez lourdes.

Les heures consacrées à la facturation mensuelle sont aussi l'occasion de vérifier qu'il n'y ait pas d'encaissements en attente et des clients à relancer. Profitez également pour faire les devis à envoyer. Si vous arrivez à vous concentrer sur toute la partie bureaucratique à un seul moment, vous gagnerez beaucoup de temps et d'efficacité.

Faire un suivi de ses finances et ébaucher un prévisionnel

Être freelance est souvent synonyme de revenus irréguliers. Et qui dit revenus irréguliers, dit gestion compliquée. Dans ce cas, il vaut mieux prévoir une trésorerie qui tienne compte de ces hauts et bas. En effet, les encaissements passés et à venir doivent vous permettre de faire un prévisionnel pour mieux gérer vos finances.

Dès que vous faites une déclaration de chiffre d'affaires, vous pouvez faire un point concret sur vos finances. Le bilan mensuel, les factures éditées et les cotisations vous permettent d'avoir un regard plus lucide sur votre économie. Votre meilleur ami sera un tableur, même si les logiciels de comptabilité vous offrent souvent un tableau de bord assez efficace.

Cela vous aidera à vous projeter sur le long terme en tant que freelance, une preuve de votre sérieux et de votre approche professionnelle.

Freelance : faire un bilan mensuel sur son activité

Faire un point sur son projet de micro-entrepreneur

Lorsqu'on est freelance, on est souvent dans le rush. Avec des projets à rendre, des tâches à faire, des réunions... Et malheureusement, on oublie de prendre du temps pour réfléchir à son projet et à ses envies. Prévoir un moment toutes les quatre semaines vous aidera à garder votre nord et à faire avancer votre micro-entreprise.

Quels sont vos side-projects ? Où en êtes-vous de vos objectifs ? Quelles conclusions de vos données marketing ? Prenez le temps de faire un bilan du mois pour discerner ce qui a mieux fonctionné de ce qui a moins bien marché. Ainsi, vous verrez mieux ce qu'il vous reste à faire pour le mois prochain et les priorités.

Un moment à prendre avec la régularité que vous souhaitez : une heure par semaine ou une journée par mois. L'essentiel est de le faire !

Prévoir un planning pour le mois suivant

Le bilan mensuel d'une freelance est également l'occasion de faire un premier pas sur le mois suivant. Cela vous permettra de ne rien louper et d'y inclure toutes les tâches administratives que nous avons mentionnées. Mais pas que ! Vous pouvez inclure vos activités personnelles, les campagnes de communication, vos réunions...

Chaque professionnel a sa façon de s'organiser. Il est normal que vous essayiez différentes méthodes jusqu'à tomber sur celle qui vous convient le mieux. La fin du mois étant l'un de moments propices pour réfléchir à cela.

Profitez de toutes les ressources qu'il existe aujourd'hui : agenda sur le portable, logiciels de comptabilité ou d'organisation d'activité. Le but est que l'administration soit faite mais qu'il prenne le moins de temps possible pour faire grandir votre activité.