Pour constituer un dossier d’habilitation de personne morale, il est nécessaire de renseigner une notice à laquelle doivent être jointes les pièces requises telles qu’elles figurent dans l’annexe 11 de l’instruction générale interministérielle n°1300 sur la protection du secret de la défense nationale. Parmi ces dernières figurent notamment la fiche justificative du besoin d’habilitation de l’entreprise, des pièces concernant l’entreprise elle-même ainsi que les demandes d’habilitation des personnes physiques, à savoir celle du responsable de la personne morale, celle de l’officier de sécurité si cette fonction est occupée par une autre personne que le responsable, et les demandes de toutes les personnes ayant le besoin d’accéder aux informations classifiées.
L’ensemble de ces documents doit être transmis à l’autorité d’habilitation, c’est-à-dire au ministère de rattachement en vertu du contrat. Ce ministère fera instruire le dossier et prendra une décision d’habilitation ou de refus, tout en informant l’entreprise concernée.
Tout contrat comporte une annexe de sécurité qui énumère notamment la liste des informations ou supports classifiés gérés par l’entreprise dans le cadre du contrat.
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