Mission freelance PMO NRCS et Indexation documentaire - Domaine SI rédactionnel

Activités principales / Livrables attendus :

Ø  Gestion du planning des projets du domaine :

·       Mises à jour du planning du domaine et de la définition du découpage ad hoc des tâches en lien avec les chefs de projet et les responsables de chantier des projets 

·       Créations éventuelles des Gantt projets, avec, le cas échéant, modification et suivi de leur évolution et de l'avancement du projet

·       Vérification de la cohérence de la saisie des temps réalisés et de la mise à jour du reste à faire

·       Transfert d’alertes aux chefs de projet et responsables de chantier concernés en cas d'incohérence

·       Assurer l'interface avec le responsable du domaine pour informer d'éventuels retards ou de toute modification de planning 

Ø  Gestion des Risques et Opportunités :

·       Réalisation de la collecte des informations nécessaires à la compréhension et à la prise de décision, de la mise à jour du registre des risques et opportunités, de la bonne définition des plans de mitigation et du suivi de ce plan pour la réduction des risques, au niveau du domaine

Ø  Gestion des Fiches Projets :

·       Chaque projet fait l'objet d'un dossier global de synthèse (budget, planification, argumentaires, ...).

·       Mise à jour de ces documents en cas de modification

·       Suivi de ces éléments dans les circuits décisionnels

Ø  Gestion du registre des Actions de Suivi :

·       Maintien de la bonne tenue de ce registre au niveau du domaine

Ø  Publication du reporting Projet :

·       Un reporting régulier est publié et mis à disposition du service.

·       Ce reporting reprend des éléments financiers, planning, risques et opportunités, les alertes et escalades nécessaires 

·       Assurer la coordination avec les différents interlocuteurs du projet pour la collecte des données nécessaires

·       Mise en forme globale du reporting, de la vérification de la cohérence des données et enfin de sa publication

Ø  Suivi budgétaire et financier Projets :

·       Mise à jour du suivi financier de plusieurs projets et des états à produire pour les instances, avec vérification de la conformité des états financiers selon les budgets demandés (montants, ventilations)

Ø  Centralisation / Mise en forme / Distribution des communications :

·       Mise en œuvre effective des diverses communications auprès des intervenants et des directions concernées

Ø  Suivi de la livraison régulière de la part de l'ensemble des membres de l'équipe projet des éléments suivants :

·       Documentation

·       Comptes rendus

·       Passage en mode support

·       Planification et animation régulières de réunions (intervenants, moyens logistiques) pour certains projets du domaine

Ø  Expertises / compétences requises :

·       Expériences précédentes de PMO dans le cadre d'un ensemble de projets adhérents, avec impacts technologiques

·       Maîtrise d'un outil de planification Projet (planification Gantt, affectation des ressources suivi de l'avancement, process continu de mise à jour des plannings)

·       Maîtrise de l'utilisation des outils bureautiques Excel, Word, Powerpoint

·       Expérience préalable dans le secteur de l'audiovisuel (systèmes d'information pour des rédactions TV, Radio)

Ø  Expertises / compétences souhaitables :

·       Outil de planification SciForma

·       Outil de gestion documentaire collaboratif 

·       Connaissances en suivi budgétaire/financier

Ø  Niveau d’expertise attendu : Confirmé 

3 à 5 ans d’expérience significative dans le type d’expertise demandé