Au secours ! Je n’arrive pas à m’organiser...

Dans le domaine professionnel, le manque d’organisation est un véritable frein à la productivité. Si vous voulez effectuer correctement vos tâches quotidiennes, vous devrez revoir vos méthodes, votre planification, et votre environnement. Cela influe grandement sur l’avancement de votre travail. À travers cet article, vous allez découvrir quelques astuces simples pour vous organiser afin de progresser dans vos activités.

Posséder un agenda et un gestionnaire de tâches

L’utilisation d’un agenda n’est pas exclusivement réservée à une catégorie. Salarié ou freelance, chaque travailleur doit pouvoir s’en procurer. Même si vous évoluez dans le secteur informel, cela vous permettra d’avoir une meilleure organisation du travail. Vous pouvez y noter différentes choses, à savoir les rendez-vous, les mémos, dates d’échéances, rappels, visites, etc. Vous en profitez également pour bloquer du temps pour vos activités à haute valeur ajoutée. L’agenda n’est pas juste un carnet de réunions. C’est un outil très puissant qui vous permet de préparer votre emploi du temps, de mieux gérer vos priorités, et de vous assurer du temps nécessaire pour bien effectuer vos activités.

Il en est de même pour le gestionnaire de tâches, ou liste de tâches. C’est comme le petit frère de l’agenda. D’autant plus que les deux fonctionnent main à main. Ici, vous n’avez pas forcément besoin de lister vos tâches dans un horaire défini. Ce qui est très pratique, étant donné qu’il peut y avoir des imprévus dans une journée. Si alors vous aviez déterminé un horaire spécifique, cela risque de vous perturber totalement. Cet outil distinct va juste contenir l’inventaire complet des activités que vous devrez réaliser dans la journée, la semaine, ou même le mois.

Limiter vos activités, et en faire peu à la fois

Une autre façon de bien s’organiser au travail, c’est de se limiter. Vous n’avez pas besoin de faire plus de 5 tâches par jour. À moins que les activités à gérer soient très brèves. Et même dans ce cas, vous pouvez juste en rajouter une. Avec une liste courte, il devient plus facile de rester productif.
Prenez également le temps de décomposer les activités exigeantes et complexes en de petits éléments facilement réalisables. Même dans le cas où vous devez travail er sur de gros projets, vous devez veiller à ce que les actions soient abordables si vous voulez que les choses avancent bien. Le meilleur moyen de rester efficace est d’avancer petit à petit. Dès lors, vous n’aurez aucun mal à vous organiser. Et vous ne ressentirez pas non plus le besoin de remettre les choses au lendemain.

Estimer une durée raisonnable pour chaque tâche

Pour chaque tâche, vous devez estimer le temps de réalisation approximatif dont vous avez besoin. Une chose qui vous demande d’habitude 1 à 2 heures doit être réglée durant ce délai. Si vous mettez 3 heures pour le faire, c’est évident que tout votre travail sera perturbé étant donné que vous ne pourrez plus respecter la durée pour les autres tâches. Dans le cadre d’une nouvelle activité, vous devez vous interroger si vous avez déjà fait cela. Cela vous servira de référence.

Et si malgré ces estimations vous constatez qu’il y a un grand écart entre vos prévisions et la réalité, prenez le temps de comprendre les choses qui vous déconcentrent pour pouvoir y remédier. Vous devez vous montrer strict vis-à-vis des interruptions. Il est important de prendre en compte tous les aspects possibles pour bien accomplir la tâche. S’il doit y avoir d’autres intervenants dans la concrétisation de vos tâches, prenez le soin de bien les sélectionner. Et rappelez-vous également, plus il y a de personnes qui sont impliquées, plus il peut y avoir des retards.

Éviter de se surcharger

Que vous soyez un salarié ou non, vous devez éviter de vous surcharger si vous voulez réussir l’organisation du travail. Il ne faut pas en faire plus que vous ne pouvez réellement. Si à force de vouloir impressionner votre boss vous acceptez une charge de travail trop importante, vous risquez de le regretter plus tard. Non seulement vous ne serez plus aussi productif qu’auparavant, mais il se pourrait bien que vous bâcliez le travail. Même si vous êtes en pleine forme, ne vous aventurez pas sur ce terrain. Vous devez penser à bien faire votre travail. Et s’il vous reste un peu de temps après cela, vous pouvez toujours l’utiliser pour savourer votre succès et faire d’autres choses que vous aimez. Il y a aussi une vie après le travail, il ne faudrait pas l’oublier pour autant.

Accorder un peu de temps pour soi

Ce point vient conforter notre idée précédente. Le meilleur moyen de rester productif au travail, c’est de s’offrir du temps régulièrement. Si par exemple vous voulez accomplir toutes les tâches que vous vous êtes assignées, vous ne devez pas programmer plus de 50 % ou 60 % de votre temps. Après tout, il peut aussi y avoir des événements imprévisibles. Vous devez donc garder le reste de votre journée pour bien gérer les urgences, les interruptions, la fatigue, le manque de concentration, etc. Le fait de programmer tout votre temps juste pour la concrétisation de vos activités risque de vous coûter cher. À éviter impérativement !

Déterminer ses priorités

La principale raison qui puisse justifier le manque d’organisation, c’est le fait de négliger ses priorités. L’expérience a prouvé que le secret de la réussite, c’était la concentration, et l’ennemi du succès, la dispersion. Restez donc concentré sur votre travail. Soyez minutieux dans vos méthodes. Et prenez toujours le temps de planifier vos journées à l’avance. C’est comme cela que vous allez pouvoir bien gérer vos journées. Il est fondamental de vous concentrer sur une tâche à la fois, et de bien la faire. De temps à autre, prenez aussi l’habitude de revoir votre plan d’organisation.

Il est possible qu’avec le temps, vous ayez besoin d’ajuster vos méthodes. Cela doit se faire au moins une fois par semaine. Vous devrez juste analyser vos journées précédentes, et en tirer des conclusions.

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