Freelance : tous nos conseils pour faire sa comptabilité

Faire sa comptabilité est souvent perçu par les freelances comme une tâche compliquée, qui prend du temps, voire inutile. Pourtant, faire la gestion comptable soi-même est essentiel pour assurer la pérennité de son activité indépendante. Voici quelques conseils pratiques pour mieux gérer sa comptabilité au quotidien quand on est freelance.

En tant qu’entrepreneur indépendant, il est crucial de comprendre l'importance de la gestion comptable. Une bonne gestion de votre comptabilité vous permet de garder une trace précise de vos revenus et de vos dépenses, de vous assurer que vous facturez correctement vos clients et de vous préparer aux obligations fiscales.

Une comptabilité bien gérée vous permet de :

éviter les retards de déclaration ou de paiement aux différents organismes, et donc d’éviter d’éventuelles pénalités ;
avoir une meilleure visibilité sur votre activité pour anticiper votre trésorerie et optimiser vos revenus ;
prendre des décisions éclairées pour assurer la pérennité de votre entreprise.

Prévoir du temps pour faire sa comptabilité régulièrement

La règle d’or : ne pas procrastiner !

Le piège numéro un quand on est freelance, c’est de vouloir faire sa compta au dernier moment, lorsqu’arrive le jour de payer votre TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) si vous y êtes assujetti, de faire une déclaration fiscale ou parce que le comptable vous relance.

Il est plus confortable, tant pour votre esprit que pour votre trésorerie, de traiter vos ventes et vos dépenses régulièrement. Organisez-vous comme vous le préférez, mais organisez-vous !

Vous avez le choix entre plusieurs possibilités :

Traiter les justificatifs comptables dès qu’ils arrivent, au fur et à mesure.
Consacrer un peu de temps chaque semaine, par exemple le vendredi en fin d’après-midi ;
réserver une journée par mois pour la compta.

L’essentiel est de respecter le rythme que vous avez choisi, en l’inscrivant « officiellement » dans votre agenda ou votre liste de tâches. Ainsi vous limiterez les oublis, les erreurs, les pertes de documents. Vous pourrez faire les choses plus tranquillement, sans urgence.

Collecter les justificatifs comptables

Pour faire sa comptabilité efficacement, il est impératif de garder une trace précise de toutes les transactions liées à votre activité. Même si vous êtes assisté par un comptable, c’est à vous chaque mois d’aller récupérer les documents nécessaires pour tenir la comptabilité.

Quels sont les justificatifs comptables à collecter ? On peut les classer en 3 grandes familles :

Ventes (vos revenus) : factures clients.
Achats (vos dépenses) : factures fournisseurs, tickets de caisse, notes de frais, loyers, abonnements, échéanciers de paiement, cotisations, taxes, impôts, etc.
Banque (votre trésorerie) : relevés bancaires, frais bancaires, dépôts de chèque, chèques émis.

Ces documents sont émis par de nombreux organismes différents : vous, vos clients, vos fournisseurs, la banque, l’URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales), les impôts, la mutuelle, les assurances, etc.

Vous les recevez certainement par différents moyens : par e-mail, par courrier postal, mis à disposition sur un espace privé en ligne, stockés dans votre portefeuille, etc.

Pour gagner du temps chaque mois et les retrouver plus facilement, notez la liste de tous les documents que vous devez collecter périodiquement, ainsi que leur emplacement :

Lien vers l’espace privé en ligne, identifiant, mot de passe, chemin d’accès (où faut-il cliquer pour retrouver le document ?)4
E-mail de l’expéditeur des factures
Date d’émission ou d’envoi habituelle, périodicité.

Archiver les pièces comptables

Bon à savoir : vous devez conserver vos pièces comptables pendant 10 ans à partir de la clôture de votre exercice.

La plupart des pièces comptables sont déjà numérisées, mais il en reste encore sous forme papier (par exemple les tickets de restaurant). Il faudra les scanner (pdf) ou les photographier (jpg). Quand c’est possible, demandez à recevoir le ticket par e-mail pour qu’il soit déjà numérisé.

Vous avez le droit de conserver les justificatifs sous forme numérique. C’est quand même plus simple pour les stocker sur un serveur, les envoyer à un comptable ou à l’administration. Donc pas besoin d’imprimer tous les pdf que vous recevez ! Si vous les recevez sous forme papier, il est cependant conseillé de conserver aussi l’exemplaire papier.

Autre conseil : avant d’archiver les justificatifs comptables, pensez à renommer les fichiers en ajoutant par exemple la date d'émission de la facture et le nom de son émetteur. Déposez-les ensuite sur un serveur sécurisé, dans des dossiers organisés par mois et par grande famille (achats, ventes, banque).

Suivre la trésorerie et les paiements

Suivre sa trésorerie, c’est-à-dire l’argent que vous avez sur votre compte bancaire professionnel, est aussi une tâche à réaliser régulièrement. C’est ce qui s’appelle gérer son BFR (Besoin en Fonds de Roulement). Cela consiste, d’un côté, à raccourcir les délais de paiement des clients et, de l’autre, à payer les fournisseurs le plus tard possible.

Généralement, les entreprises clientes payent à la fin du mois, à 2 mois maximum après l’émission de votre facture. Donc vérifiez chaque première semaine du mois si les clients ont bien payé les factures en cours sur votre compte bancaire. Notez les paiements clients réalisés. Si besoin, relancez les clients en retard sans attendre, pour éviter les impayés.

N'oubliez pas de régler vos factures fournisseurs à la date d’échéance. Si vous n’avez pas la trésorerie suffisante, négociez un délai de paiement.

Faire appel à un comptable

Si vous vous sentez dépassé par la gestion de votre comptabilité ou que vous n’avez finalement pas assez de temps à y consacrer, il peut être judicieux d'engager un comptable, un expert-comptable ou une( e) assistant(e) administratif(ve).

Pour quelques dizaines d’euros par mois, ces professionnels sont formés pour gérer tous les aspects fiscaux et comptables de votre activité. Ils peuvent vous aider à remplir vos déclarations fiscales, à optimiser vos déductions, vos frais professionnels ou les dépenses liées à votre activité. Ils vous permettent de vous assurer de ne louper aucune échéance importante et d'être en règle avec les lois fiscales en vigueur. Vous restez ainsi concentré sur vos compétences et votre travail.

Sachez que, même si vous prenez un comptable, c’est généralement vous qui devrez continuer à collecter les justificatifs pour les lui envoyer, faire les relances clients, etc. Le comptable se charge essentiellement d’établir la comptabilité et de faire les déclarations fiscales.

Utiliser un logiciel de comptabilité pour freelance

Il existe de nombreux logiciels de comptabilité, de facturation et de gestion dédiés aux freelances en mode SaaS (Software as a Service). Ces logiciels offrent des fonctionnalités spécifiques aux besoins des indépendants, comme la création de factures, le suivi des paiements, la gestion des dépenses et la génération de rapports financiers. Ils vous permettent également de garder tous vos documents comptables organisés et accessibles en un seul endroit.

Lors du choix d'un logiciel compta, assurez-vous qu'il réponde à vos besoins spécifiques (par exemple si vous êtes en micro-entreprise) et qu'il soit facile à utiliser.

À ce propos, connaissez-vous l’outil Free-Work MyBusiness ? Savez-vous qu'avec votre compte Free-Work, vous bénéficiez d'un accès gratuit à notre outil de gestion conçu spécialement pour les freelances IT ? Il vous permet d’éditer facilement vos factures et vos devis, tout en gérant votre portefeuille clients, vos projets en cours et votre trésorerie.