Quelles charges pouvez-vous réduire de vos frais ?

Tout entrepreneur cherche à réduire sa base imposable en retirant un maximum de frais déductibles. Un freelance en IT peut-il déduire son loyer, son abonnement Internet, l’achat de son téléphone, de son matériel informatique, etc. ? S’il est auto-entrepreneur, a-t-il droit à des charges déductibles ? Free-Work fait le point sur cette question fiscale délicate.

Quels entrepreneurs sont concernés par la déductibilité des charges ?

Seuls les entrepreneurs constitués en société peuvent déduire leurs charges réelles de leur chiffre d’affaires.

Auto-entrepreneur : quelles charges déductibles ?

Les micro-entrepreneurs (ou auto-entrepreneurs) déclarent un chiffre d’affaires auquel l’administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour les charges. L’abattement est de 50 % pour les prestations de services commerciales ou industrielles.

Les micro-entrepreneurs ne peuvent donc malheureusement pas déduire leurs charges au réel.

Freelance : quelles charges déductibles ?

Pour les autres indépendants qui ont créé une société pour exercer, par exemple une SARL (Société à Responsabilité Limitée) ou une SAS (Société par Actions Simplifiée), les frais peuvent être déduits pendant l’année fiscale en cours.

Pour y avoir droit, les freelances doivent respecter certaines conditions :

Les dépenses doivent représenter un intérêt commercial pour votre entreprise (voir liste ci-dessous).
Toutes les charges doivent être justifiables par une facture ou un ticket de caisse qui mentionne le nom de l’entreprise (justificatifs à conserver pendant au moins 10 ans).

Quels sont les frais déductibles pour les freelances ?

Attention, certains frais sont sujets à controverse concernant leur déductibilité. Il existe certaines conditions pour les déduire.

🧩 Le loyer du bureau

Si vous avez votre bureau chez vous, vous avez le droit de déduire une partie de votre loyer et les autres charges locatives liées (électricité, chauffage, etc.).

La clé de répartition doit être justifiable, généralement en proportion de la surface du bureau. Si votre bureau occupe 10 % de la surface de votre logement et que vous déduisez 50 % du loyer, il y a peut-être un souci. C’est à votre juste appréciation.

Si vous êtes propriétaire de votre logement, votre société peut vous verser l’équivalent d’un loyer, correspondant à la surface que vous occupez pour votre activité professionnelle. Vous devez établir, pour ce faire, une convention d'occupation entre vous-même et votre entreprise.

Si vous travaillez à l’extérieur de votre domicile, par exemple dans un espace de coworking ou une pépinière d’entreprises, sachez que l’abonnement au coworking est entièrement déductible.

🧩 Les frais de repas

Le prix d’un repas pris au domicile ou d’un repas préparé par le freelance n’est pas déductible.

Si vous travaillez chez vous, a priori vous disposez d’une cuisine pour déjeuner à midi. Vous ne vous facturez pas le repas (pas de justificatif). Donc vos frais de repas à la maison quotidiens ne sont pas déductibles.

Toutefois, si vous prenez un repas au restaurant avec un client, un fournisseur ou un partenaire, ou lors d’un déplacement professionnel, vous avez le droit de déduire de votre IR (Impôt sur le Revenu) les frais supplémentaires engagés dans une certaine limite équivalente à 20,20 € en 2023. Le montant maximal déductible par jour pour les repas est de 15 € en 2023.

Conditions :

Il faut qu’il y ait une certaine distance entre le lieu d’exercice et le domicile.
Vous devez conserver tous les justificatifs des restaurants, avec la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée). Le nombre de repas suffit, sans le détail.
Pensez à noter le nom des personnes que vous avez éventuellement invitées sur le justificatif.

🧩 Les frais de voiture

Il est tout à fait possible de déduire du résultat fiscal les dépenses liées à l'achat ou à l'utilisation d'un véhicule (carburant, assurances, entretien courant, location du véhicule, etc.) pour les besoins de l'activité professionnelle du freelance. Il s'agit par exemple des frais de déplacements professionnels ou pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail dans la limite de 40 km.

Attention, toutefois les contraventions et amendes ne sont pas déductibles, même si l’infraction a eu lieu lors de déplacements professionnels.

🧩 Le matériel et fournitures

Une activité de freelance dans le secteur IT nécessite divers matériels, fournitures, logiciels, etc., qui peuvent être déduits de vos impôts.

ordinateur (portable ou tour de bureau),
périphériques (écrans, imprimantes, connectiques, etc.),
connexion Internet,
téléphone portable,
abonnement téléphonique,
logiciels professionnels (logiciel de gestion de projet, logiciel graphique, etc.),
bureau et siège de bureau,
fournitures de bureau (papeterie),
etc.

Bon à savoir : vous pouvez déduire la totalité de vos frais d’abonnement Internet ou de téléphone, même si vous travaillez chez vous.

Toutes ces dépenses doivent, bien entendu, servir l’intérêt de votre entreprise pour être déduites. Vous devez pouvoir le prouver auprès de l’administration fiscale. Les dépenses privées ou personnelles ne sont pas acceptées. Les frais déductibles restent à l’appréciation des contrôleurs des impôts.