Gestion de projet : quels outils pour collaborer efficacement avec son client ?

Vous avez l’habitude de traiter en direct avec vos clients, sans utiliser des outils de gestion collaborative de projets ? Ou vous avez déjà essayé de tels outils, mais vous n’êtes pas satisfait de votre choix ? Nous vous disons tout sur les outils de gestion de projet spécialement pertinents pour les freelances dans l’IT.

Pourquoi utiliser des outils de gestion de projet en tant que freelance ?

Une des spécificités du freelance est qu'il travaille souvent en partie ou totalement à distance. Rares sont les clients à exiger une venue quotidienne dans un bureau. Les métiers de développeurs ou de consultant dans l'informatique peuvent en effet très souvent être faits totalement à distance.

Travailler à distance à de multiples avantages. Pour le freelance comme pour l'entreprise qui bénéficie de ses services :

- pas de perte de temps en trajets pour se rendre sur site ;

- pas besoin de mettre à disposition un bureau ou un espace de coworking et du matériel pour l'indépendant ;

- le freelance travaille plus souvent quand il le souhaite, quand il est plus efficace.

Travailler à distance ne veut pas dire travailler tout seul dans son coin ! Et c'est là qu'interviennent les outils de gestion de projet. Même s'ils sont aussi conçus pour accompagner des équipes travaillant dans les même locaux, ils sont particulièrement pertinents pour le travail à distance. Pourquoi ? Voici les principaux facteurs qui motivent les équipes incluant des freelances à opter pour des outils collaboratifs :

- gain de temps ;

- meilleure cohésion d'équipe ;

- traçabilité des différentes étapes ;

- pratique pour analyser ensuite la réussite et les échecs de la mission et améliorer ses pratiques.

Outils de gestion de projet pour les freelances : payants ou gratuits ?

Il existe de nombreux outils gratuits pour vos missions. Par exemple, il y a Trello, ou tous les outils Google.

Il existe aussi bien sûr des outils payants. Dans ce cas, il s'agit souvent d'un abonnement mensuel, de l'ordre de quelques euros. C'est le cas de Basecamp, que vous pouvez utiliser au préalable gratuitement pendant 2 mois.

Enfin, il existe des outils qui sont partiellement gratuits. Vous devrez payer uniquement pour accéder à des fonctionnalités plus avancées, ou utiliser l'outil avec un grand nombre de collaborateurs. Asana fait partie de cette catégorie d'outils.

Les prix des outils de gestion collaborative pour les freelances étant rarement excessifs, ce ne devrait pas être ce critère qui vous fait trancher pour un ou pour l'autre.

Sélection des meilleurs outils de gestion de projet

On trouve des listes infinies qui rassemblent les meilleurs outils de gestion de projet. Parfois, ces listes comportent plus de 30 voire même 50 conseils de logiciels, sites web ou applications. Il peut être alors difficile de s’y retrouver ! Nous avons donc décidé de vous présenter seulement 5 outils de gestion de projet. Il s’agit de ceux qui sont à la fois les plus utilisés, et dont les fonctionnalités sont les plus pertinentes pour les freelances dans l’IT.

Trello

Vous avez forcément déjà utilisé ou entendu parlé de Trello. Il a l’avantage d’être 100 % gratuit et facile à prendre en main. Il vous conviendra parfaitement si vous souhaitez surtout pouvoir gérer des tâches à réaliser par son intermédiaire.

Il intègre un nombre de fonctionnalités limitées, centrées vraiment sur la réalisation et le suivi des taches collaboratives. Vous pourrez ainsi informer facilement vos clients de l’avancée de votre mission. Esthétiquement, il est très joli. Cela peut donc bien mettre en avant les process de vos missions.

Asana

Asana est sans doute le second outil de gestion de projet le plus utilisé. Il est plus complet que Trello : il ne se concentre pas sur la seule gestion des taches. Il existe pour votre pc comme pour votre smartphone.

Vous pourrez sans doute bénéficier de sa version gratuite, puisqu’elle est accessible aux équipes de 15 personnes maximum.

Vous pourrez par exemple créer un planning, partager des fichiers, créer et attribuer des tâches.

Projeqtor

Projeqtor se distingue de tous les outils pour freelance cités ici parce qu’il est :

- opensource ;

- français ;

- gratuit.

Il est plus sommaire au niveau de son design que les autres. Ses fonctions sont cependant nombreuses : gestion de planning, de ressources, création de taches, gestion des coûts. Tout cela bien sûr à plusieurs utilisateurs.

Freedcamp

Freedcamp intègre d’autres fonctionnalités que la simple gestion des taches ou des plannings. Il vous permettra par exemple de facturer directement vos clients après chaque mission. Il reste cependant 100 % gratuit.

Proofhub

C’est sans doute l’outil le plus élaboré de tous ceux listés ici. Ce qui explique en partie son prix de 45 dollars minimum par mois. Il sera donc pertinent d’y recourir uniquement si vous en faites une utilisation intensive. Sinon, le retour sur investissement sera probablement faible.

Utiliser Proofhub peut cependant être gage de sérieux pour vos clients.

Comment convaincre son client d'utiliser un outil de gestion de projet ?

Certains clients peuvent ne pas avoir l’habitude d’utiliser ces outils de gestion collaborative. En général, il n’y aura pas besoin de les convaincre de les utiliser. Il faudra par contre forcément consacrer un temps à leur montrer comment utiliser les fonctionnalités pertinentes de l’outil. Cela peut facilement être fait à distance.

Un client ne souhaite pas utiliser un outil particulier ? Deux options s’offrent à vous :

    • demandez-lui de vous suggérer l’utilisation d’autres outils similaires qui pourraient lui convenir ;

    • renoncez à utiliser cet outil avec lui. Gérez tout par mail et téléphone, et utilisez l’outil en autonomie si cela vous apporte tout de même un plus.

Il n’est généralement pas utile d’essayer de convaincre un client d'utiliser tel ou tel outil : conservez  votre temps pour autre chose !

Peut-on réaliser des missions sans outil de gestion de projet ?

Bien sûr. Il n’existe pas de statistiques précises sur le recours aux outils de gestion de projet par les freelances en informatique. Ce qui est certain, c’est que nous connaissons tous autour de nous des personnes qui remplissent parfaitement leurs missions sans jamais en avoir utilisé un seul.

Cependant, utiliser un outil de gestion de projet peut vous apporter encore plus de professionnalisme et d’expertise. Il ne faut cependant pas négliger le temps de la prise en main de l’outil, par vous comme par vos clients.