Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation pour freelance ?

Un logiciel de facturation est un CRM (Customer Relationship Management) simplifié destiné aux petites entreprises. Il sert à gérer les devis, les factures, les relances clients, etc. Quels sont les logiciels les plus connus ? Sont-ils adaptés à la gestion d’une activité en freelance ? Quels sont les avantages pour un travailleur indépendant ?

Quelle différence entre un CRM un logiciel de facturation ?

Définition du logiciel CRM

Comme son nom l’indique en anglais, un CRM est un logiciel qui sert à gérer la relation client. En français, on parle de GRC (Gestion de la Relation Client).

Parmi les CRM les plus connus, citons par exemple Salesforce, Selly, Dolibarr, Hubspot, etc. Ils sont utilisés par les services marketing, commercial et comptabilité dans les grandes entreprises ou PME (Petites et Moyennes Entreprises).

Définition du logiciel de facturation

Longtemps, les CRM étaient réservés aux grandes entreprises car ils étaient complexes à mettre en place. Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions simplifiées en ligne destinées aux TPE (Très Petites Entreprises) et aux indépendants.

Ces logiciels pour freelance se présentent plutôt comme des logiciels de facturation, des logiciels de pré-comptabilité ou des logiciels de gestion, avec en plus des fonctionnalités pour gérer la relation client.

Parmi les solutions de facturation en ligne les plus connues, citons Evoliz, Axonaut, Tiime, Quickbooks, Zervant, etc.

Il s’agit de services payants sous forme d’abonnement annuel avec différents tarifs, en fonction des fonctionnalités choisies. Certains proposent aussi des services basiques en mode gratuit.

A quoi sert un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation ou de gestion d’activité freelance sert généralement à :

• Gérer son tunnel de prospection ou « funnel », gérer ses opportunités, suivre les demandes de devis, relancer les prospects, savoir combien on a de devis « dans le pipe » et pour quel montant.

• Gérer ses contacts clients, enregistrer toutes les informations clients (adresses, contacts, SIRET, etc.).

• Gérer ses documents commerciaux, les devis, les bons de commande, les PV (Procès-Verbaux) de livraison.

• Gérer ses factures clients, les envoyer aux clients, suivre les paiements, relancer les clients en cas de retard de paiement.

• Gérer ses factures fournisseurs, contrôler ses paiements aux fournisseurs.

• Gérer sa trésorerie, importer automatiquement son relevé bancaire, faire le rapprochement bancaire entre les factures et les règlements.

• Créer des rapports en temps réel, consulter des tableaux de bord pour suivre les indicateurs clés de son activité (chiffre d’affaires, trésorerie, impayés, etc.).

Leur utilisation se veut très intuitive, avec des interfaces ergonomiques pour les utilisateurs et des termes clairs (ex. ventes, achats, devis, clients, etc.). Pas besoin de connaître la compta ou le droit des affaires pour savoir les utiliser.

Quels sont les avantages pour un freelance ?

En tant que freelance IT, vous vous demandez sûrement si cela vaut vraiment le coup d’utiliser de tels logiciels. Si vous êtes en micro-entreprise, votre chiffre d’affaires est réduit, vous avez peu de clients, peu de factures de ventes à émettre, peu d’achats à payer aux fournisseurs. Alors en avez-vous réellement besoin ?

La réponse est oui !

Voici les avantages à utiliser un logiciel de facturation quand on est indépendant.

Un gain de temps à gérer la paperasse

Ces logiciels sont conçus pour faire gagner du temps. Certes, on perd un peu de temps au début à prendre l’outil en main, à régler les paramètres et à personnaliser ses documents, mais très vite on en gagne.

Un exemple : lorsque vous créez un devis, vous pouvez d’un clic le transformer en facture. Il suffit d’un autre clic pour envoyer la facture au client par e-mail avec des messages préremplis. Si cette facture n’est pas payée, vous pouvez aussi automatiser la relance par e-mail.

Fini le temps où on créait sa facture sous Word, on l’enregistrait en pdf, on rédigeait un e-mail en ajoutant le pdf en pièce jointe pour l’envoyer au client !

Vous perdez moins de temps à gérer l’administratif. Vous pouvez donc mieux vous concentrer sur votre cœur de métier : la production.

Une garantie de conformité

Quand ils sont basés en France et qu’ils travaillent avec des experts-comptables, les éditeurs de ces logiciels de gestion connaissent parfaitement et respectent la réglementation applicable en France, notamment les mentions obligatoires sur les factures, les délais de paiement, la facturation électronique ou le RGPD (Règlement Général de Protection des Données).

Vous avez donc la garantie que vos documents commerciaux sont conformes. Vous ne perdez pas de temps à comprendre les obligations légales et à suivre les évolutions du droit commercial. Le logiciel le fait pour vous. C’est une sacrée tranquillité d’esprit pour un entrepreneur indépendant qui n’a pas de service juridique !

Des documents bien rangés et accessibles

Ces services fonctionnent comme une plate-forme de GED (Gestion Electronique de Documents). Tous les documents émis sont bien archivés et classés par :

·        nature du document (devis, bon de commande, facture, e-mail, etc.) ;

·        client (avec toutes les informations liées comme le nom, l’adresse, le SIRET, les coordonnées, les contacts, etc.) ;

·        date du document ;

·        types de services ou produits.

Impossible de perdre un document émis ! Il existe de nombreux filtres pour les retrouver facilement et des sécurités qui vous empêchent de les supprimer par erreur.

Ces logiciels de facturation sont bien sûr accessibles en mode SaaS (Software as a Service), de n’importe quel terminal (téléphone mobile, ordinateur portable, ordinateur de bureau, etc.), à n’importe quel moment. Pratique quand on travaille dans différents lieux : dans l’entreprise cliente, dans un espace de coworking, chez soi en télétravail, etc.

Une meilleure relation client

Utiliser un logiciel de facturation renforce votre professionnalisme et donc votre crédibilité auprès des clients. Cela permet de limiter les oublis, les erreurs, les impayés.

Les fonctionnalités qui permettent de gérer le tunnel de vente sont très pratiques pour ne pas oublier d’émettre un devis ou de relancer un prospect.

L’annuaire avec les fiches clients détaillées devient vite indispensable pour trouver le bon interlocuteur dans les entreprises. A condition, bien sûr, de bien le mettre à jour.

Une meilleure gestion d’entreprise indépendante

Enfin, ces logiciels de compta pour freelance proposent des tableaux de bord avec de nombreux indicateurs qui sont mis à jour en temps réel : le chiffre d’affaires, la trésorerie, les factures impayées, etc.

Cela vous aide à mieux suivre votre activité, savoir si vous avez suffisamment de devis en prospection, si vous avez suffisamment facturé ces derniers mois, si votre entreprise est rentable ou pas.

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