Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Plongez au cœur du sujet de la facture électronique. Toutes les entreprises, y compris les freelances, vont devoir se conformer à la nouvelle réglementation sur la facturation, qui sera mise en œuvre dès septembre 2026. Comment la mettre en place ? Quels formats seront acceptés ? Quels sont ses avantages ? Voici toutes les réponses à vos questions.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique désigne une facture émise, transmise, et reçue sous un format électronique structuré permettant un traitement automatique par des logiciels. La facture numérique remplace la facture papier et doit inclure les mêmes informations obligatoires (juridiques, fiscales et comptables) que le document papier.

Il est important de noter qu'une facture imprimée en papier puis scannée ou imprimée directement en pdf, puis envoyée par messagerie électronique, traitée et archivée de manière dématérialisée, ne peut être qualifiée de facture électronique, mais plutôt de facture dématérialisée.

Les bénéfices de la e-facture

Le passage à la facturation électronique offre aux entreprises divers avantages, notamment :

• une diminution des coûts de traitement ;

• une accélération du processus, assurant un respect optimal des délais de paiement ;

• une traçabilité renforcée grâce au partage des statuts de traitement, facilitant la création d'une PAF (Piste d'Audit Fiable) ;de nouvelles opportunités en matière de gestion de trésorerie, telles que les paiements anticipés, le refinancement, les prévisions, et l'escompte dynamique ;

• une mise en conformité avec la réglementation fiscale ;

• une préparation aux futures obligations réglementaires de l’e-invoicing et du reporting électronique.

Aussi, du point de vue de l'administration fiscale, la facture constitue un document essentiel justifiant la collecte de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) pour le fournisseur et sa déductibilité pour le client.

Comment est traitée une facture électronique ?

Avec la mise en œuvre de la réforme, les entreprises soumises à l'obligation d'émettre des factures électroniques ne pourront plus envoyer directement des factures sous forme papier ou en PDF. Elles devront impérativement passer par un intermédiaire pour assurer la conformité fiscale et légale de la facture :

• soit par le futur PPF (Portail Public de Facturation (PPF) qui sera une évolution de Chorus Pro ;

• soit par une PDP (Plate-forme de Dématérialisation Partenaire)

Ces plateformes chargées de transmettre les factures électroniques à leurs destinataires sont tenues de :

• Vérifier le type de format de facture électronique utilisé. Si habilitées par l'administration fiscale, elles doivent transposer le fichier numérique fourni par l'entreprise en une facture électronique conforme.

• Effectuer des contrôles, y compris la validation des mentions obligatoires réglementaires selon le CGI (Code Général des Impôts), la vérification des numéros d'identification de l'émetteur et du destinataire, ainsi que la cohérence des montants de TVA déclarés par rapport à la base HT (Hors Taxe) et aux taux de TVA indiqués sur les factures.

• Extraire les données de transaction en vue des déclarations de TVA.

Une fois ces opérations réalisées, la facture électronique est déposée dans la boîte aux lettres électroniques de son destinataire. À partir de là, celui-ci peut la traiter, intégrer les données de facturation dans son système d'information et procéder au paiement.

Les formats de facture électronique acceptés

Les sociétés seront tenues d’émettre des factures dans l’un des formats électroniques acceptés par le portail public de facturation. Elles ont le choix entre trois formats de factures électroniques :

Le format mixte Factur-X

La facture au format mixte, conforme à la norme européenne EN16931, combine des données structurées avec un PDF lisible à l'écran. Le standard Factur-X, franco-allemand, est le plus répandu de ces formats mixtes, associant une facture PDF à un fichier XML pour une intégration aisée dans les systèmes d'information.

Le format CII (Cross Industry Invoice)

Un standard international de facturation électronique. Il fait partie de la norme UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business), qui vise à harmoniser les échanges électroniques dans le domaine du commerce international.

Le format UBL (Universal Business Language)

Un standard XML facilitant l'échange électronique de documents commerciaux. Il normalise la représentation des informations dans les factures, favorisant l'interopérabilité entre les systèmes. UBL simplifie les échanges, réduit les erreurs et les coûts, et est promu par OASIS comme un standard mondial.

Calendrier de la réforme de la facturation électronique

Un amendement au projet de loi de finances 2024 a fixé le nouveau calendrier de mise en place de la facturation électronique, repoussant son entrée en vigueur.

Les dates d'obligation d’émission des factures sous forme électronique et de transmission des données de transaction et de paiement varient selon la taille de l'entreprise. Elles sont les suivantes : 

·        1er septembre 2026 pour les grandes entreprises (au lieu du 1er juillet 2024) ;

·        1er septembre 2026 pour les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) (au lieu du 1er janvier 2025) ;

·        1er septembre 2027 pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises) et les TPE (Très Petites Entreprises) (au lieu du 1er janvier 2026).

Si vous êtes freelance IT, vous avez donc jusqu’à 2027 pour vous mettre en conformité. Mais vous devrez être prêts à recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.

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