Offre d'emploi Office manager

L'Office Manager a pour mission d'assurer le bien-être et la sécurité du personnel de l'entreprise. Tout en garantissant la maintenance et l'entretien des infrastructures du site (bâtiments, équipements, matériel...) dans une optique d'optimisation des coûts, il met en place un environnement de travail en adéquation avec les besoins de ses collaborateurs.

Office management
(pour les 5 bureaux + bureau de coworking)

Prise en charge du standard / Distribution du courrier
Soutien administratif général : Rédiger, réviser les mémos et les présentations et effectuer d'autres tâches administratives en fonction des besoins pour soutenir la direction
Gestion des contrats et des intervenants extérieurs (prestataires, location, fournisseurs, assurances, etc) en liaison avec contacts locaux
Gestion des stocks et commande de fournitures,
Programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d'évacuation, alarmes incendie, formations incendie...)
Planifier et encadrer les interventions d'installation, d'aménagement, de maintenance et de surveillance.
Organiser et superviser les déménagements, les aménagements de bureaux ou d'espaces de travail ainsi que les différents événements au sein de l'entreprise.
Assurer le suivi de la maintenance et de l'entretien des locaux, suivre les travaux et participer à la négociation des contrats tout en respectant les réglementations en vigueur (nettoyage, courrier, reprographie, coursiers, accueil...).
Organisation d'événements aussi bien en interne qu'en externe

Gestion du parc automobile

Référent auprès des salariés et du prestataire de gestion de flotte automobile
information des changements : entrées, sorties de personnel, changement d'affectation
identification des besoins de décisions : contrats à anticiper / prolonger, etc
Gestion de(s) voiture(s) de pool
Gestion des contraventions
Assurance : Gestion des sinistres et dégradations, attestations...
Suivi des devis et suivi des réparations
Déplacements

Mise à jour des informations liés aux accès de tous nos bureaux et publication / communication dans nos outils internes
Mise à jour contrats et recommandations pour optimisation des coûts
Hôtels
Transports
SNCF Sensibilisation carte Liberté + contrat Pro
Avion 
Gestion des déplacements visiteurs VIP