Qu’est-ce-qui nous rend improductif ?

Je suis Caroline Loisel. Vous retrouverez désormais ma plume, une fois par semaine, sur votre blog préféré. Je suis freelance depuis 10 ans et je vais partager avec vous mes bons plans, mes billets d’humeur, mes questionnements, mes errements et mes convictions. Partant pour des discussions ? N’hésitez pas à commenter !

Deux des cinq obstacles à la productivité sont liés à des réunions inefficaces ou trop nombreuses ! Je ne m’attendais pas à ce que la ritournelle des réunions revienne encore en 2024 ! Allons plus loin dans l’étude : dans le top 5 des contextes nous rendant improductifs, sont pointés du doigt le manque d’accès à l’information et le sentiment de ne pas être inspiré.

Les 5 obstacles à la productivité

Source : Microsoft - Work Trend Index Annual Report – Mai 2023

Des entreprises exemplaires contre la réunionite aiguë : Tesla, Alan, Shopify

Néanmoins, certaines entreprises sont exemplaires - ou radicale - tout est question de point de vue 😀

Par exemple, regardons le choix d’Elon¹, oui Musk 😀

Il recommande le moins de réunions possibles. Il autorise aussi ses salariés à quitter une réunion s’ils estiment que leur présence est inutile.

Ailleurs, plus près, chez Alan, le néo-assureur français, les réunions ont été tout bonnement supprimées ! Je vous laisse consulter leur manifeste sur leur site : « au lieu de programmer une réunion pour résoudre un problème, on ouvre une issue sur Github » ². 

Aux USA, certaines organisations comme Shopify³ et Meta autorisent uniquement les réunions certains jours ou limitent le nombre de personnes pouvant être présentes aux réunions. Chez Meta, l’interdiction des réunions au moins 3 jours par semaine a augmenté la productivité de 73% !

Brainstormer à distance pour 58% des personnes est moins efficace.

Avec le télétravail, nous sommes aussi confrontés au choix d’une réunion à distance ou pas.

58% des personnes interrogées, dans cette étude Microsoft de mai 2023, déclarent que brainstormer à distance est plus compliqué. Bien sûr des outils existent (Klaxoon et consorts) mais rien ne remplace le contact humain, les échanges directs et l’énergie de la présence physique d’un brainstorming animé de façon bien vivante.

J’en profite pour partager deux questions clefs que chaque participant à une réunion devrait se poser avant de prendre la parole :

« En quoi ai-je besoin concrètement du groupe pour avancer sur mes sujets ? »

« Que dois-je dire à cette réunion qui a une valeur pour nous faire avancer collectivement ? »

Source : Illustration de Voutch

En fin de mission, demandez une réunion retour d’expérience avec votre client 😃

En tant que freelance, vous êtes aux manettes pour organiser des réunions pour vous assurer que le client est satisfait. Être dans un processus d’amélioration continue est gage de relations durables et de missions renouvelées.

 Quand le projet est terminé, cette matrice « l’étoile de la transformation » est un formidable outil pour dessiner les points forts et les points faibles de votre relation de travail avec votre client. Vous pouvez même déclencher une réunion au bout de quelques mois d’intervention.

C’est un excellent rituel pour re-signer une autre mission avec ledit client ou un autre car vous aurez laissé une très bonne impression en permettant aussi à votre client de faire le point et de grandir lui aussi dans une relation de travail.

Source : https://imfusio.com/fr/bibliotheque/etoile-de-la-transformation

¹ Source : https://www.presse-citron.net/elon-musk-avait-raison-1-reunion-sur-3-est-inutile/

² Source : https://alan.com/fr-fr/healthybusiness/media/a/no-meeting-policy

³ Source : https://www.latimes.com/business/story/2023-01-04/shopify-no-meetings

Si vous voulez aller plus loin dans cette étude internationale de Microsoft , vous retrouverez ici dans cet article une autre partie des résultats concernant la répartition des activités dans notre travail et comment mieux optimiser.

Caroline Loisel - Je suis solopreneure depuis 10 ans. J’ai commencé en formatrice en marketing digital puis j’ai évolué vers l’accompagnement au changement. J’interviens sur les relations au travail, les nouvelles façons de collaborer et la préservation de sa vitalité dans un monde bousculé.