Pourquoi sous-estime-t-on toujours le temps nécessaire pour réaliser un projet IT ?

En prenant en compte la définition du Project Management Institute (PMI) un projet est l’ensemble des activités à réaliser dans un délai imparti. Dans le domaine des IT, la réalisation d’un projet prend en compte l’exécution de multiples tâches qui concourent toutes à l’accomplissement d’un objectif final. Pour qu’un projet IT soit bien exécuté, il faut mettre à contribution un certain nombre de ressources. Cependant, une fois sur un projet IT, les professionnels ont tendance à sous-estimer le temps dont ils ont besoin pour le terminer dans les délais. Ils se fixent donc des délais qu’ils n’arrivent pas à respecter et se retrouvent dans des situations complexes. Qu’est-ce qui pourrait expliquer ce phénomène que l’on rencontre presque partout ?

Sous-estimer le temps d’un projet, un problème récurrent

Lorsqu’un projet se présente à un professionnel de l’IT, celui-ci peut avoir tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour sa réalisation. En effet, il a souvent tendance à surestimer ses compétences et sa capacité à mener à bien la tâche qui lui est confiée. L’exemple le plus simple pour expliquer cette réalité est que certains freelances par exemple se retrouvent en fin de mois à devoir travailler plus que nécessaire sur des tâches qu’ils auraient dû effectuer au cours du mois.

Ceci les pousse souvent à demander des délais supplémentaires afin de respecter les délais. Cependant, le fait de sous-estimer les délais pour des projets peut être préjudiciable pour une carrière, et en plus, vous pouvez perdre beaucoup de vos clients et des contrats.

L’illusion de la planification

L’illusion de la planification est la preuve que beaucoup de gens sous-estiment presque toujours le temps qui leur est nécessaire pour réaliser un projet. Lorsqu’ils mettent en place les différentes étapes d’exécution, ils ne prennent souvent en compte que le scénario idéal, celui dans lequel tout se passe exactement comme ils le souhaitent ? Ils ne se disent pas qu’il peut y avoir des imprévus. Le résultat est donc presque toujours le même : au moindre imprévu, le projet prend du retard, les délais ne sont pas respectés, il faut chercher des excuses pour se justifier, etc. 

Comment éviter l’illusion de la planification ?

Le plus étrange avec l’illusion de la planification, c’est le nombre de fois qu’elle peut se présenter. En effet, dans certains cas de figure, même après avoir vécu une expérience de retard dans l’exécution d’une activité, on n’en tire aucune leçon. Les mêmes situations se reproduisent donc encore et encore et les projets ont du mal à être réalisés dans les temps.

Pourtant, il faut nécessairement trouver des solutions pour sortir de ce cercle vicieux. La particularité de l’illusion de la planification est qu’elle ne touche pas que des individus travaillant seuls. Même lorsqu’une équipe est sur un projet informatique, il peut arriver que les différents collaborateurs ne prennent pas le temps d’étudier les délais. Ainsi, dès qu’il y a un imprévu, les retards s’accumulent automatiquement devenir difficiles à gérer. Si les machines sont conçues pour faire des analyses profondes et prévoir plusieurs éventualités, ce n’est pas le cas avec les êtres humains. En effet, lorsque ceux-ci sont en face d’un projet, ils se disent que tout ira pour le mieux et prennent uniquement en compte le meilleur des scénarios. Pourtant, nous savons bien que tout ne se passe pas toujours comme prévu.

Quelles sont les solutions envisageables ?

Premièrement, il sera nécessaire d’analyser le projet sous un nouvel angle, pas comme une personne qui y est impliquée, mais plutôt avec un regard extérieur. En effet, en gardant un point de vue interne, vous pouvez facilement vous éloigner des véritables enjeux et du temps dont vous avez effectivement besoin pour réaliser le projet IT. De cette manière, vous pouvez vous préparer sur plusieurs points et prendre également en compte le fait qu’il peut y avoir des difficultés, des imprévus et vous y préparer en conséquence.

Par ailleurs, se tromper une seule fois dans l’exécution d’un projet IT à bonne date n’est pas une raison pour baisser les bras et encore moins reprendre les mêmes erreurs. Comme mentionné plus haut, lorsqu’une solution radicale n’est pas trouvée pour l’illusion de la planification, elle va toujours se répéter. Pour éviter ce type de scénario, le chef de projet doit plutôt tirer des enseignements de ses échecs et éviter de reproduire les mêmes erreurs.

L’estimation des délais : comment ne pas se tromper ?

Il faut également rappeler que le non-respect des deadlines peut être dû à une mauvaise appréhension des projets IT. Au dernier moment, une situation peut se présenter, tout remettre en question et ralentir le processus d’exécution du projet. De plus, même si vous souhaitez tout planifier, il se peut que vous n’y arriviez pas à 100%. Après tout, la planification est loin d’être une science exacte. Pourtant, il est important de faire de son mieux afin de respecter les délais impartis. Par ailleurs, pour prévoir le délai nécessaire à la conduite de projet IT, il faut en plus prendre en compte le type de projet dont il s’agit. En fonction de la complexité, il peut également être difficile (mais judicieux) de faire une estimation des délais.

Sous-estimer le temps nécessaire à la réalisation d’un projet IT est donc un mal qui touche beaucoup de professionnels. Pour éviter dans ce piège qui pourrait vous faire perdre des contrats et des clients, vous devez prendre en compte plusieurs paramètres. Il faut d’abord prendre conscience du fait que cette situation se représentera tant que vous ne lui aurez pas trouvé de solution définitive. Il existe plusieurs astuces pour éviter de tomber dans l’illusion de la planification et les nombreux autres pièges qui vous empêchent de respecter les délais.

Quelles que soient les options choisies, vous ne devez jamais oublier de faire des prévisions. En effet, ce n’est pas parce qu’elles ne seront pas toujours exactes qu’elles ne vous serviront pas. La planification est essentielle, mais avoir essayé de vous protéger, vous ne devez surtout pas dépendre des prévisions que vous aurez faites.