Comment gérer ses contacts professionnels quand on est freelance ?

Gérer ses contacts clients ne consiste pas seulement à les noter dans son carnet d’adresses ! Quand on est indépendant, il s’agit d’un élément central de sa stratégie commerciale pour entretenir des relations durables avec ses clients et favoriser les opportunités de missions avec les prospects. Voici quelques conseils pour bien gérer ses contacts commerciaux.

Pourquoi est-il si important de bien gérer ses contacts clients ?

Cartes de visite, recommandations, contacts par mail et par téléphone, réseaux sociaux, etc., on peut vite se retrouver submergé par des contacts professionnels lorsqu’on est freelance. Des clients, des prospects, des partenaires, des fournisseurs, etc., autant de données qui nécessitent d’être bien gérées pour ne rater aucune opportunité professionnelle !

Une bonne gestion de ses contacts professionnels permet avant tout de gagner un temps précieux. Avec une bonne organisation, il devient alors plus facile et plus rapide d’établir un devis, d’envoyer un mail, de passer un coup de fil, d’envoyer une newsletter, etc. Cela permet aussi de renforcer ses relations en favorisant une communication à la fois régulière et personnalisée.

Comment gérer et mettre à jour son carnet d'adresses professionnel ?

Choisir le bon outil de gestion de contacts

Il existe de nombreux outils en ligne permettant de stocker, de gérer et d’accéder facilement à ses contacts professionnels.

Google Contacts, par exemple, bénéficie d’une interface intuitive. L’outil offre la possibilité de regrouper ses contacts par catégories et d'ajouter des libellés personnalisés.

Notion peut également servir à gérer ses contacts. La plateforme étant entièrement modulable, elle offre la possibilité de créer autant de bases de données qu’on souhaite et de les connecter entre elles.

Si vous utilisez plusieurs outils pour gérer vos contacts, par exemple Google Contacts et un logiciel de facturation, il vaut mieux interconnecter vos carnets d’adresses pour éviter d’avoir à saisir les informations plusieurs fois à la main. Il existe pour cela plusieurs outils d’automatisation de flux comme Zapier, Make ou IFTTT (If This Then That).

Mettre à jour ses contacts régulièrement

Noter ses contacts est une première étape. Mais une base de données n’est efficace que si elle est constamment mise à jour ! La mise à jour régulière de son carnet d'adresses professionnel est essentielle pour être sûr que les informations soient toujours d’actualité.

Prenez l'habitude d'actualiser les informations après chaque interaction avec un contact. Saisissez en ligne toutes les cartes de visite papier. Vérifiez la signature d’e-mail des expéditeurs. Notez le prénom, le nom, le téléphone et l’e-mail, mais aussi la société, la fonction, l’adresse postale, le site web, la civilité, etc.

Veiller à la sécurité et à la confidentialité

La protection des informations personnelles est aujourd’hui une préoccupation majeure. Il est donc impératif de choisir une plateforme de gestion de contacts qui adhère aux normes de sécurité et aux réglementations sur la protection des données, telles que le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en Europe. Cela permet de sécuriser les données mais également de renforcer la confiance avec vos relations professionnelles.

Bonne nouvelle : les règles concernant les contacts professionnels sont plus souples que pour les contacts de particuliers. Ainsi, si l’e-mail a la forme nom@societe.com ou si l’adresse est celle d’une société, vous êtes autorisé à les conserver et à les utiliser pendant six ans maximum pour gérer votre relation client (messages, devis, factures, relances).

Segmenter et ajouter des libellés

La segmentation de carnet d'adresses consiste à diviser ses contacts en groupes spécifiques basés sur certains critères, par exemple par statut commercial (prospects, clients anciens, clients actuels, partenaires ou fournisseurs), par taille de l’entreprise ou par région.

La segmentation des contacts offre plusieurs avantages :

Personnaliser sa communication en envoyant des messages ciblés et pertinents à chaque segment.
Trouver plus rapidement un contact et visualiser facilement les différentes catégories de relations professionnelles.
Mieux gérer ses priorités en concentrant ses efforts sur les segments les plus susceptibles d’accroître son activité.

Pour segmenter efficacement, il faut commencer par définir les critères les plus pertinents pour son activité. Il faut ensuite utiliser les fonctionnalités de libellés ou de groupes proposés par son outil de gestion de contacts.

Maximiser les opportunités avec un CRM

Un CRM (Customer Relationship Management) est un outil plus avancé qu’un simple outil de gestion de contacts. Il va également permettre de gérer l'ensemble de son processus de vente en suivant chaque étape du parcours client et identifier les opportunités de vente.

Généralement, les CRM offrent des fonctionnalités telles que :

Le suivi des interactions

Chaque échange avec ses contacts peut être enregistré pour offrir une expérience client personnalisée. Vous avez l’historique pour savoir quand vous avez envoyé un devis ou une relance.

L’analyse des données clients

Les CRM peuvent collecter une grande quantité de données sur les clients, allant des informations démographiques aux historiques d'achat, en passant par les préférences et les comportements. Les données collectées peuvent permettre de mieux comprendre les besoins et les préférences de ses clients.

L’automatisation des tâches

Les tâches répétitives comme l'envoi de mails de suivi peuvent être faites automatiquement. Par exemple, un freelance peut configurer son CRM pour envoyer automatiquement un e-mail de remerciement, suivi quelques jours plus tard par un e-mail demandant une évaluation du service. Cette automatisation garantit que chaque contact reçoit des communications pertinentes sans avoir à gérer chaque e-mail individuellement.

La gestion efficace de son carnet d'adresses professionnel est une véritable compétence ! En adoptant les bonnes pratiques et les bons outils, il est possible de gagner du temps mais également de renforcer ses relations avec ses clients et partenaires.

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