6 solutions de digital workplace pour mieux travailler

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Publié le 1 septembre 2023

Depuis quelques années, plusieurs solutions de digital workplaces efficaces et simples d'utilisation ont vu le jour. Ces services en ligne visent à améliorer l’expérience et la productivité des salariés. Dans cet article, Free-Work va explorer 6 solutions qui pourraient vous être fortement utiles.

Digital workplace : qu’est-ce-que c’est ?

Les solutions de digital workplaces ou digital workspaces sont des espaces de travail numériques partagés. Elles font partie d’un ensemble plus vaste appelé worktech. Elles remplacent les bons vieux Intranets d’antan.

La worktech est un ensemble d’outils digitaux mis à disposition des collaborateurs afin d’améliorer leur productivité et les aider à mieux travailler, mais pas que !

Parmi les solutions de la worktech, on peut trouver par exemple des outils de communication comme Slack ou des solutions qui améliorent le quotidien des salariés telle que Swile. La carte Swile permet en effet de dématérialiser les titres-restaurants, les bons cadeaux que les entreprises veulent offrir à leurs employés, les réservations d’avion, de train ou d’hôtels sans frais à avancer, etc.

Les enjeux de la worktech

Ces outils de la worktech répondent à plusieurs évolutions majeures du monde du travail depuis la période du Covid :

● développement du télétravail,

● hausse du flex-office (absence de bureau attitré),

● diminution forte des réunions en présentiel avec les clients, fournisseurs ou partenaires pour diminuer l’impact des déplacements (temps, budget, empreinte carbone).

Les risques de la worktech

Le déploiement des outils worktech peut poser des problèmes. Les managers doivent anticiper certains risques :

● multiplier les outils,

● ne pas former les équipes à l’utilisation, ne pas les accompagner dans le changement d’outils ;

● se contenter des outils digitaux et oublier de provoquer des rencontres dans le réel.

Digital Workplace : définition

La digital workplace constitue un ENT (Environnement Numérique de Travail) qui intègre différents outils :

● des outils sociaux et collaboratifs,

● des applications de communication et de messagerie,

● des solutions de visioconférence,

● des espaces cloud de stockage,

● des outils de gestion de projet,

● des systèmes de gestion des connaissances,

● des outils de partage et de collaboration sur les documents,

● etc.

Les utilisateurs y accèdent via un site web, une application mobile ou une application desktop pour ordinateur. Certaines solutions sont modulables. D’autres non. Elles sont toutes accessibles en full web via n’importe quel navigateur internet.

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6 solutions de digital workplace

Free-work a exploré pour vous 6 outils différents, parmi les plus utilisés dans les entreprises, classés par ordre alphabétique.

🗯 Exo Platform

Exo Platform est une plate-forme collaborative française, open source, hébergée dans un cloud souverain et sécurisée. Elle propose l’accès à des outils de communication, de collaboration, de productivité et de connaissance.

Si vous travaillez sur des données sensibles, c’est la solution à privilégier. Le ministère des Armées est client d’Exo. Son prix est intéressant puisqu’il est seulement de 5 € par utilisateur et par mois.

🗯 Google Workspace Business

Google Workspace Business fait partie des workplaces les plus connues. Elle permet d’avoir accès à une suite d’outils de travail partagés.

● Gmail : pour se créer une adresse e-mail professionnelle personnalisée et utiliser une messagerie sécurisée ;

● Google Drive : un espace de stockage de 2 To par utilisateur pour partager des documents avec son équipe et travailler sur le même document en même temps.

● Google Agenda : pour partager les agendas de l’équipe ;

● Google Meet : pour réaliser des visioconférences pouvant rassembler jusqu’à 150 participants.

● etc.

Le prix est accessible pour les TPE (Très Petites Entreprises) et PME (Petites et Moyennes Entreprises) : 11,50 € par utilisateur et par mois.

🗯 Happeo

Happeo connecte les personnes d’une même organisation avec les outils et les connaissances dont ils ont besoin pour réaliser au mieux leur travail. Vous pouvez y créer des pages internes, des canaux de communication comme sur Slack et un fil d’actualités. Il s’intègre à d’autres solutions comme celles de Google.

Les tarifs sont communiqués sur devis. Ils ne sont pas affichés sur leur site.

🗯 Intranet Inside

Intranet Inside est une solution intuitive, simple d’utilisation et modulable, qui valorise tous les types de contenu. Vous pouvez créer votre digital workplace sur mesure avec uniquement les applications dont vous avez besoin :

● Base de documents

● Calendrier partagé

● Portail d’actualités

● Espaces de discussion

● Bibliothèque de ressources

● Modules collaboratifs (groupe projet, workflow)

● Etc.

Intranet Inside s’adapte à vos besoins avec plus de 40 modules au choix. Tarifs à partir de 890 € HT par mois.

🗯 Jalios Workplace

Jalios est une solution de communication et de collaboration unifiée. Elle se positionne comme un intranet social et collaboratif. Vous pouvez y connecter vos outils habituels (Google, Microsoft 365, etc.) pour mieux les utiliser. Jalios revendique 2 millions d’utilisateurs.

Vous pouvez tester gratuitement Jalios pendant 30 jours. Les tarifs ne sont pas indiqués sur leur site web.

🗯 Talkspirit

Notre solution préférée, Talkspirit, est une solution française de digital workspace orientée communication. C’est une solution très complète tout-en-un qui combine à la fois des fonctionnalités de gestion de projet, de communication et de stockage :

● des groupes de communication par projet ;

● un chat qui permet de discuter en temps réel à deux ou plusieurs ;

● un outil de visioconférence ;

● une bibliothèque avec toutes les ressources communes utiles aux collaborateurs ;

● un espace de stockage de 1 To qui permet de créer, modifier et collaborer avec d’autres personnes sur tous types de documents ;

● un agenda partagé ;

● un outil de gestion de projet avec une planification des tâches individuelles et par projet ;

● des workflows (circuits de validation).

Il existe une application mobile et desktop. Le plan standard est seulement à 9 € HT par mois et par utilisateur.

Et vous, quelle digital workplace utilisez-vous pour travailler en équipe ?

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