Frais professionnel-> Business Flat

Sarah Farah a écrit : Bonjour a tous,

Je passes 11 nuits par mois a Bruxelles.
Les hotels sont de plus en plus cher.
A l hotel les 11 nuits me reviennent a 1100 euros minimum et un apart a 600 Euros par mois,

Je voudrais prendre donc un apart qu un particulier va me louer.

Est-ce que je pourrais le deduire des frais professionnels? Sachant que je vais payer le particulier depuis le compte de mon EURL/SARL.
Est-ce que c est possible?
Que deverais-je demander au particulier comme justificatif?

Merci d avance pour vos retour!

Bien cordialement

Sarah

Oui. Demander quittance de loyer ou facture.
Vous avez déjà posé cette question il y a moins de 3 mois
3w.https://www.free-work.com/fr/tech-it/forum/t/13116-frais-de-business-flat-quand-on-est-a-l-etranger

Le sujet a déjà été abordé et traité en profondeur, merci d'utiliser la fonction recherche.

amicalement
findus

Bonjour,

Ce n est pas la même question que celle posée sur :
(www.https://www.free-work.com/fr/tech-it/forum/t/13116-frais-de-business-flat-quand-on-est-a-l-etranger)

La question posée il y a 3 mois parle de business flat (Aprt Hotel) avec un numero de TVA=> comme un hotel mais qui a des appartements meublés en location.
= > Reponse etait claire c est deductible

Je veux demenager du Business Flat que je trouve de mauvaise qualité, et prendre une location non meublé de meilleur qualité car mon projet est prolongé (cela me couterait moins cher que le business flat)
= > Dans ce cas c est le particulier (pas de num TVA) qui va faire une quittance, ce qui est different du Business Flat (Le proprietaire Apart Hotel a un numero de TVA!)
A noter que le particulier n a pas de numero de TVA
C est pour cela je pose la question si c est deductible si c est un particlier sans numero de TVA qui fait la facture...

Merci pour votre comprehesion.

Bien cordialement

Sarah

Sarah Farah a écrit : Bonjour,

Ce n est pas la même question que celle posée sur :
(www.https://www.free-work.com/fr/tech-it/forum/t/13116-frais-de-business-flat-quand-on-est-a-l-etranger)

Merci pour votre comprehesion.

Bien cordialement

Sarah

C'est exactement la même question : est-il légitime de faire prendre en charge par votre société des frais d'hébergement dans le cadre d'une mission à l'étranger. La réponse est oui.

Ce ne sera pas forcément comptabilisé de la même façon mais le principe est le même.

Plus que la réponse proprement dite, il est important pour toute de question de ce type de comprendre le principe afin d'être capable de l'appliquer à des situations similaires.

Bonjour

Etant dans le même pays en mission quelques jours par mois, je peux vous répondre.

D'une le propriétaire en question ne vous établira jamais de bail au nom de votre société.
En belgique les revenus locatifs ne sont pas taxables si on loue le bien à un particulier.
Par contre la location à un pro est fortement taxé.

Je n'ai pas trouvé encore de solution. je fais donc un mix entre nuits d'hotels et A/R journalier.

Ce que je ne comprends pas c'est que je peux passer en frais 10 nuits d'hotels sans problème d’après mon EC.
Par contre passer un loyer à mon nom qui me couterai moins cher n'est pas possible...
Il faut passer au maximum d'apres lui 23 % en quote part du loyer si le bail est en nom propre...

C'est illogique pour moi ...

Si vous avez une réponse pour moi ...

Car je n'en peux plus de me lever à 4 ou 5 h et prendre la route pour eviter les bouchons bruxellois c'est l'horreur
et rentrer à plus de 20h pour eviter les bouchons du soir...

shrek a écrit : Je n'ai pas trouvé encore de solution. je fais donc un mix entre nuits d'hotels et A/R journalier.
[...]
Si vous avez une réponse pour moi ...

Car je n'en peux plus de me lever à 4 ou 5 h et prendre la route pour eviter les bouchons bruxellois c'est l'horreur
et rentrer à plus de 20h pour eviter les bouchons du soir...

C'est absurde ! Le fait de ne pas pouvoir passer le loyer en frais professionnels ne vous interdit pas pour autant de louer un appartement !!

Un peu plus compliqué que cela.
Si je loue en nom propre, je serai considéré comme résidant belge et donc imposable, car je pense que je peux passer le cap des 183 jours à travailler ici.

Mais aucun bailleur privé ne veut louer un appartement à une société de droit français.

Il est vrai que je peux me permettre de louer un appartement, mais ce que je voulais soulever est le fait que si on habite à l'hotel ou dans un business flat, on peut considerer cela à 100 % en charge.
Cependant en louant un appartement, la base maxi est de 27 %.
Ce qui fait une différence énorme .

shrek a écrit : Un peu plus compliqué que cela.
Si je loue en nom propre, je serai considéré comme résidant belge et donc imposable, car je pense que je peux passer le cap des 183 jours à travailler ici.

Vous êtes français ? Votre résidence principale est en France ? Votre société est française ? Votre famille vit en France ?
Vous êtes donc résident fiscal en France.

shrek a écrit : Il est vrai que je peux me permettre de louer un appartement, mais ce que je voulais soulever est le fait que si on habite à l'hotel ou dans un business flat, on peut considerer cela à 100 % en charge.
Cependant en louant un appartement, la base maxi est de 27 %.
Ce qui fait une différence énorme .

Je ne sais pas d'où vous sortez cette base. Que vous habitiez à l'hotel, dans un business flat, un appartement ou une tente sur la grand place, les questions à se poser sont toujours les mêmes :
- vos frais d'hébergement sont-ils spécifiquement liés à votre activité professionnelle ? OUI
- vos frais d'hébergement sont-ils raisonnables ? OUI (si vous pouvez passer 1000€ de note d'hotel, vous pouvez a fortiori passer 600€ de loyer)

Donc, location d'appart en nom propre + note de frais du montant du loyer (si vous tenez à être précis, comptez 5/7ème du loyer pour décompter les week ends)

kzg a écrit : Vous êtes français ? Votre résidence principale est en France ? Votre société est française ? Votre famille vit en France ?
Vous êtes donc résident fiscal en France.

Oui en théorie.
Mais en pratique, s'inscrire à la commune en Belgique en tant que résident étranger, déclenche une série de contrôle du fisc belge.
Il me semble que l'on ne peut pas y séjourner plus de 180 jours / an.

kzg a écrit : Je ne sais pas d'où vous sortez cette base. Que vous habitiez à l'hotel, dans un business flat, un appartement ou une tente sur la grand place, les questions à se poser sont toujours les mêmes :
- vos frais d'hébergement sont-ils spécifiquement liés à votre activité professionnelle ? OUI
- vos frais d'hébergement sont-ils raisonnables ? OUI (si vous pouvez passer 1000€ de note d'hotel, vous pouvez a fortiori passer 600€ de loyer)

Donc, location d'appart en nom propre + note de frais du montant du loyer (si vous tenez à être précis, comptez 5/7ème du loyer pour décompter les week ends)

Mon EC.
En me relisant j'ai oublié de préciser que si je prends un appartement ici, ce serait un deux chambre.
Mon épouse étant instit, lors des vacances scolaires, elle y viendrait avec mon fils.
Est ce que ca serait ce paramètre la qui peux entrer en compte ?
Car d'après lui et avoir lu les prérogatives sur le site de l'urssaf il me semble, on ne peut passer que 27 % au maximum si le bail est en nom propre ?

Comme le disait Sarah Farah, une nuit d'hotel/flat coute entre 80 et 250 € selon les périodes.
Un appartement 2 chambres c'est 1000 € a peu près.
Je ne vois pas en quoi cela diffère au niveau des sommes.

shrek a écrit :

kzg a écrit : Vous êtes français ? Votre résidence principale est en France ? Votre société est française ? Votre famille vit en France ?
Vous êtes donc résident fiscal en France.

Oui en théorie.
Mais en pratique, s'inscrire à la commune en Belgique en tant que résident étranger, déclenche une série de contrôle du fisc belge.
Il me semble que l'on ne peut pas y séjourner plus de 180 jours / an.

C'est le contraire : en théorie, s'inscrire à la commune en tant que résident étranger déclenche des contrôles etc. En pratique, ... Et même si vous étiez contrôlé, vos principaux centres d'intérêt économiques (résidence principale, famille) étant en France, vous êtes et vous restez résident fiscal français. Cette règle des 180j/an n'est pas à prendre au pied de la lettre.

shrek a écrit : En me relisant j'ai oublié de préciser que si je prends un appartement ici, ce serait un deux chambre.
Mon épouse étant instit, lors des vacances scolaires, elle y viendrait avec mon fils.
Est ce que ca serait ce paramètre la qui peux entrer en compte ?

A votre avis ?
Ce n'est quand même pas compliqué : votre société peut légitimement prendre en charge tous vos frais dans la mesure où ils sont (i) liés à votre activité professionnel et (ii) justifiés et justifiables dans leur montant et leur nature.

Vous effectuez une mission à Bxl, vous devez donc prendre un hébergement sur place. Vos frais d'hébergement sont donc bien liés à votre activité professionnel. Ok.

Reste à pouvoir les justifier : soit en présentant une note d'hôtel (chambre 'normale' pour 1 personne), soit une quittance de loyer (appartement 'normal' pour 1 personne).

Vous pouvez tout à fait choisir de prendre une chambre d'hotel grand luxe ou un appartement pour toute votre famille, mais dans ce cas le coût total ne pourra pas passer en frais car non justifié professionnellement : dans ce cas vous passerez en frais une quote-part raisonnable de vos frais.

Exemple : si vous prenez un appartement à 1000€ parce que votre famille va vous visiter (usage perso) alors que tout seul vous auriez pris un appart à 600€, vous passerez 600 € en frais, en fixant à 60% la part d'usage pro de cet appart et 40% d'usage perso.

Cela vous semble-t-il plus logique ?

Oui je suis au courant pour les 180 jours.
C'est pour cela que je n’excède jamais 15 jours de mission


Je comprends bien alors la quote part à prendre en considération.

Appart seul 600 €.
Appart familiale 1000 €.

Mais si appart familiale mon comptable ne veut excéder 27 % et donc 270 €.
Qui est bien loin des 600 € de l'appart seul.
C'est ce fait que je trouve "illogique".

shrek a écrit : Je comprends bien alors la quote part à prendre en considération.

Appart seul 600 €.
Appart familiale 1000 €.

Mais si appart familiale mon comptable ne veut excéder 27 % et donc 270 €.
Qui est bien loin des 600 € de l'appart seul.
C'est ce fait que je trouve "illogique".

Dans ce cas l'explication de ces '27%' c'est à votre comptable qu'il faut la demander. Ou alors changer de comptable.

Merci pour toute ces précisions.

Je viens de lui envoyé un mail.

Vous tiens au courant pour ceux que cela interesse.

J'ai eu une réponse de mon EC.

Si je prends un appartement de plus d'une chambre, alors l'urssaf peut considerer cela comme un appartement "familiale".
Pour ne pas être en faux, souvent et c'est dans leur texte, une quote part de 27 % maximum peut être appliqué.
Car la surface pro ne depassant pas souvent ces fameux 27 %.
Ensuite il m'a dit que si je souhaitait passer une quote part plus importante, je le pouvais mais qu'il se déchargeait de toute responsabilité en cas de contrôle.


Vos avis ? As il raison ?

shrek a écrit : J'ai eu une réponse de mon EC.

Si je prends un appartement de plus d'une chambre, alors l'urssaf peut considerer cela comme un appartement "familiale".
Pour ne pas être en faux, souvent et c'est dans leur texte, une quote part de 27 % maximum peut être appliqué.
Car la surface pro ne depassant pas souvent ces fameux 27 %.
Ensuite il m'a dit que si je souhaitait passer une quote part plus importante, je le pouvais mais qu'il se déchargeait de toute responsabilité en cas de contrôle.


Vos avis ? As il raison ?

Ca je pense que c'est le ratio qui s'applique lorsque vous choisissez de domicilier votre société chez vous. Le siège social peut raisonnablement se voir attribuer 20 ou 30% de la surface habitable, et l'eurl paye sa quote part de loyer.

Ici, c'est autre chose : à titre professionnel, vous avez des frais d'hébergement à l'étranger dans le cadre d'une mission. Il est légitime de passer ces frais d'hébergement en frais professionnels, en appliquant éventuellement un ratio sur le loyer total dans le cas où vous utilisez en partie ce lieu d'hébergement à titre personnel.

Merci.

Je vais alors serieusement réflechir alors.
Mais dans ma tête, je suis partant pour prendre comme je le souhaitais une location de type familiale, et de passer en frais l'équivalent d'un loyer d'une location pour une personne, en me basant sur le prix du marché dans le quartier dans lequel ma mission se trouve.

en cas de controle si vous passez le logement en frais il est sans doute possible de démontrer au controleur que vous avez fait des économies en procédant ainsi, et démontrer également que votre femme et enfants sont restés en France pendant la durée de votre mission... je ne sais pas, je propose... le mieux je trouve dans votre cas c'est de contacter l'URSSAF, de prendre RDV avec eux, de leur exposer votre situation, et de leur demander directement leur avis + leur demander un papier comme quoi ils vous autorisent (ou pas) à passer ce loyer en frais et à quelle hauteur.

Ces gens sont à l'écoute, et ils sont fait aussi pour nous aider, de pas négliger cette approche, car le forum ça reste un forum... et les comptables ne sont pas non plus toujours à jour (même notre Dieu HMG)

Ah tiens oui j'aimerai bien avoir un avis de HMG -:) 🤣

est ce que vous avez fait l'effort de contacter l'URSSAF comme je vous ai indiqué ?

Non pas encore.
Je suis encore en belgique.

Lundi mardi je suis en France donc je le ferai à ce moment la et vous tiendrai au courant.

merci pour la communauté 😉

C'est normal -)

Bon je suis quand même pas franc d'appeler l'urssaf 🤣

Je fais ca mardi matin sinon, je ne suis pas en clientèle.

Pour en revenir au sujet.
J'ai eu l'urssaf au téléphone et il n'a pas su me répondre.
J'ai du envoyer un mail via leur espace de contact du site.

J'attends toujours la réponse.

désolant 😲