Mission freelance Mission Optimisation Sharepoint Excel

Skilwise recherche un consulant pour optimiser Sharepoint et Excel dans le cadre d'une intervention chez l'un de ses clients.

Contexte :

Notre client a parmi ses missions la planification des ressources dans plusieurs centre. Ce travail de planification s’appuie sur un outil de planification élaboré en interne sous Excel depuis début 2023.

Cet outil fonctionnait normalement jusqu’à fin d'année dernière mais ils rencontrent depuis des dysfonctionnements majeurs qu'ils ne parviennent pas à résoudre, et qui peuvent compromettre les exercices de planification.

Description de l’outil :

• Chaque division dispose de cet outil (appelé matrice de planification). Ce fichier est la pierre angulaire de la planification des ressources, il permet aux responsables d’élaborer la planification des ressources sur l’année, dé gérer les détachements ou encore de calculer la capacité de production. Il sert également à construire les préconisations hebdomadaires réalisées chaque semaine à destination du réseau sur la planification des ressources à court termes.

• Chaque fichier de division est alimenté par des données d’entrées (importées via Power Query) et des saisies manuelles : données de compteurs, activité, données des centres, productivité...

• Chaque fichier de division alimente en sortie (exportées via Power Query) les fichiers de préconisations hebdomadaires et les matrices consolidées des pôles

• Les fichiers sont partagés sous Teams au niveau des divisions, possiblement jusqu’à une trentaine d’utilisateur qui ont accès, mais rarement plus de 10 simultanément.

• Le poids de la matrice est de l’ordre de 30 Mo

• La fréquence d’utilisation est quasi quotidienne

Dysfonctionnement constaté :

• Le fonctionnement en mode collaboratif des matrices n’est plus opérant

• Les problèmes de synchronisation sont multiples et semblent aléatoires : les modifications faites par les uns ne sont plus visibles par tout le monde, de nombreux travaux sont perdus

• Il est dorénavant impossible d’ouvrir certaines matrices via le navigateur web (ce qui permettait auparavant de parer aux coupures de synchro observées)

Besoin :

• En urgence, quelques journées de prestation – expert d’optimisation du sharepoint commun (Excel/Teams)

• Audit du fonctionnement du sharepoint et plus particulièrement du disfonctionnement entre Teams et Excel

• Résolution des dysfonctionnements

• Préconisations pour améliorer l’architecture de l’outil et pérenniser son bon fonctionnement