Archivage à valeur probante, fausse bonne idée?
travailleur-gratuit
Bonjour,
Je vois de plus en plus de services de gestion de compta et notes de frais proposer la fonction archivage à valeur probante. Certes c'est un vrai gain de temps et d'espace, mais je me demande si ce n'est finalement pas une forme de vendor lock-in qui empêcherait de changer de service en cas de besoin?
Que se passe-t-il si je décide par exemple de changer mon outil de compta après 2 an d'usage? Est-ce que je continue à avoir accès gratuitement (ou pas) aux documents archivés? Ou alors j'aurai la possibilité de tout exporter mais dans ce cas je perds la valeur probante? Y-a-t-il une obligation légale de fournir un accès pendant toute la durée de conservation des documents?
J'aimerai avoir vos avis et retours d’expériences sur ce sujet
Merci d'avance
- Utilisateur supprimé
Hello,
j'ai l'énorme chance d'avoir bossé dans une boite spécialisée sur ce sujet. J'ai en ma possession le texte des normes NF Z42-013.
1/ vendor lock in sur le fournisseur de solution d'archivage : non, ce n'est pas le cas. Dans cette norme, la réversibilité est obligatoire :
Exigence : Les conditions de la réversibilité sont décrites contractuellement.
Recommandation : Il est recommandé de mettre en oeuvre le principe de réversibilité by design, de manière à rendre possible une exploitation des contenus indépendamment du système qui les exploite.
Il est à noter que le deuxième point est uniquement une recommandation. Donc, le fournisseur de la solution peut ne pas obtempérer, et c'est bien dommage.
2/ changer d'outil de compta. Là, tu as un vrai problème parce que 100% des outils de compta prennent les outils d'archivage en marque blanche. Dans l'immense majorité des cas, le fournisseur de logiciel de compta utilise la solution d'archivage en "boite noire" : Il n'a pas accès à ce qui se passe à l'intérieur. Donc, il peut raconter ce qu'il veut, ça va forcément être galère.
La fameuse norme impose qu'il n'y ait aucune rupture sur la traçabilité, même pendant la réversibilité. Donc, quand on s'appelle Total Energie ou Cr3dit Agricole, il n'y a pas de problème pour injecter 300k pour faire la migration de son coffre d'archives à valeur probatoire. Te concernant, je suis moins sûr.
En passant :
Valeur probatoire : c'est lorsque ton outil est capable de constituer une preuve.
Valeur probante : c'est lorsque tu produis un document devant une juridiction et qu'il sert de preuve juridique.
3/ Accès gratuit : Ah Ah Ah AHhahhhahhh 😁🤣. Hemm. Bon, franche rigolade. NON. 🥺
En fait, ce maintien dans l'état d'archive a un cout assez élevé : Chaine de certification, scellement, horodatage des mouvements, etc... Donc, l'opération économique qui te permettrait de garder une archive à valeur probatoire pendant 10 ans ne peut pas être neutre.
En conclusion : L'archivage à valeur probatoire est assez peu mature. Il y a une norme par pays. Donc, chaque éditeur de GED va trouver des partenariats dans les 180 pays du globe pour qu'un partenaire local lui fasse son archivage. Imagine SAP avec ses 180 partenaires locaux.... le bronx intégral.
De plus, dans la majorité des cas, la notion de "coffre-fort" suffit à beaucoup d'usages. En l'occurrence, la plupart des boites utilisent des "coffres forts" pour vous stocker vos fiches de paie. La norme liée au coffre-fort (NF Z42-020) est largement plus permissive que celle liée à l'archivage à valeur probatoire (NF Z42-013). Il en résulte des couts et des contraintes infiniment plus bas.
Le mec qui a pondu que les pièces comptables devaient être gérées à la sauce NF Z42-013 ne vous a pas rendu service. 😔
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Droopyann
Nombre de posts : 3730Nombre de likes : 1864Inscrit : 21 mai 2018En synthèse, je garde mes factures papiers dans un classeur, et je fais une copie sur mon logiciel compta 😆
-- Yann EURL IS depuis 2019Contacter en MP travailleur-gratuit
Nombre de posts : 52Nombre de likes : 19Inscrit : 24 septembre 2022Merci @DevAndOps pour la réponse détaillée.
C'est bien ce que je craignait.
Mais du coup comment ça se passe concrètement si on veut changer d'outil de compta qui intègre en marque blanche une solution d'archivage? Il doit bien y avoir des personnes qui ont été confronté à ce cas. Comment ça se gère?
Si je veux rester serein il vaut mieux archiver les documents chez moi en version papier?
Peut être qu'utiliser directement un service d'archivage (plutôt que indirectement via un outil de compta par exemple) permet d'avoir plus de contrôle et moins de dépendance aux autres services. J'ai fait une recherche pour des services d'archivage en SaaS mais rien trouvé d'intéressant.
Utilisateur suppriméMais du coup comment ça se passe concrètement si on veut changer d'outil de compta qui intègre en marque blanche une solution d'archivage? Il doit bien y avoir des personnes qui ont été confronté à ce cas. Comment ça se gère?
Justement, c'est pour cela que je parle de manque de maturité de la solution. Lorsque tu as une problématique mondiale avec des acteurs mondiaux, il n'y a pas de problème. Le passage d'un outil (.odt) à un autre outil (.docx) est plutôt bien géré. Malheureusement, dans ce domaine d'activité avec des acteurs de niche et normes locales, c'est beaucoup plus difficile.
Si je veux rester serein il vaut mieux archiver les documents chez moi en version papier?
Oui et non, parce que tu peux probablement trouver des solutions de coffre-fort qui peuvent constituer un faisceau de preuves, bla, bla.
La loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique permet désormais de présenter des "preuves" numériques aux tribunaux. Deux cas :
ben, tu as un vieil e-mail que tu déterres d'une conversation: Il faudra alors te battre pour ce cela constitue une preuve.
tu as une archive à la norme NF Z42-013 : tout le monde ferme sa bouche et obtempère.
Moi, j'aime bien l'idée du coffre-fort. Ca permet de sécuriser des éléments sans recourir à une usine à gaz.
Peut être qu'utiliser directement un service d'archivage (plutôt que indirectement via un outil de compta par exemple) permet d'avoir plus de contrôle et moins de dépendance aux autres services. J'ai fait une recherche pour des services d'archivage en SaaS mais rien trouvé d'intéressant
Les systèmes de preuves sont à peu près similaires entre "la signature électronique" et "l'archive numérique". La signature électronique coûte entre 2 et 10 euros par signature. Donc, pour archiver documents par document, les tarifs devraient être similaires.
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Lorsque je travaille dans des ETI, je leur glisse dans l'oreille qu'il peuvent recourir à de l'archivage NF Z42-013 pour de la compta ou pour un ERP, mais que, in fine, ça constitue une dette importante pour les opérations futures.
Je suis un peu comme toi, j'aime bien l'idée de :
maitriser sa GED (GED indépendante de tout le reste et des pointeurs qui pointent vers les documents depuis les progiciels).
maitriser son archivage (Archivage à ta main, dont tu as le plein contrôle).
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Yohann.H
Nombre de posts : 266Nombre de likes : 89Inscrit : 28 février 2019Bonjour,
A voir si c'est lié, mais prenez en compte la loi finance de 2020 qui prévoit un archivage des factures démats (gratuit via la plateforme nationale).
2025/2026 pour les TPM / PME mais dès 2024 vous pourrez exigé une facture démat et utiliser la plateforme
Conseiller en investissement financier (CIF) Pour plus de détails : https://strathd.frUtilisateur suppriméOui, je pense que c'est un élément qui vient en complément d'un archivage à valeur probatoire (Similaire au Portail Chorus Pro pour la sphère publique). Mais cet archivage ne concernera que les factures. Il y a bien d'autres pièces à archiver.
Contacter en MP Yohann.H
Nombre de posts : 266Nombre de likes : 89Inscrit : 28 février 2019La PPF permettra de stocker bcp plus que des factures, mais seule la facture avec TVA (achat ET vente) devra passer par un e-reporting.
Pour nous, c'était aussi les commandes, des DESADV etc
Conseiller en investissement financier (CIF) Pour plus de détails : https://strathd.frUtilisateur suppriméOui, oui, pas de soucis, on peut stocker d'autres choses. Mais ce qui compte dans la notion de preuve, c'est la traçabilité, la non modification, etc....
Ces portails ne sont ni certifiés NF Z42-013 (archives), ni NF Z42-020 (coffre-fort), donc, on se retrouve avec des éléments de preuve, mais pas un document directement considéré comme probatoire.
Sur les factures, tu as de la journalisation (c'est à dire du log). Qu'en est-il pour ces documents secondaires, stockés volontairement ?
