Note de frais taxi

Bonjour,

Les remplir tout de suite pour éviter d’oublier le trajet concerné.

Merci Hmg,

Cela arrive assez fréquemment. Je sais désormais que je peux remplir à la place du chauffeur.

Une dernière question un peu plus large relative aux notes de frais, je note en règle générale les informations du type: Client visité, Société visité, motif du déplacement, au sein d'un tableau excel pour répertorier les notes de frais.

Est ce obligatoire de saisir au dos de la note de frais ce type d'informations? ou ce mode de fonctionnement peut il aussi convenir?

Merci.

Bonjour,

Ce qu'il faut c'est avoir l'info.

Le noter sur la note permet de le mettre tout de suite. Un tableau excel est rempli ultérieurement.

Il doit être possible maintenant avec les applications smartphones de notes de frais de photographier une note et de mettre quelques infos sur elle.

Entendu c'est juste donc par précaution de' non oubli' que pour une raison légale.

La distinction n'était pas évidente et l'on lit souvent la notion "d'apposer au dos" mais aucune alternative.

Le tableau excel est consultable directement depuis mon smartphone donc pratique.

On peut donc dire qu'il faut l'information peu importe le support?

Bonjour,

Il y a une autre idée à prendre en compte. L’agenda Excel est modifiable. Cela aura moins de force probante que l’avoir marqué sur le justificatif.

Et nous voilà au point de départ...

Comment s'en sortir? :)

N'y a t-il rien de précis sur ne serait ce que la façon d'apposer un commentaire à une note de frais?

J'en profite alors pour vous demander au dos de ces notes de frais qu'est-il le plus recommandé:
- Note taxi
- Facture billet d'avion/train/bus
- Facture Hôtel
- Note de frais repas: Nom et société des convives

Merci.

Maintenant que j'y pense les tableaux excel sont ensuite envoyé par mail pour comptabilité donc en soit la pj du mail est figée et non modifiable.

Cela peut résoudre le problème?

Bonjour,

Si vous gardez le mail, oui. Cela prouve que le tableau n’a pas été modifié spécialement.

Une autre solution (simple et qui évite les fausses manip de fichiers Excel) : imprimez la note de frais en pdf une fois totalisée.

Merci Hmg,

je pense que je suis un peu trop pointilleux.

Pour ce qui est des éléments à renseigner au dos?
- Note taxi: Le nom de la société suffit il? (je rencontre beaucoup de personnes sur place, mettre les noms semble difficile)
- Facture billet d'avion/train/bus: Le nom de la société suffit il?
- Facture Hôtel : Le nom de la société suffit il?
- Note de frais repas: Nom et société des convives

Je précise que tous mes déplacements sont dans le cadre d'une mission.

Bonjour,

Plutôt que d’ecrire le nom de votre société, commandez un mini tampon (avec nom et siren par exemple) sur vistaprint ou autre et vous n’aurez qu’a tamponner au dos.

Vous pouvez avoir une référence de mission et la noter (exemple : A01 pour le premier client et premier contrat).

De cette manière, vous ne passez pas des heures à écrire.

Bonjour Hmg,

Attention, il ne s'agit pas ici du nom de ma société mais de la société du rendez vous.

Exemple je prends un billet d'avion pour me rendre dans les locaux d'une société pour faire un audit. Au dos de la facture du billet, que dois je insérer?

Merci

Je me permets de rajouter que souvent les factures et billets sont dématérialisés. Par conséquent noter des éléments sur ces pdf est chronophage.

En attendant votre solution :)

Merci

Bonjour,

Tout n’est pas simplifié par les nouvelles technologies.

Gufra a écrit : Bonjour Hmg,

Attention, il ne s'agit pas ici du nom de ma société mais de la société du rendez vous.

Exemple je prends un billet d'avion pour me rendre dans les locaux d'une société pour faire un audit. Au dos de la facture du billet, que dois je insérer?

Merci

En effet, et pour le cas cité au dessus, est ce nécessaire de mentionner quelque chose au dos du billet?

Bonjour,

Vous pouvez mettre une référence plutôt qu’un nom’ voir plus haut (A01...).

Merci Hmg pour ces infos.

Si par hasard certains billets d'avion (Montpellier-Paris et Paris-Montpellier) n'ont pas cette annotation (oubli), selon vous, le fait d'avoir un contrat mentionnant que la mission a lieu à Paris, cela peut il faire office de justification que le déplacement est professionnel?

Merci.

Oui