Contrôle Urssaf: un ex-inspecteur raconte

Maladresses, manque de transparence... Le contrôle Urssaf, qui n'est jamais une partie de plaisir, peut encore plus mal se passer si le dirigeant multiplie les bévues. Les conseils d'un ancien du métier.

Selon un récent sondage, presque 50% des contrôles Urssaf au sein des PME donnent lieu à un redressement. Une proportion non négligeable qui n'est pas de nature à rassurer les dirigeants, surtout face à une réglementation sociale complexe et mouvante. Quand la lettre des Urssaf arrive, indiquant qu'une visite d'inspection est prévue, le stress peut faire commettre des impairs. Quelles sont les erreurs les plus fréquemment commises ? Comment prendre l'inspecteur dans le sens du poil ? Quelques recommandations de Carole Royer, ex-inspecteur Urssaf, aujourd'hui auditrice chez Fiabilis Geie.

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Pourquoi une entreprise est-elle contrôlée ?

L'Urssaf signe avec l'Etat des conventions d'objectifs et de gestion. L'Etat dit que dans tel secteur d'activité, il veut un certain nombre de contrôles. C'est l'Accoss, le pilote des Urssaf, qui répartit ensuite les directives. Puis les responsables contrôles répartissent les missions au niveau des inspecteurs. Comme il y a un délai de prescription de trois ans, en théorie, l'administration est censée contrôler chaque entreprise au moins tous les trois ans. Mais certaines petites entreprises sont contrôlées tous les dix ans.

Le contrôle est donc aléatoire...

Pour l'instant, oui. Mais cela pourrait changer avec la déclaration sociale nominative (DSN). En Belgique ou en Espagne, où cela fait plus de dix ans que les déclarations sont effectuées mensuellement ou trimestriellement, l'administration procède à des "rationalisations" par rapport aux données déclarées. Elle dispose presque en temps réel d'éléments pour détecter d'éventuelles incohérences par rapport à un profil de poste ou tout simplement au secteur. Elle peut ainsi cibler ses contrôles plus précisément. Le risque potentiel pour l'entreprise contrôlée est plus grand. 95% des contrôles en Belgique mènent à un redressement (contre environ 65% en France). Là-bas, lorsqu'il arrive dans l'entreprise, l'inspecteur travaille sur une thématique précise, celle qui est censée être problématique au vu des déclarations. Chez nous, l'inspecteur suit son logiciel, qui lui impose de tout éplucher.

Allègements de charge, frais professionnels... Qu'étudie exactement l'inspecteur ?

C'est la première erreur commise par les dirigeants. Ils pensent que le champ de contrôle d'un inspecteur est beaucoup plus restreint qu'il ne l'est en réalité. Or, celui-ci ne regarde pas seulement ce qui relève du champ de la paie ou de la comptabilité. Il examine aussi tout ce qui relève du juridique (Kbis, statuts, accords d'épargne salariale...) et regarde les ruptures de contrats de travail. Il vérifie ainsi que les procédures légales de licenciement ont bien été respectées, qu'en cas de transaction les concessions réciproques entre employeur et salarié sont valables, etc.

Comment accueillir l'inspecteur ?

Le stress fait commettre des impairs. Il y a ceux qui ont tendance à occulter le contrôle. Ils sont absents la plupart du temps. Ou ils ne préparent pas les documents. Ou ils mettent l'inspecteur dans une pièce avec les documents, et l'oublient, passant à peine une tête de temps en temps pour dire bonjour. Il ne faut pas être surpris, ensuite, que l'inspecteur ne fasse pas d'effort de son côté et qu'il se contente de livrer l'addition, sans que le dirigeant puisse comprendre quelles ont été précisément ses erreurs.

Au moins, c'est une façon de ne pas entraver sa mission...

Il est préférable d'instaurer un dialogue, de considérer l'inspecteur comme un expert du social, capable de répondre à toutes les questions pour lesquelles on n'obtiendrait peut-être pas de réponse via une plateforme téléphonique. L'expert-comptable, compétent dans son domaine, n'est pas toujours le meilleur conseil en matière sociale.

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Avez-vous fait face à des comportements violents de la part d'entrepreneurs ?

Les comportements violents sont rares. Par contre, il m'est arrivé qu'on me mette dans une pièce sans chauffage. L'entreprise est tenue d'accueillir l'inspecteur dans de bonnes conditions. Généralement, si l'inspecteur brandit la menace d'un PV d'obstacle à contrôle, la situation se résout. Mais ce n'est pas ce qu'on appelle partir sur de bonnes bases.

Et la rétention volontaire de documents, cela existe ?

C'est assez rare car ce n'est pas dans l'intérêt de l'entreprise. L'inspecteur a en effet alors la latitude de procéder à une évaluation forfaitaire des cotisations. Faire traîner les choses, ce n'est pas dans l'intérêt de l'employeur non plus. Car l'inspecteur est tenté de reprendre toute la thématique. Admettons qu'il examine la politique mobilité de l'entreprise. S'il demande rapidement les éléments concernant trois collaborateurs et qu'il les obtient, il peut s'en contenter. Dans le cas contraire, il va regarder les dossiers d'absolument tous les salariés concernés.

Et quand les éléments sont dispatchés entre plusieurs établissements géographiques ? Cela peut prendre un peu de temps de les réunir...

Et encore plus lorsque les éléments sont archivés dans des sociétés prestataires. Les inspecteurs sont conscients qu'il faut à l'entreprise un certain délai. Mais ils ont eux-mêmes des délais de prescription en vue, donc ils ne peuvent pas attendre éternellement. La production de documents "sensibles", comme ceux correspondant à la rupture du contrat de travail d'une personne haut placé, ou bien à un plan d'actions gratuites, est aussi parfois problématique, pour des questions de confidentialité. Parfois, c'est le responsable paie qui est incapable de produire les documents demandés, car il n'est même pas au courant de certaines choses. A chaque niveau hiérarchique de la paie, l'information est inégale.

Le mensonge est-il fréquent ?

Je me souviens d'un contrôle dans un cabinet d'expert-comptable, pour examiner le cas d'un de ses clients. A entendre l'expert-comptable, tout était tellement fait dans les règles dans l'entreprise qu'il n'y avait même pas besoin de contrôle. Quand on a demandé les éléments justifiant de certaines exonérations et avantages, on s'est rendu compte que la situation était loin d'être parfaite. Comme j'accompagnais une élève inspecteur, l'expert-comptable s'est-il dit que quelqu'un de jeune se contenterait de ses propos, n'irait pas creuser plus loin ? Allez savoir... On fait parfois face à des comportements peu réfléchis.

Orienter l'inspecteur sur un terrain où l'on se sent assez confiant, c'est une bonne idée ?

Le problème, c'est que les choses qu'on croit parfaites ne le sont souvent pas. Je me rappelle d'un dirigeant particulièrement fier de me présenter la mutuelle et l'accord d'intéressement qu'il avait mis sur pied. Et au final, ce sont les deux choses qui ont conduit au redressement. Pour la mutuelle, le formalisme n'avait pas été bien respecté, et il a fallu réintroduire le financement de l'employeur dans l'assiette des cotisations. Quant à l'accord d'intéressement, il n'avait pas été déposé à la direction du travail, et donc l'exonération liée aux sommes versée est tombée.

Voir un dirigeant de bonne foi et procéder quand même à un redressement, cela ne fait pas mal au coeur, parfois ?

La question n'est pas là. L'inspecteur a une mission, garantir la sécurité sociale, il l'effectue, c'est tout. Contrairement à certaines croyances, il a une rémunération fixe, et non au variable. Il n'est donc pas question de faire du zèle, par appât du gain.

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Qui est le plus détesté ? Le contrôleur fiscal ou Urssaf ?

Je dirais plutôt l'inspecteur fiscal. Je me souviens que les dirigeants me demandaient souvent si j'allais transmettre mon PV aux Impôts. Ce n'est pas le cas. Mais par contre, le Fisc peut demander à consulter le PV. Cela peut être intéressant pour lui, car une erreur en matière sociale a souvent des répercussions d'un point de vue fiscal.