Frais kilométriques, LEGALE ?

Membre-199619 a écrit : Bonjour,

Mon associé et moi avons monté notre entreprise il y a 2 mois. Par conséquent on en apprend tous les jours sur la comptabilité :)
Depuis tout se temps mon associé croyais que le ticket de caisse avec la TVA pour le plein de la voiture suffisais comme justificatif. Usant de sa voiture personnelle notre comptable nous a indiqué que cela se justifiait par des notes de frais kilométriques mensuel .

Actuellement nous en sommes à un motant de 1 000 € en frais d'essence. Par conséquent, c'est là que se pose ma question, est-il légal de justifier tous les tickets essences en notes de frais kilométriques pour que cela correspondent aux lignes de compte et ensuite réincorporer ces 1 000 € en apport de capital ?

Cordialement

Bonjour,

En cas d'utilisation d’un véhicule par un dirigeant (pour déplacements pro) il y a plusieurs options pour le remboursement des frais :

- Frais réels : liste détaillée de l’intégralité des dépenses avec pièces justificatives (factures…).

- Indemnités forfaitaires :
- kilométriques si vous êtes propriétaire du véhicule (cf. barème administration fiscale : couvre les dépenses répar/entretien + pneus + carburant + assurances + usure du véhicule)
- carburant : si vous êtes locataire de votre voiture personnelle

Vous devez justifier chaque déplacement (date + nom client +km + nature de la mission…).


Oui, il est tout à fait possible d’incorporer le compte courant au capital de la société et vous conseille de vous rapprocher de votre cabinet.

Cordialement,

Compta'2Min

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Si le véhicule est "personnel" et non pas "professionnel" (possédé par la société) c'est souvent plus intéressant de bénéficier des IK (indemnités kilométriques) mais il faut conserver le détail de vos trajets avec les distances parcourues et la justification pro.

Sachant que certains déplacements ne peuvent pas être pris en compte tels que les trajets entre votre domicile et votre siège social s'il constitue votre lieu de travail.

Par conséquent, c'est là que se pose ma question, est-il légal de justifier tous les tickets essences en notes de frais kilométriques pour que cela correspondent aux lignes de compte et ensuite réincorporer ces 1 000 € en apport de capital ?

Je suis pas sûr de bien avoir compris mais oubliez l'idée d'augmenter le capital de seulement 1000€.
Ça vous coûtera probablement plus cher en paperasse.
Car il faut faire :
- PV d'AG
- Modification des statuts
- Publier une nouvelle annonce légale dans un Journal d'Annonces Légales
- Formulaires + dossier à déposer aux greffes
Il y en a probablement pour 600-800€ incompressible + honoraires de votre expert comptable/juriste qui peuvent facilement faire passer la facture au-dessus des 1000€.

Si vous attendez votre premier bilan et incorporez les bénéfices au capital social ça sera un poil moins cher (400-500€ en moins ?)

Bonjour,

En cas d’usage d’un véhicule de manière mixte (pro/perso), vous devez dans TOUS LES CAS : tenir un détail des déplacements km.

En effet, si vous êtes aux frais réels, comment dire qu’un plein de carburant est pro ou non ? Ce n’est pas possible si le véhicule est à usage mixte.

Donc :
- si frais au réel : vous gardez tous les justificatifs (carburant, assurance, entretien...) même lors de déplacements perso et faites un prorata sur l’usage pro.
- si frais km : vous utilisez le barème.

Normalement, le barème prenant en compte le coût du véhicule, il sera plus intéressant que le carburant seul (sur l’usage pro).

Donc : non vous ne pouvez pas vous rembourser un tas de notes de carburant car vous ne pouvez pas prouver que ces 100% pro.

Le barème kilométrique est plus simple car vous n’avez pas à justifier que la dépense est entièrement pro.

Pour le capital, je rejoins _lael, ce n’est pas clair. Alors soit vous voulez dire apport en compte courant, soit vous parlez de la libération du capital qui n’est pas complète, soit vous n’avez pas encore effectivement créé...

Merci beaucoup pour vos réponses et votre réactivité.

Ce que j'ai oublié de mentionner, c'est que ce c'est avec la carte de l'entreprise que nous avons effectué ces paiements, ces pleins,... Ce qui complique la donne de notre côté. Quels options nous conseilleriez-vous ?

RAPPEL DE LA SITUATION:
2 associés en SAS 50/50%
1 voiture en leasing

Merci de votre temps !

Bonjour,

Si c’est la société qui a payé, comment cela peut être un apport de l’associé ?

Par ailleurs, c’est un leasing personnel ou de la société ?

A mon sens, voyez avec votre EC, tout cela me semble un peu touffu.