Frais repas et justificatifs ?

Non, en tant que freelance (entreprise individuelle ou dirigeant de société), tu es aux frais réels. Les forfaits, quels qu'ils soient, sont interdits.

Tu dois demander et garder un reçu à chaque repas (tu gardes l'addition si t'es seul, tu demandes une note séparée pour ta part si vous êtes à plusieurs).

Attention pour les frais, si tu es en EI BNC, tu as un barème à respecter. En tant que gérant de société, la situation est un peu moins clairement établie, mais l'application du barème utilisé en BNC peut être une solution prudente.

Calimero a écrit : En tant que gérant de société, la situation est un peu moins clairement établie, mais l'application du barème utilisé en BNC peut être une solution prudente.

c'est à dire ? c'est le forfait remboursé si la somme se situe entre 4 et 16€ (j'ai cru lire ça quelquepart, je ne me souviens plus exactement ) ?

Oui, en EURL IS, tu peux volontairement appliquer le régime BNC, ce qui devrait éviter tout risque de requalification en avantage en nature d'une partie des repas.

Donc oui, prise en charge du repas avec déduction des 4.35€ correspondant à un repas à la maison, et avec une borne supérieure à 16.80€.

Donc un sandwiche à 4€, 0 remboursement par la société.
Un repas à 10€, remboursement par la société de 5.65€.
Un repas à 20€, remboursement par la société de 12.45€ (16.80-4.35).

Calimero a écrit : Oui, en EURL IS, tu peux volontairement appliquer le régime BNC, ce qui devrait éviter tout risque de requalification en avantage en nature d'une partie des repas.

Donc oui, prise en charge du repas avec déduction des 4.35€ correspondant à un repas à la maison, et avec une borne supérieure à 16.80€.

Donc un sandwiche à 4€, 0 remboursement par la société.
Un repas à 10€, remboursement par la société de 5.65€.
Un repas à 20€, remboursement par la société de 12.45€ (16.80-4.35).

OK ! pas besoin de l'écrire dans une DO ou c'est préférable?

Une DO pour détailler la méthode de calcul, ou indiquer que tu utilises le barème BNC ? Mhhhh pourquoi pas, si tu veux le rajouter au-delà du simple "les frais du gérant seront remboursés sur justificatifs" ... Après, faut pas non plus se sentir obligé de faire une DO à chaque fois que tu vas acheter une boite de trombones pour la société.

je rebondis : on peut tout aussi bien se rembourser la totalité du repas ? genre on fait souvent des repas à 10-15€, on peut tout aussi bien se rembourser 10-15€, plutôt que l'écart entre 4.35€ et 16.80€ ? pas de risques de requalification en avantage en nature?

D'autre part, comment on se le paye ? c'est considéré comme étant partie de la rémunération ? ou c'est une somme payée en plus de la rémunération (disons mensuellement -> virement de XXX€ pour les frais de bouche et de transports?)

Tu fais ta note de frais mensuelle où tu mets l'ensemble des repas et la part prise en charge (prendre 100% en charge 100% du temps t'expose potentiellement à une requalification, l'application volontaire du barème BNC devrait éviter ce risque. Mais bon, c'est pas forcément la fin du monde), les frais kilométriques ou les frais de transport en commun.

Tu gardes les justificatifs et tu te fais un virement du compte de la société vers ton compte perso. C'est des frais déductibles pour la société et toi à titre perso tu n'as pas à déclarer ou à payer des cotisations dessus.

Calimero a écrit : Tu fais ta note de frais mensuelle où tu mets l'ensemble des repas et la part prise en charge (prendre 100% en charge 100% du temps t'expose potentiellement à une requalification, l'application volontaire du barème BNC devrait éviter ce risque. Mais bon, c'est pas forcément la fin du monde), les frais kilométriques ou les frais de transport en commun.

Tu gardes les justificatifs et tu te fais un virement du compte de la société vers ton compte perso. C'est des frais déductibles pour la société et toi à titre perso tu n'as pas à déclarer ou à payer des cotisations dessus.

OK donc comme en SSII quoi . Cool!

sug a écrit : OK donc comme en SSII quoi . Cool!

Sauf que tu dois bien garder les justificatifs et que tu ne peux pas te faire un forfait X € / jour.

Calimero a écrit :

sug a écrit : OK donc comme en SSII quoi . Cool!

Sauf que tu dois bien garder les justificatifs et que tu ne peux pas te faire un forfait X € / jour.

yes j'ai bien noté ça . Merci encore Cali.

il y a un problème pour garder tout les factures de repas pris a midi ( loin de chez moi a 100 km )....

parfois on oublie de demander la facture.

souvent on perd des factures ;

parfois c'est un collegue qui paye parfois c'est moi qui paye pour les collegues.

parfois on est invité chez des amis, parfois l'inverse

garder toutes les factures pour toute l'année ce n'est pas evident et ca demande bcp de travail. pour moi ca sera impossible.

est ce que on peut faire une estimation pour les jours où on n'a pas de factures...par exemple : 14.80 par repas soit une deduction de 10,45 euros ( 14,80-4,35) ?

pour moi c'est impossible d'avoir tout les factures de tout les jours.

Garder toutes les factures, difficile ?
Jamais eu de soucis depuis deux ans...

Si tu oublies de demander une facture : pas déductible, c'est tout.

Si tu invites : Note de frais, et déductible

Si tu te fais inviter : Pas déductible, puisque tu ne payes pas 🤣

Si tu n'arrives pas à être sérieux pour les factures, c'est vraiment dommage. C'est quand même pas compliqué.

Sinon comme déjà dis dans d'autres posts, on ne peut pas faire un forfait journalier.

mixman a écrit : parfois on oublie de demander la facture.

Tant pis pour toi, alors.
Puis on demande pas une facture full. Pour une repas seul ou pour une invit' d'un partenaire commercial jusqu'à 150€ l'addition suffit.

mixman a écrit : souvent on perd des factures ;

Trop difficile de la glisser dans ton portefeuille et de classer le tout le WE ?

mixman a écrit : parfois c'est un collegue qui paye parfois c'est moi qui paye pour les collegues.

parfois on est invité chez des amis, parfois l'inverse

Ca tombe bien, ca fait moins te tickets à conserver. Suffit de vous inviter mutuellement 1 jour sur 2. Tu gardes la moitié des papiers et du coup c'est même plus un repas seul mais une invitation client / prospect/ partenaire commercial avec déduction intégrale et récupération de TVA ...

mixman a écrit : garder toutes les factures pour toute l'année ce n'est pas evident et ca demande bcp de travail. pour moi ca sera impossible.

Si tu arrives pas à gérer tes pauvres tickets de caisse/additions de resto, alors sérieusement, oublie le passage en freelance.
Mes notes de frais mensuelles (1 page avec les KM, les montants des bouffes et les 20 tickets/additions agrafés) représentent même pas pas un dixième de la paperasse générée dans l'année.

mixman a écrit : il y a un problème pour garder tout les factures de repas pris a midi ( loin de chez moi a 100 km )....
parfois on oublie de demander la facture.
souvent on perd des factures ;
parfois c'est un collegue qui paye parfois c'est moi qui paye pour les collegues.
parfois on est invité chez des amis, parfois l'inverse
garder toutes les factures pour toute l'année ce n'est pas evident et ca demande bcp de travail. pour moi ca sera impossible.
est ce que on peut faire une estimation pour les jours où on n'a pas de factures...par exemple : 14.80 par repas soit une deduction de 10,45 euros ( 14,80-4,35) ?
pour moi c'est impossible d'avoir tout les factures de tout les jours.

Si toutes ces choses sont trop compliquées pour toi alors ne fais pas indépendant.
Et puis ne fait pas ta compta non plus parce que c'est compliqué !!
Excuses moi de m'emporter mais des fois on croit rêver.

Fais toi salarier et demande des tickets resto, comme ça tu n'auras plus de paperasse.
Si t'es indépendant tu sais qu'il faut garder tous les justificatifs, t'as pas le choix, on devient des rois de la paperasse 😃

réponse collégiale 🤣

Pauvre mixman ! 😃

Enfin plus sérieusement, faut pas s'inquiéter pour le paperasse. C'est pas très compliqué, tout au plus fastidieux ... Mais gérer 5 additions/notes par semaine est tout à fait faisable.

Bonjour,

Conseil :
- Prenez une boite à chaussure.
- Videz régulièrement vos poches dedans
- Chaque fin de mois, transvasez les justificatifs dans une enveloppe.

Ce sera déjà un bon point de départ.

Toute ma compta 2008 & 2009 (dont plein de ticket d'horodateur & facturette du midi, ça prend de la place!) tient dans un gros classeur. C'est pas non plus la mort.

Tient, ça me rappelle qu'il va falloir attaquer la saisie de 2009! :'(