Justificatifs de frais perdus

dolphinius a écrit : (essence et parking soit moins de 50 euros).

Bonjour,

A l'appui de la demande de dolphinius, comment fait on quand la pompe à essence ne délivre pas de ticket ? Cà, c'est fréquent.

Merci.

Bonjour,

C'est le genre de chose qui m'arrive de temps en temps. Dans ce cas je remplace la facturette par un mot écrit de ma main (date, type de dépense, montant TTC) et je l'intègre dans ma compta avec les autres frais (on parle ici bien sûr de petites dépenses).

A la seule restriction que je ne récupère pas la TVA dessus.

Cordialement

--
François

Bonjour,

Il y a une tolérance.

mon comptable m'alerte de temps en temps également sur les factures d'essence manquante.

Il me dit que pour un petit nombre (comme toujours, ... si la compta est clean, je pense que le controleur ira pas dans les détails de 3 factures essence manquantes) ça ne pose pas de soucis.

Sinon, écrire à Total pour avoir un duplicata 🤣

a+

Je suppose que pour l'essence, cela s'adresse à ceux qui ont fait le choix d'un véhicule de société, et pas à ceux qui ont un véhicule personnel et se remboursent via les IK ?

yep, pour moi véhicule de fonction

Bonjour,

Il n'existe pas de "tolérance administrative fiscale" en France indiquée dans les textes pour les justificatifs. Même s'il est constant de voir peu de contrôleurs redresser s'il manque quelques justificatifs. Cela reste donc un risque.

Le règle de base est : Toujours avoir un justificatif (document + explications).

Le débit CB ne suffit pas normalement (c'est déjà un élément probant qui donne notamment le lieu et donc un élément de justification).

En cas d'absence de justificatif (perte...) :
- selon mode de paiement, voir les informations disponibles.
- demander un duplicata si possible (si obtenu on se retrouve dans un cas normal).
- enregistrer la TVA est impossible (question de forme : il faut une facture avec la TVA détaillée).
- si suffisamment d'éléments sont réunis, passage en comptabilité possible (tout en sachant que le risque reste présent).

Attention : Il ne faut pas rêver, si un justificatif pour une dépense importante manque, ce sera redressé dans la plupart des cas. Demandez obligatoirement un duplicata dans ce cas.

a.CMS a écrit : Je suppose que pour l'essence, cela s'adresse à ceux qui ont fait le choix d'un véhicule de société, et pas à ceux qui ont un véhicule personnel et se remboursent via les IK ?

Bonne question : Il existe peu d'éléments pour appuyer l'existence d'un barème kilométrique. Il faut donc garder un maximum d'éléments permettant de chiffrer le nombre de KM (factures d'entretien) et de placer le véhicule sur le lieu de travail (ou sur le chemin).

Donc garder ces dépenses est une bonne idée (si vous n'avez pas et que la question se pose lors d'un contrôle de prouver que vous vous êtes bien déplacé en voiture, rappelez vous que si vous avez payé par CB perso, le lieu figure sur vos relevés).

C'est pas normal qu'il n'y ait pas de tolérance.
Pourquoi serait-ce les entrepreneurs qui doivent porter l'intégralité du risque ?

Dans ce cas, l'état doit contrôler que toutes les pompes délivrent bien des tickets et que toutes les factures sont bien conformes...etc etc ce qu'il ne fait pas.

Bonjour,

jmolive a écrit : C'est pas normal qu'il n'y ait pas de tolérance.
Pourquoi serait-ce les entrepreneurs qui doivent porter l'intégralité du risque ?

Dans ce cas, l'état doit contrôler que toutes les pompes délivrent bien des tickets et que toutes les factures sont bien conformes...etc etc ce qu'il ne fait pas.

Et bien si, il le fait.

Il existe des brigades de contrôle qui vont (sans avertissement préalable) dans les entreprises pour contrôler les factures et qu’elles respectent les règles. Les factures de vente et d’achat sont contrôlées. Cela peut aboutir à des amendes. J’ai vu un contrôle de ce type, il y a plus de 20 ans et un confrère sur une mailinglist pro à laquelle je participe a posé il y a moins d’un mois une question dessus (donc toujours en vigueur).


Sur l’autre problématique : vous connaissez les obligations légales sur les justificatifs. C’est à vous de faire en sorte de les respecter. Vous savez que les distributeurs peuvent ne pas délivrer de reçus. Vous pouvez aussi prendre une carte carburant avec facturation/prélèvement mensuel, aller dans des stations non automatiques...


Plus généralement : où avez vous vu qu’il existait une réciprocité partout ? Vous n’ailez pas comme quelqu'un dans un autre fil dire qu’il a le droit au chômage même en l’absence de précarité ou qu’il aurait le droit à une indemnisation maladie même non malade ou à la retraite sans être retraité. 😛

Bonjour,
Faut pas dramatiser.
Il est quand même exceptionnel d'arriver à un contrôle sur pièce.
Et ce jour là, ce sera comme tout le reste à l’appréciation de l'administration fiscale. C'est à dire que même avec un ticket et la preuve que l'on a payé ça peut être refusé.
Cool, faut être serieux et rigoureux;

Bonjour,

La problématique est de réduire les risques.

Plus vous en prenez, plus vous devrez assumer derrière. Et il ne sert à rien de se dire « je n’ai jamais eu de problèmes » ou « j’ai déjà été contrôle, cela n’a pas été redressé. » ou « mon voisin n’a rien eu lors d’une contrôle. » ou « untel a dit que... ».

J’ai connu deux cas (un industriel avec qui j’ai échangé directement sur usenet après son contrôle et un consultant qui a vu un confrère après contrôle lui aussi) qui se sont soldés par le refus de toutes (oui, toutes) les charges.

Tout arrive, même si c’est rare.

Ok, donc les impôts peuvent redresser.
En dehors de récupérer les factures (impossible à mon sens pour l essence) que faire pour éviter d être eedressé? Rembourser la société avec ses deniers personnels?
Merci

Bonjour,

Vous pouvez considérer que les sommes non justifiées s’ajoutent à votre rémunération ou prendre le risque avec les éléments que vous avez (objet de la dépense, lien avec l’activité, débit cb, nom de l'enseigne et lieu).

Parlons risque
Vous avez un relevé de compte qui prouve la dépense, vous pouvez avoir perdu un ticket, surtout que le problème des pompes à essence est connu.
Donc le contrôleur, s'il découvre l’absence de ticket, votre bonne foi ne sera pas engagé. Et le redressement se fera sur le montant sans majoration.
Soit perdre vos frais maintenant soit être hypothétiquement redressé pour le même montant dans qques années.
La messe est dite... ça tombe bien pour un dimanche 😃

Après dans certains cas la justification peut-être indirecte s'il n'y a aucune possibilité de fraude.

Par exemple dans la cantine de mon client actuel les automates sont régulièrement en bourrage papier, donc impossible de récupérer la facturette (60€ typiquement).
Mais d'une part il n'y a pas d’ambiguïté sur la nature de la dépense : ce prestataire ne fait que des repas, pas de la drogue ou des lap-dances.
D'autre part la différence apparaîtra sur le solde initial du prochain ticket de caisse, le jour-même si je recharge avant de manger, ou les suivants.

Dans ces cas je considère que la pièce justificative pour la recharge est le prochain ticket de caisse de la cantine.

De même il m'arrive d'oublier ou de perdre les tickets de café du même prestataire, mais il est facile de le reconstituer en regardant la variation du solde entre 2 repas, sachant que c'est quasi tout le temps la même chose (n cafés + 1 chocolat) et que les sommes sont faibles (quelques €).

Psychologiquement je n'aime pas non plus ne pas avoir le justificatif exact mais on apprend à ne pas s'en faire un souci, alors qu'en 2015 j'avais harcelé un autre prestataire de cantine pour expliquer un écart de ... 2€. 🙂

Bonjour,

Pragmateek : Votre badge a un numéro. Vous pouvez demander le détail du compte en fin d’année.

Dixsept :
1/ bonne foi = majoration de 10% + pénalités de retard.
2/ les 40% (manquement délibéré) sont automatiques suivant le niveau d’anomalies (donc a négocier après)
3/ les 80% c’est la fraude.
4/ vous ne pouvez pas pré-supposer que tout va bien. Comme indiqué : pour limiter les risques, il faut réunir le maximum d’infos.

dolphinius a écrit : En dehors de récupérer les factures (impossible à mon sens pour l essence) que faire pour éviter d être eedressé? Rembourser la société avec ses deniers personnels?

Payez tout avec votre CB perso, et faire une note de frais sur justificatifs. Pas de justificatif = pas de remboursement 😉 Ce qui revient donc à faire passer le delta non justifié en rémunération.

hmg a écrit : Pragmateek : Votre badge a un numéro. Vous pouvez demander le détail du compte en fin d’année.

Oui c'est vrai mais ça les fait toujours ch*** de les produire.
J'avais dû m'y reprendre à 3 fois avant d'en obtenir un pour les 2€. 🙂

Exemple à la con qui m'a énervé la semaine dernière.
J'invite des collègues au resto.
Je paye en chèques vacances pour les écouler.
J'ai un ticket de caisse où je vois rapidos TVA en bas. Je l'en fourgue dans mon portefeuille tout en papotant.
Arrivé fin de semaine, où je rentre mes frais, qu'est-ce que je vois ???
Le truc est mal imprimé et il manque tous les chiffres à droite 😈
Ca m'énnnnnnnnnnerrrrrrrrrve !
Pourquoi le risque serait pour ma pomme ???

Bonjour,

Vous demandez un duplicata au restaurant.

Le risque est pour vous parce que nous sommes dans un pays où la forme dans les textes l'emporte souvent sur le fond. Avoir raison sans pouvoir le prouver, c'est parole contre parole. Et celle de l'administration est forte.

hmg a écrit :

Dixsept :
1/ bonne foi = majoration de 10% + pénalités de retard.
2/ les 40% (manquement délibéré) sont automatiques suivant le niveau d’anomalies (donc a négocier après)
3/ les 80% c’est la fraude.
4/ vous ne pouvez pas pré-supposer que tout va bien. Comme indiqué : pour limiter les risques, il faut réunir le maximum d’infos.

Bonjour,
Vous décrivez l'impact et non le risque. Le risque est fonction de la probabilité de réalisation et l'impact si il se réalise.
Je parlais de la probabilité que lors d'un contole, il se fasse sur pièce, ce qui oblige le controleur à se déplacer éplucher les factures une par une. Sauf il cherche quelque chose de particulier, le controle se fait par quelques tirages aléatoires dans votre compta ( je vous laisse revenir à vos cours de probabilités). Et pour les petits CA qu'on fait, ça les intéresse peu;

Et donc l'impact pour une facture 50€ manquante découverte par le contrôleur virulant 5€.

@HMC Vous avez oublié de parler des peines de prison, 😃 😃 pour bien faire flipper les jeunes entrepreneurs; 😕

Bonjour,

Vous dites : un justificatif de moins ce n’est rien puisque c’est un sondage. Ok, mais si sur 5 factures demandées il en manque une ? Quel est le risque que cela aille plus loin ?

Certains entendent que ne pas en avoir ne pose pas de problèmes.

Et contrairement à ce que vous pouvez penser, ce n’est pas un petit pourcentage des lecteurs qui peuvent résonner ainsi.

A votre place, je ne minimiserai pas le risque. De peur de vous le voir reprocher.

La fréquence est peut-être faible, mais cela ne veut pas dire que le risque est faible.

vous êtes tous dans la parano

on n'a jamais vu un controleur nous redresser pour deux factures d'essence de 70€ manquantes....

s'ils en sont là, c'est que votre compta c'est du grand n'importe quoi

Et c'est bien ça le souci : avoir quelques petits trucs qui dépassent ça rend tout de suite suspect l'ensemble de la compta.

Par exemple si on vous vend une voiture avec les essuies-glaces mal montés et l'auto-radio mal encastré, ce n'est pas grand chose, et c'est réglé en 2 coups de tournevis, mais ça va vous amener à douter de tout le véhicule, alors que tout ce qui est essentiel est parfaitement clean. :)

Perso j'essaye de gèrer ma compta au mm et il n'y a rien de flou ou d'approximatif.
Je fais des erreurs certes, et pas des moindres (cf la CIPAV complémentaire), mais au final tout s'explique et se corrige au centime près.

Après j'en fait sans doute un peu trop, et j'ai appris que certains comptables pourraient même omettre de réintégrer la CSG-CRDS non déductible à l'assiette de l'IRPP faisant ainsi économiser à leurs clients le prix de leur prestation !
Et au pire, en cas de contrôle, redressement +10%.
Je ne sais pas à quel point c'est exact et généralisé le cas échéant mais ça fait réfléchir : pour le même prix (0€) je pourrais avoir quelqu'un qui s'occupe de ma compta, imbattable ! 🙂

Très bon exemple, surement pas choisi au hasard !

bof... bof...

moi j'ai un expert (tres expert) comptable, et s'il me valide trois ou quatre pièces comptables non présentes, avec un libellé CB sur mon compte banquaire "TOTAL ACCESS", je ne crains vraiment pas le redressement....

maintenant, si vous faites des retraits espèces pour payer votre essence, sans ticket, effectivement je comprends vos doutes.....

Oui effectivement le mieux c'est l'expérience d'un EC installé depuis 20 ans qui sait quels sont les pratiques, les limites, et les risques.
Il sait jusqu'où aller dans la zone grise et peut faire gratter pas mal.

Pour le coup de la CSG-CRDS pê que le fisc est au courant mais s'en tamponne un peu que le gus freelance gratte 10%, voire moins, d'IR, alors que les plus grosses boîtes fraudent la TVA, l'IS, et d'autres taxes, par 10aines de milliards.

non mais la réintégration de 140€ de ticket essence en salaire ou autre... bah si ça amuse le controleur.... mais j'ai vraiment du mal à y croire. et mon comptable me dirait non ... j'ai aussi eu un ticket "NOIR" sur un plein d'essence... je l'ai gardé... 😃

Bonjour,

La réintégration de la csg non déductible et la crds... Êtes vous certain que :
- ces montants ne sont pas imputés dans le compte courant ?
- ils ne sont pas réintégrés dans la société directement (erroné, mais pas absence de réintégration).
...

Pour moi, faire un abus systématique sur les dossiers, c’est faire prendre un risque à tous les dossiers.

Bonjour HMG,

je n'ai pas vu la compta et les déclarations fiscales, juste eu le feedback de freelances qui ne voyaient pas de quoi je parlais, d'où ma prudence.

Et le cas échéant je ne pense pas que ce soit volontaire de la part des ECs.

Par contre je ne vois pas comment imputer ces montants en compte courant.
En effet leur rôle est juste de grossir artificiellement l'assiette de l'impôt et des CS.
Je ne vois pas comment l'EC pourrait calculer l'impact exact de leur omission dans les déclarations fiscales et sociales pour le réintégrer dans la compta.
Sans compter que c'est inutile, autant respecter ce qui est attendu en XG et 1AJ.
Mais j'ai peut-être mal compris l'opération. 😕

Bonjour,

Si la part non déductible est déduite du compte courant, elle est en dedans du montant déclaré.