Facture dématérialisée ?

ouzebak a écrit : Bonjour,

Pour certains achats, je n'ai pas reçu de factures papiers, mais seulement des factures numériques en pdf. Comme il n'y a pas de signature/tampon dessus, je me demande si je peux quand même les utiliser pour passer mes achats en frais ou récupérer la tva sur ces achats ?

oui normalement.

je dirais oui aussi
de toute façon, je pense qu'il n'y a pas besoin de tampon, il faut juste les mentions obligatoires
de toute façon, tu ne pourrais pas "tricher" car chaque facture devrait être unique et l'administration fiscale pourrait demander au fournisseur si la facture est réelle par l'identifiant unique

Bonjour,

Question intéressante qui trouve sa réponse dans l'article 289 du Code Général des Impôts (et aussi dans l'art. 1316 du Code Civil) en application des directives européennes 2001/115 CE et 2006/112 CE.

Pour le fisc français, une facture est :
- soit sous forme papier
- soit sous la forme d'un fichier électronique dont l'authenticité et la pérennité sont garantis par une signature électronique réalisée avec un certificat de signature émis par une autorité qualifiée par le MINEFI (art. 289-V du CGI)
- soit un flux automatisé (EDI) entre systèmes d'information (art. 289 bis du CGI).

Cf le BOI d'août 2003 portant application de ces textes : www11.minefi.gouv.fr/boi/boi2003/3capub/textes/3caspe/3caspe.pdf

Par conséquent, un PDF envoyé par mail ou transmis par lien URL n'est pas une facture électronique au sens légal et fiscal. Le destinataire doit donc l'imprimer à réception et conserver cet exemplaire papier. En remerciant l'émetteur d'avoir économisé le timbre et l'impression sur son compte 🙂

S'il est conservé sous la forme d'un PDF et présenté sous cette forme lors d'un contrôle il pourra être refusé par le contrôleur et donner lieu à contestation des déductions afférentes (donc rectifications de l'impôt sur les résultats et de la TVA).

A noter que l'acceptation de la dématérialisation (au sens légal et fiscal du terme) IMPOSE l'accord du client destinataire de la facture. L'absence de refus peut valoir acceptation...
Par contre, l'insertion d'une clause dans les CGV n'est effectivement valide que si le "client" (destinataire de la facture) a validé formellement l'acceptation des CGV (principe de l'opt-in).


Nous sommes sur un sujet fiscal et légal, pour lequel des textes existent et sont particulièrement clairs... donc attention !

Bonjour,

Sauf que la facture doit être conservée dans son format d'origine.

Il faut donc conserver le PDF et l'imprimer.

Oui, et non...

Un PDF non signé n'est que la version virtuelle de la forme papier (au sens du CGI). Il n'a pas de valeur en tant que fichier électronique... et il ne sert qu'à faire économiser de l'argent à l'émetteur qui ne paye alors pas de timbre et reporte sur le client les coûts d'impression de la facture. Le conserver sous forme PDF et le montrer comme tel aux impôts lors d'un contrôle c'est la garantie de gagner un redressement.

Un PDF signé (au sens des art. 289 V et 96F du CGI) n'a de valeur que sous forme électronique. Il doit être conservé sur support électronique pérenne (idéalement un archivage à valeur probatoire conforme à la version 2009 de la Norme AFNOR NF Z42-013).
Imprimé, sans conservation de l'exemplaire électronique (ASSORTI DE LA SIGNATURE ELECTRONIQUE qui garantit son authenticité et son intégrité) il n'a pas de valeur. Les textes de loi sont très explicites sur ces points.

Ceci dit, pour revenir à la question de base, les charges concernées sont déductibles quel que soit le format de la facture, dans ma mesure où elles sont admises comme déductibles. La format de facture n'a pas d'incidence sur la définition de leur déductibilité qui est définie par ailleurs.

Dans tous les cas, la facture doit être conservée dans son format d'origine :
- Papier si elle est émise sous forme papier (courrier) ou équivalente (PDF non signé au sens légal du terme)
- électronique si elle est émise au format électronique (articles 289 bis et 289 V du CGI).

Bonjour,

"garantie de gagner un redressement" ?

Pas dans les contrôles auxquels j'ai assisté où des justificatifs ont été retrouvés en format électronique. Par contre, la mise en cause de justificatifs considérés comme sujet à caution car imprimés par le contribuable, cela j'ai pu voir.

Au final, qui peut le plus, peut le moins.

NB : aucun texte ne dit que l'impression papier d'un pdf est son format d'origine.

Bonjour,

Il y a le fisc et le droit commercial aussi qui impose également des règles de conservation des documents comptables.

Bonjour,

je déterre ce fil car il concerne assez bien ma question.

je déménage ma société de 10.000km, à cette distance, le poids du papier prend tout son sens; je me demandais donc s'il était possible d'archiver électroniquement mes documents d'entreprise.

en lisant ici qu'un PDF non signé numériquement serait moins valide que sa version papier imprimée par moi-même je me dis qu'il y a quelque chose qui ne vas pas dans tout cela !

N'est-il donc pas possible de se débarrasser de ses caisses d'archives papier ?!

Merci

Bonjour,

Ce n'est pas conseillé. Une copie non certifié a moins de force probante que le document d'origine.

Par contre, vérifiez :
- combien d'années vous conservez (au delà d'un certain nombre, les obligations sont allégées pour certains documents).
- avez vous vérifié si vous aviez l'obligation de garder tous ces documents ?
- avez vous supprimé les doubles ? les documents dont les originaux sont déjà numériques ?

Bonjour,

J'utilise le moins possible le papier, travaillant à la Réunion je facture souvent par mail sous forme de PDF (non signé numériquement d'ailleurs) que je matérialise pour mon comptable uniquement.

par contre, prenons LDLCPro par exemple, la facture est disponible en ligne sur leur site (PDF), je la reçois par courrier en parallèle et elle est présente en trois exemplaire dans le colis...évidemment je n'en garde qu'un exemplaire papier. Mais même en ne conservant qu'un exemplaire de chaque document, au bout de 4 ans ça fait du monde :)

au niveau des impôts tout est dématérialisé maintenant, mais je traîne toujours des attestations URSSAF (dont aucun duplicata n'est délivré - c'est indiqué dessus), les tickets de caisse qui bien vite deviennent illisibles (merci l'impression thermique).

Tout cela sans compter qu'avec le matériel qu'on a aujourd'hui je peux faire des faux qui sont plus beaux que les originaux, j'ai eu une facture dernièrement sur papier caroll avec un ruban en fin de vie dont l'impression est décalée sur les titres préimprimés...C'est tout simplement inexploitable.

En fait, j'ai du mal à croire qu'on soit si en retard sur la dématérialisation.

Bonjour,

Vous connaissez beaucoup de pays qui sont plus avancés ?

Bonsoir,

Nous aurions pu être pionnier pour une fois 🙂

Bonjour,

tothpaul@free.fr a écrit : Nous aurions pu être pionnier pour une fois :)

A priori, le fait que toutes les entreprises devront à partir du 01/10 obligatoirement faire leur TVA + déclarations annuelles par internet est suffisamment pionnier pour qu'il y ait une énorme levée de boucliers et que nous ayons de nombreux bugs au niveau du site des impôts.

À votre place, je ne rêverai pas que l'on soit pionnier car pour garantir la réalité des justificatifs, vous ne savez pas ce qui peut sortir comme obligations légales.

Si demain, pour cela, vous devez avoir un logiciel spécifique ou adopter des règles très strictes de signatures électroniques ou encore de nouvelles technologies (simili qr code par exemple sur la copie imprimée), vous ferrez quoi ?

je proposerais mes services de développement et exploserais mon chiffre d'affaire :)

comme je le dis plus haut, les documents papier sont extrêmement simple à falsifier, je fais malheureusement parti des gens honnêtes qui perdent un temps fou à obtenir des originaux alors qu'il me serait si simple de produit des attestations plus vraie que nature...même pour attester de choses vraies, seul le document serait une contrefaçon.

d'autre part les documents papier n'évitent en rien les bugs informatiques puisque tout est informatisé. A la création de mon entreprise sur papier au CFE, l'URSSAF n'a pas été informée de l’événement et il a fallut attendre 3 ans pour que mon dossiers soit traité...suite à un soit disant bug informatique.

Il ne faut pas avoir peur du progrès.