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Schéma de comptabilisation des repas pris à la cantine
Pragmateek
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Pragmateek
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10 décembre 2014
Bonjour à tous,
gérant ma compta moi-même je me pose de grandes questions existentielles sur des problèmes en apparence simples : la comptabilisation des frais de repas pris à la cantine.
Le sujet a été abordé maintes fois sur le forum et la conclusion est de faire au plus simple avec une certaine liberté.
Néanmoins j'aimerais connaître la façon la plus "pure" de faire, la "bonne pratique" comme en IT même si elle est rarement appliquée par les comptables eux-mêmes si j'en crois tous mes amis indépendants qui en ont.
En effet comme tout bon professionnel c'est le pragmatisme qui prime sur le purisme.
Après pas mal de réflexions et d'essais j'en suis arrivé à ceci :
- au moment de la recharge de la carte cantine sur les bornes dédiées :
D4091 : j'avance les prochains repas à la cantine
C401 : je lui dois ces avances
- au moment du paiement effectif constaté sur mon relevé de banque :
D401 : je n'ai plus de dette
C512 : j'ai payé l'avance
- à chaque repas :
D6256 : je constate la charge
C4091 : je réduis mon avance disponible
Du coup le 4091 trace exactement le solde de mon compte cantine.
Ça me semble clairement overkill mais comme précisé plus haut l'exercice est de faire au mieux comptablement.
Est-ce que vous y voyez des choses à redire (à part la "complexité") ?
Merci.
(désolé pour ceux qui ont vu leur dimanche gâché par ces insanités comptables ;-))
gérant ma compta moi-même je me pose de grandes questions existentielles sur des problèmes en apparence simples : la comptabilisation des frais de repas pris à la cantine.
Le sujet a été abordé maintes fois sur le forum et la conclusion est de faire au plus simple avec une certaine liberté.
Néanmoins j'aimerais connaître la façon la plus "pure" de faire, la "bonne pratique" comme en IT même si elle est rarement appliquée par les comptables eux-mêmes si j'en crois tous mes amis indépendants qui en ont.
En effet comme tout bon professionnel c'est le pragmatisme qui prime sur le purisme.
Après pas mal de réflexions et d'essais j'en suis arrivé à ceci :
- au moment de la recharge de la carte cantine sur les bornes dédiées :
D4091 : j'avance les prochains repas à la cantine
C401 : je lui dois ces avances
- au moment du paiement effectif constaté sur mon relevé de banque :
D401 : je n'ai plus de dette
C512 : j'ai payé l'avance
- à chaque repas :
D6256 : je constate la charge
C4091 : je réduis mon avance disponible
Du coup le 4091 trace exactement le solde de mon compte cantine.
Ça me semble clairement overkill mais comme précisé plus haut l'exercice est de faire au mieux comptablement.
Est-ce que vous y voyez des choses à redire (à part la "complexité") ?
Merci.
(désolé pour ceux qui ont vu leur dimanche gâché par ces insanités comptables ;-))
-
Tap
Nombre de posts : 1678Nombre de likes : 6Inscrit : 31 mai 2013Perso je charge le compte cantine avec ma cb perso et je fait une note de frais en fin de mois avec les ticket de chaque repas en justif.
Du coup comptablement il y a juste la note de frais à saisir. Ça me semble nettement plus simple que de gérer la "caisse" directement dans la comptabilité... -
Pragmateek
Nombre de posts : 1246Nombre de likes : 8Inscrit : 10 décembre 2014
Bonjour et merci de ta réponse Tap.Tap a écrit : Perso je charge le compte cantine avec ma cb perso et je fait une note de frais en fin de mois avec les ticket de chaque repas en justif.
Du coup comptablement il y a juste la note de frais à saisir. Ça me semble nettement plus simple que de gérer la "caisse" directement dans la comptabilité...
En effet c'est une des façons les plus simples de faire.
Sûrement celle que je finirai par adopter si l'autre est trop prise de tête. 🙂 -
hmg
Nombre de posts : 26942Nombre de likes : 438Inscrit : 9 janvier 2005Bonjour,
Vous pouvez utiliser le 401CAN (par exemple) dans l'année et ne virer en 409 que le solde en fin d'année (et contrepasser cette écriture au début de l'année suivante). L'avantage est que le solde est facile à suivre, c'est celui qui apparaît sur les notes.
Pour mémoire : s'il vous la que des justificatifs, n'oubliez pas que votre badge doit pouvoir être retracé par le gestionnaire de la cantine et vous pouvez lui demander un relevé.Cordialement, - HMG - hmg_71@yahoo.fr Expert comptable - Paris - www.hmgec.com Pensez à regarder le contexte et la date des réponses. Elles ne s'appliquent pas toujours à tous les cas. -
Pragmateek
Nombre de posts : 1246Nombre de likes : 8Inscrit : 10 décembre 2014Bonjour et merci de votre réponse Henry-Marc.
Le souci avec l'utilisation directe du 401 est que je ne vois pas comment prendre en compte l'opération de recharge qui devrait en toute logique débiter le 401, mais par le crédit de quel compte ?
Quant à demander un relevé récapitulatif c'est à priori possible en effet même si quand on va les voir pour ce genre de chose on dérange clairement. :-/ -
hmg
Nombre de posts : 26942Nombre de likes : 438Inscrit : 9 janvier 2005Bonjour,
La recharge passe par la banque (512x) ou elle est payée par vous en note de frais (455x).
Pour le relevé, vous n'avez pas à le demander 50 fois par an. L'idéal serait qu'ils proposent le relevé par internet. Ils n'auraient pas à intervenir.Cordialement, - HMG - hmg_71@yahoo.fr Expert comptable - Paris - www.hmgec.com Pensez à regarder le contexte et la date des réponses. Elles ne s'appliquent pas toujours à tous les cas. -
Pragmateek
Nombre de posts : 1246Nombre de likes : 8Inscrit : 10 décembre 2014Bonjour Henry-Marc,
justement comme avec tout paiement par CB il y a un lag entre la recharge du compte à la borne et le débit effectif par le fournisseur même si là ils sont plutôt prompts et le font en 1 jour.
Donc pour moi en toute rigueur il faut comptabiliser 2 opérations :
- la recharge le jour même : et là se pose la question de quoi créditer en contrepartie de D401 (il me semble qu'il existe un compte "bidon" prévu pour ce genre d'écriture où on ne peut rien mettre d'autre),
- le paiement le lendemain : et là oui en effet C512 (ou C455) en contrepartie.
(une fois de plus c'est plus une question théorique car ce n'est pas pragmatique et pas la pratique :-)) -
hmg
Nombre de posts : 26942Nombre de likes : 438Inscrit : 9 janvier 2005Bonjour,
Vous confondez débit en banque et date de l'opération. Si vous lisez bien le libellé du mouvement CB, vous verrez que la date de l'achat figure bien.
Je ne comprend donc pas la problématique que vous avez.Cordialement, - HMG - hmg_71@yahoo.fr Expert comptable - Paris - www.hmgec.com Pensez à regarder le contexte et la date des réponses. Elles ne s'appliquent pas toujours à tous les cas. -
Pragmateek
Nombre de posts : 1246Nombre de likes : 8Inscrit : 10 décembre 2014Le problème (théorique) est la tenue d'une comptabilité "en temps réel" (au jour le jour en fait) :
- le jour de la recharge il s'est passé quelque chose, la recharge du compte cantine, qui me semble comptablement significatif (la société a contracté une dette envers la cantine) et qui en théorie doit donc pouvoir être comptabilisé de suite => une écriture,
- le lendemain il s'est passé autre chose : le paiement par la banque du fournisseur cantine => une autre écriture.
Bien sûr dans la pratique pour ce genre d'opérations on peut se permettre de ne comptabiliser qu'une seule écriture : la recharge du compte cantine payé par le compte banque.
C'est la même chose pour tous les fournisseurs : soit on prend le soin de découper D6XXX C401 le jour de la facturation puis D401 C512 le jour du paiement effectif, soit on attend le paiement effectif et on fait directement D6XXX C512.
Typiquement pour un restaurant ou la RATP qui vont prélever quelques jours plus tard c'est OK. -
hmg
Nombre de posts : 26942Nombre de likes : 438Inscrit : 9 janvier 2005Bonjour,
Votre problème est celui du rapprochement bancaire pas de la comptabilisation.
Soit vous enregistrez les opérations en fonction des dates de l'opération en banque avec ajustement en fin d'année pour rétablir le rapprochement bancaire, soit vous tenez le rapprochement bancaire toute l'année en enregistrant tout aux dates des opérations effectives.
Cela ne change pas les écritures. Juste les dates de l'enregistrement des opérations.Cordialement, - HMG - hmg_71@yahoo.fr Expert comptable - Paris - www.hmgec.com Pensez à regarder le contexte et la date des réponses. Elles ne s'appliquent pas toujours à tous les cas. -
Pragmateek
Nombre de posts : 1246Nombre de likes : 8Inscrit : 10 décembre 2014Oui mais comment tenir compte d'un "oubli" de prélèvement par la cantine si le compte de la société n'est débité qu'après disons des mois ?
Comme on ne comptabilise pas le paiement qui n'a pas eu lieu on n'introduit rien en compta pendant toute cette période et ce jusqu'à la fin de l'exercice le cas échéant ?
Il faut donc noter hors compta que l'on doit tant à la cantine avant réintégration à la fin de l'exercice ? -
hmg
Nombre de posts : 26942Nombre de likes : 438Inscrit : 9 janvier 2005Bonjour,
Ce risque est quasi inexistant. Mais si vous voulez l'éviter, il vous suffit d'attendre un jour pour pointer votre cb du jour précédent et de mettre les non débités de côté.Cordialement, - HMG - hmg_71@yahoo.fr Expert comptable - Paris - www.hmgec.com Pensez à regarder le contexte et la date des réponses. Elles ne s'appliquent pas toujours à tous les cas. -
Pragmateek
Nombre de posts : 1246Nombre de likes : 8Inscrit : 10 décembre 2014OK donc si on résume :
- le schéma initial est correct mais overkill
- dans la pratique il faut :
-- attendre le paiement effectif pour entrer l'écriture de recharge : D401 C512
-- à chaque repas ou mieux en fin de mois on comptabilise la charge effective : D6256 C401
-- on suit le solde du compte sur le 401 dédié à la cantine
- au cas où garder une trace hors-compta des "inprélevés", à réintégrer en fin d'exercice ? -
hmg
Nombre de posts : 26942Nombre de likes : 438Inscrit : 9 janvier 2005Bonjour,
Oui.
Ceci dit, peut-être devriez vous doser vos efforts et votre temps consacré à la gestion aux risques qui en découlent.
Quel risque serait lié à un imprélevé en trésorerie de 50 € par exemple ? Cela ne change pas le résultat, cela augmente le solde en banque et le solde fournisseur de 50 €.
Plus vous augmentez la complexité de votre suivi, plus il vous faut du temps pour la saisie, plus il vous faut du temps pour le pointage, plus il vous faut du temps pour justifier vos comptes à l'inventaire, plus il vous faut du temps pour l'expliquer... Bref, plus c'est compliqué (non je ne vais pas dire que "c'est plus pas facile que c'est compliqué"), plus vous repousserez cette gestion et plus vous serez dans une situation catastrophique en terme de gestion en fin d'année.
Simplifiez vous la vie dans ce que vous pouvez maîtriser et ne vous en faites pas d'autres se chargeront de la compliquer pour vous.Cordialement, - HMG - hmg_71@yahoo.fr Expert comptable - Paris - www.hmgec.com Pensez à regarder le contexte et la date des réponses. Elles ne s'appliquent pas toujours à tous les cas. -
Pragmateek
Nombre de posts : 1246Nombre de likes : 8Inscrit : 10 décembre 2014Vos paroles sont sages et avisées mais on ne se refait pas, j'ai une fâcheuse tendance à geeker, plutôt de l'informatique d'habitude, mais maintenant par nécessité de la compta aussi. :)
Disons que, comme en développement logiciel, j'aime bien connaitre, et si possible comprendre, la/une pratique "idéale", puis sur le terrain implémenter une solution pragmatique adaptée au contexte, qui s'en approche (ou s'en éloigne 😉) plus ou moins en toute connaissance de cause ; tout comme vous j'imagine.
Ah ça l'entreprenariat apporte son lot de complexité mais bon on a rarement rien sans rien.Simplifiez vous la vie dans ce que vous pouvez maîtriser et ne vous en faites pas d'autres se chargeront de la compliquer pour vous.
En tout cas merci pour cet échange. 🙂 -
jmolive
Nombre de posts : 2199Nombre de likes : 8Inscrit : 24 mars 2012
C'est une belle citation 8)Simplifiez vous la vie dans ce que vous pouvez maîtriser et ne vous en faites pas d'autres se chargeront de la compliquer pour vous.Gérant maj. EURL IS clot 30/09 -
madamourjo
Nombre de posts : 15Nombre de likes : 0Inscrit : 25 août 2015
Perso je fais pareil. C'est beaucoup plus simple.Tap a écrit : Perso je charge le compte cantine avec ma cb perso et je fait une note de frais en fin de mois avec les ticket de chaque repas en justif.
Du coup comptablement il y a juste la note de frais à saisir. Ça me semble nettement plus simple que de gérer la "caisse" directement dans la comptabilité... -
Pragmateek
Nombre de posts : 1246Nombre de likes : 8Inscrit : 10 décembre 2014Merci du feedback madamourjo.
Je vois quelques avantages à un suivi plus granulaire dont :
- justification au poil de la compta, le contrôleur éventuel n'aura pas à refaire les calculs et n'aura pas de doute sur leur viabilité,
- repérer systématiquement et rapidement les petits écarts.
Mais bon une fois de plus c'est marginal car à priori les contrôleurs ont autre chose à faire que gratter sur les repas et les écarts de quelques € passent par pertes et profits.
Personnellement c'est plus psychologique qu'autre chose : ça me permet de me rassurer sur ma comptabilisation quand tout matche au cents près et aussi en cas de contrôle tout est net et transparent, pas 1€ qui se balade.
Je pense qu'avec le temps et l'expérience la confiance viendra et ça me passera. 🙂 -
madamourjo
Nombre de posts : 15Nombre de likes : 0Inscrit : 25 août 2015Oui c'était éxactement le cas pour moi.
J'ai besoin de savoir ou j'en suis.
Toutes mes fiches repas sont mises ensemble.
Je les agraphe toutes ensemble et en fin de mois et je me fais un remboursement global.
j'ai un tableau excel qui va avec.
Perso voici comment je fonctionne.
J'avance toutes mes dépenses mensuelles (repas midi, repas clientèles, téléphone, transport, etc...), je répertorie tout dans un fichier excel avec un feuillet mois par mois et je me fais un remboursement global tous les mois.
ca demande un tout petit peu de tréso sur le perso pour avancer les frais mais c'est de l'ordre d'environ 1500€ par mois que tu avances.