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Quels frais je peux payer avec l'argent de la société

2 août 2011 19:41

Bonjour,

Je viens de créer une SARL. Donc je me suis retrouvé avec 2 comptes bancaires : personel et celui de la société.

Mon but est de payer moins avec la CB perso. Les frais que je paye actuellement avec ma CB perso et pour lesquelles je garde les factures sont suivants:
- Frais de repas à la cantine d'entreprise
- Frais d'essense lors des déplacements quotidiens au travail (barème kilometriques)
- Portable

Je sais que je peux passer tout en frais de la mission et déduire des impôts de la société. Mais mon problème est: comment éviter de payer ces frais avec ma carte perso ou j'ai pas bcp d'argent? Soit comment rembourser ces frais avec l'argent de l'entreprise?

Merci d'avance.

cladsam 3 août 2011 06:03

ET bien :
- tu conserves le justificatif de ces frais
- tu rédiges une note de frais
- tu te fais un virement de la somme correspondante du compte de l'entreprise à ton compte personnel
- ensuite tu bascule vers une paiement de ces frais pro directement depuis le compte de l'entreprise (avec la carte ou le chéquier qui débite sur le compte de l'entreprise) mais en conservant toujours aussi précieusement la preuve de chaque dépense
Benoit F. 3 août 2011 11:29

PavelK a écrit : - Frais d'essense lors des déplacements quotidiens au travail (barème kilometriques)
Les indemnités kilométriques sont censées couvrir tous les frais de fonctionnement de la voiture (achat, entretien, essence, assurance, etc...) Donc l'essence étant déjà inclue dedans, il n'est à mon sens pas possible de la payer avec la carte société. Par contre les péages et parking oui, car non inclus dans les IK.

D'autre part, il est probablement possible de se verser une avance sur les frais, à justifier ensuite par notes de frais ?
Calimero 3 août 2011 11:43

Benoit F. a écrit : D'autre part, il est probablement possible de se verser une avance sur les frais, à justifier ensuite par notes de frais ?
Non. Tu ne dois jamais être débiteur vis à vis de la société.

En plus des IK, la société peut prendre en charge:
- les intérêts de l'emprunt pour l'achat du véhicule (% pro uniquement, évidemment)
- le parking "en déplacement", pour l'activité professionnelle (pas le parking régulier chez toi, si tu loues un box ou un garage)
- le péage
hmg 3 août 2011 11:44

Bonjour,

Une avance sur frais suppose de se verser de l'argent avant de pouvoir en justifier l'usage donc d'avoir un compte courant débiteur.

Ce n'est donc pas possible.

Cordialement, - HMG - hmg_71@yahoo.fr Expert comptable - Paris - www.hmgec.com Pensez à regarder le contexte et la date des réponses. Elles ne s'appliquent pas toujours à tous les cas.
PavelK 3 août 2011 18:05

cladsam a écrit : ET bien :
- tu conserves le justificatif de ces frais
- tu rédiges une note de frais
- tu te fais un virement de la somme correspondante du compte de l'entreprise à ton compte personnel
- ensuite tu bascule vers une paiement de ces frais pro directement depuis le compte de l'entreprise (avec la carte ou le chéquier qui débite sur le compte de l'entreprise) mais en conservant toujours aussi précieusement la preuve de chaque dépense
Merci cela devient plus clair. Mais juste quelques précisions:
- Qu'est ce que represente une "note de frais"? Est-ce que c'est juste une liste des frais avec les prix, dates et TVA? Est-ce qu'il faut l'envoyer au comptable ou juste garder chez moi pour le contrôle fiscale eventuel?
- Si j'ai bien compris je peux payer avec ma carte PRO à la cantine d'entreprise? Est-ce que je peux directement mapper sur mon compte PRO les prélevement de portable et d'Internet?
freddys 3 août 2011 19:44

Bonjour,

Une note de frais reprend l'ensemble des frais que vous avez payer avec votre carte perso et qui doivent être pris en charge par la société.

Les jusitificatifs fournis doivent être au nom de la société pour être acceptés fiscalement et pouvoir déduire la TVA.

Pour la note de frais il faut la transmettre à votre comptable pour la comptabiliser. Pour le prélèvement sur votre compte pro il faut également que la facture soit au nom de la société.

Cordialement,

frederic zerbib expert comptable - commissaire aux comptes Exalys Audit & Expertise Expert comptable Paris www.freelance-compta.com frederic.zerbib@exalys-paris.fr
PavelK 4 août 2011 19:23

freddys a écrit : Bonjour,

Une note de frais reprend l'ensemble des frais que vous avez payer avec votre carte perso et qui doivent être pris en charge par la société.

Les jusitificatifs fournis doivent être au nom de la société pour être acceptés fiscalement et pouvoir déduire la TVA.

Pour la note de frais il faut la transmettre à votre comptable pour la comptabiliser. Pour le prélèvement sur votre compte pro il faut également que la facture soit au nom de la société.

Cordialement,
Merci pour la réponse exhaustive.

Mais mes facture ne sont pas au nom de la société :(
Est-ce que dans cette situation je ne pourrai pas juste récupérer la TVA ou je ne peux pas du tout me faire rembourser à partir de compte de la société?

Merci.
freddys 4 août 2011 20:09

Bonjour,

Je vous suggère de vous rapprocher de votre expert comptable pour dans un premier temps regarder la nature des factures et le traitement comptable et fiscal associé.

Cordialement,

frederic zerbib expert comptable - commissaire aux comptes Exalys Audit & Expertise Expert comptable Paris www.freelance-compta.com frederic.zerbib@exalys-paris.fr

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