Note de frais dans la facture de presta

Bonsoir,

Je ne pense pas qu'il soit possible de sortir les notes de frais du CA.

Quel est votre statut ?
En entreprise (type EURL, SASU), vous aurez ces frais refacturés qui s'ajoutent à votre CA, et vous aurez les charges associées qui se déduiront pour arriver au calcul du bénéfice.
En micro-entrepreneur, c'est plus compliqué puisque vous avez un abattement forfaitaire sur vos charges (qu'elles soient ou non refacturées à votre client).

Il faudrait préciser un peu votre question et votre contexte.

Bonjour
Merci pour votre réponse
Je suis en micro entreprise.
Comment ça se passe dans mon cas ?

Cdlt

C'est plus compliqué en micro.
Je vous renvoie notamment sur ce sujet : https://www.free-work.com/fr/tech-it/forum/t/23072-notes-frais-deplacement-en-micro où il y a pas mal de choses qui pourront vous orienter je pense.
Je vous laisse revenir s'il y a encore des choses à préciser.

Bonjour,

En micro, ce n'est pas un CA qui doit être déclaré : ce sont les encaissements (y compris remboursements de frais ou commissions retenues par intermédiaire). Les charges sont comptées en forfaitaire.

Seuies exceptions (uniquement si activité BNC) :
- les encaissements qui sont rétrocèdes (en gros : honoraires reversés à un professionnel vous ayant remplacé auprès du client).
- débours.

ATTENTION : Les débours ne sont pas des frais que vous avez exposés.

Des débours sont des factures faites à votre client que vous avez payées à sa place !!! Ce ne sont donc pas des frais liés à votre activité à vous faire rembourser.

Si ces factures ne sont pas payées, c'est votre client qui est poursuivit pas vous.

Autant dire que les débours sont RARES. Exemple type : avocat ou formaliste ayant avancé les frais de procédure pour son client. Et uniquement, si les factures sont au nom du client.

Donc oubliez le fait de considérer qu'un barème kilométrique ou qu'un billet de train à votre nom soit un débours.

Si un client vous demande d'acheter un billet de train car il n'a pas le temps : il doit accepter d'assumer l'impact en payant ce billet avec une marge.

Bonjour,

En effet pour les EC il peut être rare de voir des frais de débours mais lorsqu'on est en auto-entreprise c'est quelque chose qui s'avère utile. Votre réponse laisse entendre que vous n'avez pas la possibilité de se faire rembourser des frais de déplacement en frais de débours mais c'est bien le cas (j'ai noté la subtilité sur le billet de train "à votre nom")

Voici quelques extraits de site :
https://www.portail-autoentrepreneur.fr/academie/gestion-auto-entreprise/facturation/frais-de-debours
"Vous préférez prendre l’avion ou le train ? Ce déplacement nécessite une nuit à l’hôtel ? Si les factures sont faites pour le compte de votre client, vous pouvez dans ce cas appliquer le principe de frais de débours. "

https://www.legalplace.fr/guides/frais-debours-auto-entrepreneur/Les dépenses engagées dans la réalisation d’une prestation de service pour un client peuvent permettre l’établissement d’une note de débours. De manière générale, les frais de débours d’un auto-entrepreneur concernent :

• L’achat de marchandises dans le cadre d’une prestation de service : produits d’entretien, fournitures diverses, équipements, matériels… ;
• L’achat de matière première nécessaire à la réalisation du service : tissu, nourriture à cuisiner… ;
• Les frais de port engendrés dans la réalisation d’une prestation ;
• Les frais de déplacement engagés lors d’une mission pour un client si celui-ci a consenti à les payer pour vous.

Il faut bien entendu respecter les règles des frais de débours (même montant, accord du client, facture précisant frais de débours, nom du client sur les factures d'achat, justificatifs etc.) mais il est tout à fait possible de se faire rembourser les frais d'avion, d'hotel ou de location de voiture en auto-entreprise en frais de débours : je l'ai déjà fait sans problème particulier et j'avais posé cette question à l'URSSAF lors du début de mon activité.

Par contre il n'est pas possible de se faire rembourser des frais kilométriques en frais de débours, de la même manière que l'essence pour la voiture de location qui n'était pas facturé en frais de débours.

C'est un dispositif qui existe et qui peut s'avérer utile en auto-entreprise alors autant s'en servir. Je l'utilise plus forcémment depuis que je suis en société car j'indique maintenant un "remboursement de frais de déplacement" sur mes factures, et je n'ai ainsi plus besoin de mettre mes factures au nom du client.

Bonjour,

La définition des débours est stricte et rappellée sur le bofip :

60

D. Les débours

Par ailleurs, certaines sommes sont déduites directement du montant des sommes encaissées au cours de l'année ; il s'agit des débours payés pour le compte du client et des honoraires rétrocédés (pour ces derniers, I-E § 70).

Les débours s'entendent des sommes payées par le membre d'une profession libérale pour le compte de son client.

Le critère du débours est constitué par le fait qu'en cas de non-paiement des sommes en cause, c'est le client qui est poursuivi et non le membre de la profession libérale. Tel est notamment le cas des droits d'enregistrement et des sommes versées aux services de la publicité foncière par les notaires pour le compte de leurs clients, des droits de plaidoirie versés par les avocats, etc.

Le fait qu'il y ait un contrat entre vous et le client pour qu'il vous rembourse les frais d'avion ou de train n'en fait pas des débours. Ce sont des débours si la facture est au nom du client et que c'est lui qui peut être poursuivit en cas d'incident de paiement. Les accords entre vous et le client pour des remboursements de frais ne changent pas la personne qui sera poursuivie. Il y a aussi un contrat signé pour la mission classique. Pourquoi l'une serait comptée et pas l'autre ? Et pourquoi ne pas passer tous les frais de l'entreprise comme débours si le critère était l'acceptation de les rembourser comme si c'était des débours ?

La définition des débours ne dépend pas d'un accord entre client et prestataire ! Lisez bien.

On parle de sommes payées "pour le compte de" pas de sommes payées en frais pour accomplir la mission. Regardez les exemples donnés, ils sont particuliers. Ce sont des sommes que le professionnel doit payer mais qui sont bien identifiés comme dûs par le client par l'autorité auprès de laquelle ils sont versés.

En cas de contrôle, les montants que vous évoquez ont donc de grandes chances d'être redressés.

Merci pour ces précisions, je vais refaire une réponse rapide (mon précédent message n'a pas pu être posté)

Lorsque j'ai commencé mon activité en AE (en 2018), je m'étais renseigné sur ces frais de débours et j'avais vu notamment le site suivant :
https://upsme.fr/2016/09/17/dossier-debours-micro-entrepreneur/

Sur ce site on pouvait voir un rescrit fiscal sur la notion de frais de débours et notamment la conclusion suivante :
Les frais, correspondants au transport, à l’expédition, au déplacement, à l’hébergement, à la restauration, dès lors que vous êtes en mesure d’obtenir de ce fournisseur une facture au nom de votre client et que vous répercutez au centime près ce montant sur votre facture finale, sont considérés comme un débours et ne rentrent pas dans l’assiette de cotisation pour l’IR et les cotisations sociales.

C'est donc sur cette base que j'avais posé la question à l'URSSAF et notamment sur le paragraphe 37 du BOI 4G-3-09 du 9 avril 2009
En outre, le chiffre d’affaires ou les recettes n’incluent pas les sommes encaissées qui répondent à la définition des débours : ces sommes doivent nécessairement être engagées au nom et pour le compte du client et faire l’objet d’une reddition de compte exacte (à l’exclusion, en conséquence, de tout montant forfaitaire). Tel peut être le cas, par exemple, des frais de transport, s’ils satisfont à ces conditions (cf., mutatis mutandis, DB 3 B 1121, n° 34).

J'ai le souvenir que la conseillère de l'URSSAF ne m'avais pas répondu clairement quand je lui ai demandé ce qu'incluait les frais de transport, est-ce la totalité : frais d'hôtel, restaurant ou seulement les billets d'avion ou de train?

Au final en relisant le rescrit fiscal plus attentivement, il s'agit uniquement de "frais postaux"

La plupart des sites sur les AE indique bien que les frais de débours peuvent inclure les frais d'hôtel et de déplacement (sans barême kilométrique) :
https://www.mon-autoentreprise.fr/frais-debours-auto-entrepreneur/
https://pole-autoentrepreneur.com/guide/creer-son-auto-entreprise/charges-auto-entrepreneur/frais-de-debours-auto-entrepreneur/
https://www.auto-entrepreneur.fr/actualite/comment-facturer-frais-debours-statut-auto-entrepreneur/

Mais il s'agit probablement d'une surintreprétation du "frais de transport"

Une fiche plus récente du premier site indique maintenant:

• Il faut entendre par la notion de frais de transport les frais engagés pour l’expédition des marchandises ou des produits commandés.
• Il n’est donc pas question d’intégrer dans le débours les frais engagés pour une mission de prestations de services tels que les frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration. La doctrine administrative de la DGFiP, à l’occasion de contrôles fiscaux, a permis d’effectuer des redressements en réintégrant le chiffre d’affaires correspondant à ces frais dans la base d’imposition.

Dans mon cas je ne suis plus en Auto-Entreprise mais je pense qu'il y a bien un risque de devoir réintegrer ces sommes si elles sont comptabilisé en frais de débours. Au vu de tout les sites qui indique que c'est possible et légal j'imagine que l'URSSAF devrait faire preuve de tolérance sur ce point en cas de contrôle.

Yebor a écrit : Merci pour ces précisions, je vais refaire une réponse rapide (mon précédent message n'a pas pu être posté)

Lorsque j'ai commencé mon activité en AE (en 2018), je m'étais renseigné sur ces frais de débours et j'avais vu notamment le site suivant :
https://upsme.fr/2016/09/17/dossier-debours-micro-entrepreneur/

Sur ce site on pouvait voir un rescrit fiscal sur la notion de frais de débours et notamment la conclusion suivante :
Les frais, correspondants au transport, à l’expédition, au déplacement, à l’hébergement, à la restauration, dès lors que vous êtes en mesure d’obtenir de ce fournisseur une facture au nom de votre client et que vous répercutez au centime près ce montant sur votre facture finale, sont considérés comme un débours et ne rentrent pas dans l’assiette de cotisation pour l’IR et les cotisations sociales.

C'est donc sur cette base que j'avais posé la question à l'URSSAF et notamment sur le paragraphe 37 du BOI 4G-3-09 du 9 avril 2009
En outre, le chiffre d’affaires ou les recettes n’incluent pas les sommes encaissées qui répondent à la définition des débours : ces sommes doivent nécessairement être engagées au nom et pour le compte du client et faire l’objet d’une reddition de compte exacte (à l’exclusion, en conséquence, de tout montant forfaitaire). Tel peut être le cas, par exemple, des frais de transport, s’ils satisfont à ces conditions (cf., mutatis mutandis, DB 3 B 1121, n° 34).

J'ai le souvenir que la conseillère de l'URSSAF ne m'avais pas répondu clairement quand je lui ai demandé ce qu'incluait les frais de transport, est-ce la totalité : frais d'hôtel, restaurant ou seulement les billets d'avion ou de train?

Au final en relisant le rescrit fiscal plus attentivement, il s'agit uniquement de "frais postaux"

La plupart des sites sur les AE indique bien que les frais de débours peuvent inclure les frais d'hôtel et de déplacement (sans barême kilométrique) :
https://www.mon-autoentreprise.fr/frais-debours-auto-entrepreneur/
https://pole-autoentrepreneur.com/guide/creer-son-auto-entreprise/charges-auto-entrepreneur/frais-de-debours-auto-entrepreneur/
https://www.auto-entrepreneur.fr/actualite/comment-facturer-frais-debours-statut-auto-entrepreneur/

Mais il s'agit probablement d'une surintreprétation du "frais de transport"

Une fiche plus récente du premier site indique maintenant:

• Il faut entendre par la notion de frais de transport les frais engagés pour l’expédition des marchandises ou des produits commandés.
• Il n’est donc pas question d’intégrer dans le débours les frais engagés pour une mission de prestations de services tels que les frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration. La doctrine administrative de la DGFiP, à l’occasion de contrôles fiscaux, a permis d’effectuer des redressements en réintégrant le chiffre d’affaires correspondant à ces frais dans la base d’imposition.

Dans mon cas je ne suis plus en Auto-Entreprise mais je pense qu'il y a bien un risque de devoir réintegrer ces sommes si elles sont comptabilisé en frais de débours. Au vu de tout les sites qui indique que c'est possible et légal j'imagine que l'URSSAF devrait faire preuve de tolérance sur ce point en cas de contrôle.

Bonjour,

Je comprend que vous citiez l'historique. C'est souvent important.

Mais attention :
1/ Seule la fin de votre message tient compte de la position actuelle qui ressort de contrôles et qui rejoint la définition du bulletin des impôts (bofip). Les débiours sont des montants avancés pour le client. Pas des frais.
2/ Vous ne vous êtes pas rendu compte d'une petite erreur dans vos recherches (d'où le soucis sur le terme "transport" qui est fait aussi par certains sites que vous mettez en lien) : Le terme "transport" en BIC n'a pas la même signification qu'en "BNC". Or, vous avez mit des liens vers des analyses de micro-bic (donc "transport de marchandises").
3/ Vous supposez parce que plusieurs sources ont une interprétation erronnée que l'URSSAF serait tolérante ? Pour rappel : Si vous voulez respecter les règles des impôts et de l'urssaf, vérifiez sur leurs sites officiels et à jour. Ce n'est pas parce que 20 sites internet relaient une fakenews qu'elle en devient vrai pour autant.

Par contre, j'ai appris quelque chose dans vos extrait que je ne savais pas, le bofip intègre la possibilité de considérer des débours pour les micro BIC pour le transport notamment. Par contre, je ne suis pas certain de la manière dont il est possible de prouver que le transport est un débours si on vend par un site marchand. Cela supposerait d'avoir une facture au nom du client pour cette partie. Cela semble difficile.

Oui j'ai essayé d'expliquer le raisonnement pour que si d'autres personnes retrouvent les mêmes articles ils puissent comprendre la subtilité sur les frais de transport.

Sinon la plupart des sites qui mentionnent le remboursement possible des frais de déplacement/hébergement en débours ne font pas la distinction entre BIC et BNC, voici encore quelques exemples :
https://bpifrance-creation.fr/encyclopedie/micro-entreprise-regime-auto-entrepreneur/fiscal-social-comptable/micro-entrepreneur
https://www.assistant-juridique.fr/deduction_charges_autoentrepreneur.jsp
https://caap.asso.fr/spip.php?article751

On retrouve donc par exemple, une banque publique d'investissement, un site d'assistance juridique ou encore une organisation syndicale nationale qui vont dans le sens d'un remboursement de frais de déplacement en frais de débours.

Je suis bien conscient que l'on doit normalement étudier en détail les différentes règles existantes directement sur le site des impôts ou de l'URSSAF mais ces sites ont quand même vocation à vulgariser les termes techniques pour aider l'auto-entrepeneur dans sa gestion de l'entreprise. Cette (mauvaise) information étant largement relayée dans les sites spécialisés (et même sur un site d'assistance juridique), je suis convaincu que l'URSSAF serait conciliante en cas de contrôle là-dessus. Je ne pousse pas à continuer à utiliser ce procédé, mais chacun pourra se faire sa propre opinion et étudier son bénéfice-risque d'utiliser ou non ces frais de débours en toute connaissance de cause.

Bonjour,

Le plus simple est peut-etre de regarder le texte de loi directement ?
La dernière version date de moins de 7 mois.

Article 267
Version en vigueur depuis le 31 décembre 2020

(...)

I. - Sont à comprendre dans la base d'imposition :
(...)

2° Les frais accessoires aux livraisons de biens ou prestations de services tels que commissions, intérêts, frais d'emballage, de transport et d'assurance demandés aux clients.

II. - Ne sont pas à comprendre dans la base d'imposition :
(...)

2° Les sommes remboursées aux intermédiaires qui effectuent des dépenses au nom et pour le compte de leurs commettants dans la mesure où ces intermédiaires rendent compte à leurs commettants, portent ces dépenses dans leur comptabilité dans des comptes de passage, et justifient auprès de l'administration des impôts de la nature ou du montant exact de ces débours.

(...)

Il est donc pas simple de déterminer ce qu'est un débours selon ces dernières définitions d'oû les jurisprudences et redressements.

Il faut pouvoir prouver que la dépense est faite au nom du client (donc facture au nom du client). C'est ce point qui sera le plus difficile à mettre en oeuvre. Contractualiser avec le client de payer les frais sans marges ou de leur lister ces frais, ou bien séparer sur les factutes ou la comptabilité de ces opérations n'est pas compliqué dans l'absolu.

Les questions sont donc avant de chercher à passer par les débours est :
- puis-je avoir une facture au nom du client ?
- si oui, est-ce qu'un coût plus élevé est accepté quand il est nécessaire ?
- sinon quel serait le plus économique : dépense par le client directement, remboursement avec marge de 34% prise en compte, remboursement en passant par la solution avec facture.

Le nombre de clients qui iront dans ce détail en régie sont rares. Ils préféreront un per diem plutôt que gagner quelques euros ou considéreront que le tjm inclu déjà les frais.

Comment avoir des frais de déplacement facturés au client bien que payé par vous ? Même s'il en existe plus beaucoup IRL, une solution est l'agence de voyage qui peut commander, facturer librement et même . Alors que sur le site sncf/rbnb/hôtel ou sur place, vous n'aurez que le billet avec votre nom ou occupant de la chambre. Mais comme indiqué plus haut, est-ce que pour autant passer par un intermédiaire sera moins couteux pour le client ? Aurez vous les mêmes promo ? Est-ce que le coût de l'agence ne sera pas trop lourd ?

Je n'avais pas eu de problème pour avoir des factures au nom du client sans passer par une agence. Pour les billets d'avion, j'utilisais Easyjet qui permet de définir un nom de société et le nom de la personne qui sera dans le vol, en location de voiture Hertz qui ne pose pas de problème non plus pour avoir un nom de société + nom du conducteur et enfin pour les hotels je faisais mes réservations avec Hotels.com qui me permettait de générer la facturation aussi avec le nom de la société. L'avantage d'utiliser Hotels.com était qu'après 10 réservations j'avais une nuit gratuite que je pouvais me servir en perso. Pour le reste (resto, essence, péage) je ne faisais pas de frais de débours

Sinon j'avais choisit cette solution car les différents frais pouvait varier selon si le client me demande un déplacement plusieurs mois à l'avance ou seulement une semaine à l'avance, de la même manière le nombre de jours sur place avait une influence sur le prix total du déplacement.

Yebor a écrit : Je n'avais pas eu de problème pour avoir des factures au nom du client sans passer par une agence. Pour les billets d'avion, j'utilisais Easyjet qui permet de définir un nom de société et le nom de la personne qui sera dans le vol, en location de voiture Hertz qui ne pose pas de problème non plus pour avoir un nom de société + nom du conducteur et enfin pour les hotels je faisais mes réservations avec Hotels.com qui me permettait de générer la facturation aussi avec le nom de la société. L'avantage d'utiliser Hotels.com était qu'après 10 réservations j'avais une nuit gratuite que je pouvais me servir en perso. Pour le reste (resto, essence, péage) je ne faisais pas de frais de débours

Sinon j'avais choisit cette solution car les différents frais pouvait varier selon si le client me demande un déplacement plusieurs mois à l'avance ou seulement une semaine à l'avance, de la même manière le nombre de jours sur place avait une influence sur le prix total du déplacement.

Bonjour,

La question qui fait mal : En cas de non paiement, c'est la personne que vous avez indiqué comme à facturer qui est poursuivit ou vous qu'ils ont enregsitré et a qui appartient le compte ? Un contrôleur tatillon pourrait se poser la question.

En agence de voyage, vous pouvez créer un compte client pour votre client avec son accord et dans le cadre précis de la mission. Ou il peut créer le compte et vous y donner accès.

Rappelez vous qu'en théorie, le client doit avoir connaissance a priori des dépenses et les avoir acceptées.

Dans mon cas le client était bien au courant des dépenses nécessaire au déplacement. Pour les hotels, voiture de location ou avion, il est nécessaire soit de fournir une CB valide avec une autorisation de prélèvement effectué lors de la commande ou soit de payer la totalité avant de pouvoir obtenir la facture donc je n'ai pas vraiment eu de cas où la facture a été remise sans un paiement validé