Mission freelance Assistant(e) Administratif(ve) Bilingue H/F
Courbevoie (92)
HAYS MEDIAS
Le poste Assistant(e) Administratif(ve) Bilingue H/F
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Le candidat idéal sera responsable de la création des bons de commande (BC), de la liaison avec les fournisseurs externes et du suivi du flux de facturation pour un règlement rapide. Ce rôle nécessite de solides compétences en communication, une approche proactive de la résolution de problèmes, une collaboration étroite avec les équipes internes de finance et d’approvisionnement, et la capacité de gérer plusieurs tâches efficacement. Anglais courant indispensable, natif ou bilingue.
L’équipe marketing a un volume important de bons de commande à créer tout au long de l’année et il n’est pas viable de les gérer individuellement. Le processus en plusieurs étapes au sein du système BOOST et parmi les parties prenantes internes nécessite une personne dédiée pour assurer le bon déroulement et le flux d’informations entre les fournisseurs externes et les opérations financières internes.
Profil recherché
Les services incluent :
Création de bons de commande : Créer, gérer et suivre avec précision les bons de commande (BC) conformément aux politiques de l’entreprise et aux processus financiers internes.
Communication avec les fournisseurs externes : Agir en tant que principal point de contact pour les fournisseurs, en assurant une communication rapide des informations pour faciliter le flux de facturation.
Coordination avec les parties prenantes internes : Collaborer avec divers départements pour comprendre les besoins, recueillir les exigences et assurer une communication fluide entre les équipes et les fournisseurs externes.
Saisie de données et rapports : Saisir les données dans les systèmes d’approvisionnement, suivre l’état des bons de commande et générer des rapports selon les besoins de la direction.
Connaissances de base en finance/comptabilité : Compréhension de la facturation, des systèmes de devises et de taxes, pour s’assurer que les bons de commande et les factures peuvent être équilibrés correctement dans le système d’approvisionnement interne.
Documentation et tenue de dossiers : Maintenir des dossiers organisés des bons de commande, des accords avec les fournisseurs et des documents connexes pour assurer la conformité et un accès facile en cas de besoin.
Environnement de travail
Livrables :
Création rapide des bons de commande dès réception des demandes (c’est important car cela coïncide avec la capacité des fournisseurs à soumettre des factures).
S’assurer que les fournisseurs externes sont contactés avec le numéro de bon de commande (BC) immédiatement après sa génération.
Contacter le demandeur de BC concerné pour toute question ou si des informations supplémentaires sont nécessaires.
Partager les informations pertinentes avec les équipes financières sur demande pour garantir que les processus internes et les délais sont respectés (paiements urgents, paiements anticipés).
Mission à temps partiel (2-3j/s), Durée de 6 mois, sur La Défense, Remote possible, démarrage ASAP.
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