Scan/photocopie des pièces comptables

Bonsoir,

J'utilise un scanner Cannon DR-2010C (environ 300 euro)

L'intérêt c'est qu'on peut placer les 20 tickets du mois dans le chargeur et ça les scanne tout d'un trait (recto ou bien recto-verso, au choix)

A coupler avec un dossier dossier partagé avec votre comptable du type Dropbox, votre gestion administrative sera grandement facilité 😉

Mais scanner chaque facture, chaque ticket, c'est titanesque, non ?

CharlyM4W a écrit : Mais scanner chaque facture, chaque ticket, c'est titanesque, non ?

Bonjour,
Non, cela se gère facilement. Je procède ainsi depuis de nombreuses années et c'est relativement rapide.
Il suffit de disposer d'un numériseur rapide recto/verso avec un chargeur de documents (pour moi un Epson GT-S85) et que les pièces soient fixées de préférence sur des feuilles au format A4.
Personnellement je numérise par paquets de 50 toutes les pièces importantes quelles soient comptables ou non.

je fais ça également depuis 5 ans.

(sauf pour mes repas, je garde toutes les pièces dans une enveloppe)

Bonjour,

Je scanne également tous mes frais de resto que j'envoie par mail à mon comptable. Ensuite j'archive la feuille scanné avec les frais agrafés dans un dossier pour l'année fiscale.

Je garde également mes relevé de CB pour l'essence et les facture d'entretiens véhicule pour les frais KM

ça doit me prendre entre 2h et 4h / mois en comptant les achats et investissement matériel et logiciel

J'ai investi dans un multifonction laser couleur, ça fait gagner beaucoup de temps.

Alex

+1 je fais pareil. Ca peut également servir de sauvegarde en cas de sinistre (incendie, vol...).

Un scanner ou une imprimante avec chargeur de documents est indispensable.

Dernière question : comment les fixer vous pour ne pas abimer les pièces et éviter le bourrage ? Agraphe ? Colle ?

Bonjour,

Certains scanners prennent les tickets directement dans un chargeur en recto verso.

La plupart des autres n'acceptent pas les agrafes. Donc si vous collez sur feuilles : soit colle (dans ce cas, n'encollez pas toute la surface : 4 coins suffisent notamment si lors d'un contrôle il faut en décoller un pour voir derrière le document et 4 coins cela économise la colle - utilisez plutôt un stylo ou roller à colle, cela évite les bavures)., soit un morceau de scotch.

Autre solution si vous utilisez des agrafes par exemple (solution que nombreux oublient) : votre smartphone peut permettre de photographier les justificatifs.

Attention : dans tous les cas (photo ou scan), vérifiez l'image scannée. Il n'est pas rare d'avoir :
- des documents illisibles car avec trop peu de dpi
- des documents trop pâles ou trop foncés (exemple le mois dernier, j'ai reçu le scan d'une note de restaurant de 400€ d'un client dans laquelle le nom du restaurant n'apparaissait pas, au final dans ces cas : re-scan ou duplicata à demander).
- des documents mal cadrés (ex : il manque le total de la facture)
- des documents scannés de manière farfelue. ex : scan des tickets cb et pas de notes ou factures car les tickets cb ont été collés sur les notes et pas derriere ou à côté, tickets pliés en accordéons pour en faire tenir plusieurs par page (avoir une page d'entêtes de "taxis parisiens" sans le reste de la note, j'ai déjà vu).
...

Bref, rappelez vous que quelqu'un doit pouvoir lire le document et l'exploiter après le scan ou la photo.

Je recherche également un scanner recto-verso avec un chargeur de document acceptant des tailles inférieures au A4. Entre les 2 modèles évoqués dans ce fil, la Cannon DR-2010C semble mieux adaptée que la Epson GT-S85. D'autres modèles à suggérer ?

Peut être qu'un scanner du type Canon CR-190i / CR-190i UV serait plus adapté pour les facturettes...